Управление продажами в ERP-системе

В выпуске «Прогрессивного бухгалтера» №5 (июль 2020), мы уже рассказали о программе «1С:ERP Управление предприятием» (управление финансами, управление производством, управление затратами и расчет себестоимости, управление закупками, управление складом и запасами). Теперь остановимся на еще одном важном функционале – продажах.

• «1С:ERP» и продажи
• Условия работы с клиентами и индивидуальные условия продаж
• Установка цен и предоставление скидок (наценки)
• Коммерческое предложение
• Управление заказами клиентов
• База для клиентов
• Оформление отгрузки и доставка товаров клиенту

«1С:ERP» и продажи

В программе реализованы коммерческие предложения, которые позволяют фиксировать данные по переговорам с клиентами по определению состава номенклатур и условий продаж. Сам заказ в программе разработан таким образом, что является «центром управления» всех дальнейших операций и его обработки. Также можно отражать все этапы прохождения заказа, выбрав нужный статус: «не подтвержден», «к оплате», «к обеспечению», «к отгрузке».

Далее заказ может выступать в качестве распоряжения для обеспечения, на отгрузку, на оформление первичных документов. Контролируется выполнение всех распоряжений с детализацией до каждой строки заказа. Кроме этого возможно указать график оплат (как и по авансовым платежам, так и погашению дебиторской задолженности), за счет которого можно контролировать выполнение обязательств клиента и планировать поступление выручки.

Ведется учет плановой и фактической задолженности в разрезе заказов, сроков оплат и документов расчетов. Разнос платежей вручную осуществляется только по заказам, а уже распределение по остальным аналитическим разрезам выполняется автоматически в фоновом режиме.

Ведение взаиморасчетов с поставщиками, то есть расчеты по закупкам, в программе реализованы тем же способом, что и продажи.

Рассмотрим более подробно каждый этап продаж в программе «1С:ERP».

Условия работы с клиентами и индивидуальные условия продаж

Подсистема позволяет зафиксировать условия продажи, для каждых партнеров выбрав типовые соглашения, которые позволяют установить:

• логистические условия (срок поставки, склад отгрузки);
• финансовые условия (порядок расчетов, форма оплаты, валюта, график оплат);
• ценовые условия (цены и скидки);
• прочие (организация, налогообложение, сегмент клиентов, сегмент номенклатуры и т.д.).

Такие соглашения можно использовать для работы с неограниченным количеством клиентов, кроме этого есть возможность создавать новые различные типовые соглашения, в случае если условия продажи отличаются.

По особым условиям работы с клиентами можно использовать индивидуальные условия продажи. Такие условия устанавливаются с помощью индивидуального соглашения для клиента. Индивидуальное соглашение может основываться на основании типового соглашения, или же его условия можно уточнить.

«1С:ERP. Управление предприятием» следит за выполнение правил продаж. В случае отклонений в программу можно внести изменения после дополнительного согласования. Согласование осуществляется с помощью бизнес-процесса - согласование соглашений с клиентами.

Установка цен и предоставление скидок (наценки)

В случае использования различных видов цен на товары можно для каждого вида устанавливать свои цены, правила расчета, методы округления, валюту и т.д. Для этого нужно настроить свои правила для каждого вида цен (способы задания цены).

Есть возможность правила расчета цен детализировать до ценовых групп товаров. В каждой ценовой группе можно настроить формулу расчета, используя конструктор формул. Кроме этого, если ввести данные о ценах конкурентов и поставщиков, можно получить данные о минимальной или средней цене рынка и на основании этих данных формировать уже расчет цен в базе.

Скидки и наценки в программе можно установить вручную или автоматически, используя их как для оптовой, так и для розничной торговли.

 Скидка (наценка) может быть установлена:

• определенному клиенту на основании условий продаж (указать в индивидуальном соглашении с клиентом);
• группе клиентов с соответствующими условиями продаж (указать в типовых соглашениях с клиентами);
• предоставление карты лояльности для клиента, при предъявлении которой будет рассчитываться определенная скидка;
• продажа товара с определенного склада (магазина), по определенным условиям.

В программе можно устанавливать как процентную, так и суммовую скидку, а также предоставлять бонусные скидки.

В случае если используется акция типа «при покупке трех товаров – четвертый в подарок», будет использоваться количественная скидка.

Кроме этого, мы можем предоставлять подарки при покупке на определенных условиях. Например, при покупке определенного сегмента товаров, клиенту в подарок предоставляется другой товар. Такой вариант мы также можем отразить в программе «1С:ERP».

Коммерческое предложение

Подготовка коммерческого предложения клиенту на приобретение товаров с установкой всех условий осуществляется через документ – коммерческое предложение клиенту. В нем, возможно, отразить процессы предварительного взаимодействия с клиентом.

Все цены, условия оплаты и поставки определяются типовыми и индивидуальными соглашениями, на основании чего формируется коммерческое предложение. Управление документом осуществляется при помощи статусов, а в процессе согласования есть возможность предоставления дополнительной скидки или снижения цены на товар. Если клиента не устраивают условия, возможно отредактировать коммерческое предложение или на основании его подготовить новое.

Управление заказами клиентов

Заказ клиента – документ, отражающий предварительные договоренности с клиентом на поставку товаров, о порядке и сроках оплаты. Он позволяет решить задачи:

• выбрать вариант обеспечения товаров;
• предоставить скидку (наценку);
• на складе зарезервировать товар;
• проверить наличие товаров на складе или данные о поступлении товара;
• установить даты отгрузки;
• по графику оплат контролировать выполнение обязательств клиентов;
• выставить счет клиенту (можно как напечатать счет, так и вести учет выписанных счетов).

Процесс выполнения заказов осуществляется через контроль статусов и состояний документов, который может проставляться вручную или автоматически рассчитывая сроки по заказу. Менеджеры в любой момент могут увидеть данные о состоянии заказа (способ оплаты, состояние оплаты, отгрузка ).

Если в программе заведено коммерческое предложении, то на основании его будет сформирован заказ клиента, также возможно ввести данные на основании сделки с клиентом или задания торговому представителю.

База для клиентов

В программе «1С:ERP Управление предприятием» возможно предоставить постоянным клиентам ограниченный доступ к базе данных компании. Вход в программу будет осуществляться по логину и паролю. Такая возможность предоставляет клиенту решать следующие вопросы:

• самостоятельное изменение личных данных (реквизитов);
• оформление заказа и контроль его исполнения;
• ознакомление с выписанными первичными документами по собственным заказам (документы продаж, счета-фактуры, счета на оплату и т.д.);
• оформление возврата товара, претензии и контроль изменения по этим документам;
• отражение данных о продаже комиссионных товаров;
• формирование планов закупок;
• проверка оплаты и контроль своей задолженности.

Оформление отгрузки и доставка товаров клиенту

Операции по продаже товаров и предоставлению услуг отражаются в документе реализации товаров и услуг. Отгрузка формируется по одному или нескольким заказам клиентов, выписывая печатные формы документа: ТОРГ-12, М-15, счет-фактура и т.д.

Если на предприятии фактический процесс отгрузки товаров со склада и процесс оформления накладной разделены, то в этом случае фактическая отгрузка товаров со склада регистрируется расходным ордером на товары, который формируется на основании данных реализации товаров и услуг.

В программе возможно организовать доставку товаров клиенту.

Доставка товаров может осуществляется:

• Самовывоз – товар со склада клиент забирает самостоятельно.
• Доставка – товар доставляется силами компании по адресу клиента.
• Перевозка транспортной компанией или сторонней организацией - доставка осуществляется сторонней компанией. Перевозчик может самостоятельно забирать товар с нашего склада, или компания может доставить товар по адресу перевозчика, который уже в свою очередь произведет доставку по адресу клиента.

Вся информация о доставке заносится в документы продажи, которые являются распоряжением на формирование еще одного документа – задание на перевозку. Из этого документа можно отслеживать и контролировать доставку товаров при помощи статусов документа.