В начале 2022 г. фирма «1С» ввела в эксплуатацию новый сервис по автоматизации распознавания первичных документов на платформе «1С:Предприятие 8». Сервис «1С:Распознавание первичных документов» доступен:

• в программе «1С:Бухгалтерия предприятия» с версией 3.0.106.60;
• в программе «1С:Управление нашей фирмой» (в сервисе 1cfresh.com);
• в приложениях «1С:БухОбслуживания».

• Для кого подходит новый сервис
• Какие документы распознает сервис
• Что еще умеет сервис
• Как физически работает распознавание
• Пример работы сервиса
• Как настроить основную программу для работы с сервисом
• Что смотреть в распознанном документе

Для кого подходит новый сервис

Задача сервиса «1С:Распознавание первичных документов» — облегчить труд сотрудника по переносу данных с бумажного носителя в информационную базу. Не аналог и не замена сервиса «Электронный документооборот».

Целевая аудитория сервиса:

• бухгалтеры и менеджеры, которые работают с первичной документацией;
• предприятия с филиалами, где нет отдельного сотрудника, который вводит приходные накладные;
• предприятия, которые хотят сократить издержки на ввод первичных данных в программу;
• компании, которым нужен оперативный ввод документов в информационную базу, без ожидания завизированных бумажных оригиналов.

Выгоды от использования «1С:Распознавание первичных документов»:

• ускорение ввода и достоверное отражение документов в учете;
• наличие электронного архива.

Какие документы распознает сервис

Сервис «1С:Распознавание первичных документов» умеет распознавать:

• фотографии и скан-копии документов в формате JPEG, PNG, BMP;
• одностраничные изображения в формате TIFF;
• документы в формате PDF, в том числе многостраничные;
• документы в формате Word, Excel, OpenDocument;
• архивы в формате ZIP, RAR, 7ZIP, содержащие вышеуказанные файлы.

Если говорить содержательно, сервису доступны для распознавания и ввода:

• счета на оплату;
• товарные накладные (ТОРГ-12);
• счета-фактуры;
• акты;
• универсальные передаточные документы (УПД).

Возможно универсальное распознавание не знакомых системе документов поступления или списания товаров.

В функции сервиса входит распознавание поставщиков, покупателей, товаров и услуг, а также сопоставление их с объектами в информационной базе. Если элементы в информационной базе пользователя отличаются от указанного в документе, сервис подбирает наиболее подходящий вариант и предлагает пользователю подтвердить данную информацию или нет.

Если номенклатура поставщика отличается от номенклатуры покупателя, сервис при первоначальном заполнении документа запомнит какой выбор пользователь сделал и в следующий раз уже будет выбирать правильный вариант автоматически.

Что еще умеет сервис

В возможности сервиса входят:

• проверка по формулам корректности чисел в таблицах (количество, цена, сумма);
• выделение мест в документе, на которые пользователю необходимо обратить внимание;
• аккуратное, точное и быстрое создание недостающей номенклатуры;
• при наличии в базе документов-оснований, соответствующих скану, — автоматическое прикрепление скана к документу;
• формирование комплекта из документов, отражающих одну и ту же хозяйственную операцию.

Как физически работает распознавание

Для работы сервиса не нужны дополнительное программное обеспечение или сторонние сервисы. Чтобы внедрить сервис, достаточно иметь устройство в локальной сети, мобильное устройство, планшет. Вся полученная информация попадает в облако, из которого данные передаются в информационную базу для создания документа.

Для распознавания документа можно указать как файл с диска, так и сфотографировать документ камерой мобильного устройства и отправить его в программу. На основании такого документа будет получен готовый и заполненный документ в информационной базе.

Сервис поддерживает работу через мобильное устройство. Требуется только установить мобильное приложение, которое позволит делать фотодокументы и тут же отправлять их в информационную базу.

Можно использовать поточный сканер. При загрузке пачки документов в сканер, на выходе получаем сформированные документы.

Пример работы сервиса

Предположим, сеть розничных магазинов использует «1С:Управление нашей фирмой». У компании 20 филиалов, 1 менеджер и поставщики, которые привозят товар напрямую в торговую точку.

Как будет организована работа при установленном сервисе?

1. Продавец в любом из двадцати магазинов принимает товар у поставщиков, фотографирует накладные с помощью мобильного приложения.
2. Менеджер отслеживает поступившие накладные уже напрямую в информационной базе «1С:УНФ», проверяет данные и вводит первичные документы. В результате у менеджера есть понимание, какие документы введены, а какие нет. Не нужно делать лишние действия по пересылке сообщений на почту с последующей их распечаткой. Общее время обработки накладных сократилось более чем в 3 раза.
3. Продавец в мобильном приложении видит, когда накладную провели в программе.
4. Менеджеру не нужно просить переснять накладную, если фотография получилась размытой. Продавец сам контролирует накладные через мобильное приложение.

Как настроить основную программу для работы с сервисом

Рассмотрим на примере «1С:Бухгалтерия предприятия» внедрение сервиса в программу. Это занимает немного времени. Достаточно открыть пункт меню «Администрирование» — «Настройки распознавания документов» и включить флаг «Использовать распознавание документов».

В пункте «Настройки заполнения документов» выбираем один из вариантов сохранения соответствий. Рекомендовано установить «Сохранять автоматически», чтобы каждый раз не подтверждать данные, когда программа будет предлагать варианты для выбора, которые уже ранее подтверждались.

В пункте «Настройка обработки документов» рекомендуем установить флаги «При обнаружении документов в базе» и «Помечать задание распознавания обработанным при прикреплении изображении к уже существующему документу в базе». Остальные флаги устанавливаются на ваше усмотрение.

После того, как программа завершит настройку, на вкладках «Продажи» и «Покупки» в меню «Сервис» появится пункт «Загрузить документы из сканов (фото)».

После запуска этого пункта меню открывается рабочий стол сервиса «Распознавание документов». При нажатии на кнопку «Добавить файлы» можно подобрать необходимые файлы по кнопке «Открыть». Далее нажимаем кнопку «Распознать».

Пока файл будет распознаваться на сервере, он находится в состоянии «В обработке», что показывает иконка в левой колонке строки загруженного файла.

Каждый успешно извлеченный из файла документ представлен строкой в статусе «Распознанный».

На примере видно, что программа распознала загруженный документ и изменила название на ТОРГ-12. Теперь можно открыть этот документ и проверить какие данные заполнились.

Что смотреть в распознанном документе

В открывшемся окне видно, что некоторые данные программа не распознала. Нужно понимать, что в начале работы с сервисом такие ошибки возможны, но чем больше вы будете указывать варианты тех или иных данных, тем меньше будет проблем с этим в последующем.

После исправления ошибок добавьте документ в информационную базу. Для этого нажмите кнопку «Создать документ» в левом верхнем углу формы и выберите нужный тип документа. В списке заданий появится флаг о том, что документ распознан и заполнен.