Недоговорные обязательства

Порядок использования недоговорных обязательств

Неотъемлемой частью хозяйственной деятельности государственного учреждения является санкционирование расходов, в том числе принятие бюджетных и денежных обязательств.

Основанием для принятия обязательства может быть договор, государственный контракт и другие основания. Отдельно следует отметить такие основания для принятия обязательств, которые имеют внедоговорную основу, не привязаны к какому-либо контрагенту и носят регулярный характер. Такими основаниями могут выступать: сводная ведомость на выплату заработной платы сотрудникам; ведомости по начислению налогов и страховых взносов и прочее.

Самым распространенным примером служит ежемесячное начисление заработной платы сотрудникам учреждения, а также начисление НДФЛ и страховых взносов. Учет в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» в разрезе сотрудников по заработной плате не ведется, обычно для аналитики по счету 302.11 используется условный «виртуальный» контрагент «Все сотрудники» или подобные. Аналитический учет по заработной плате и прочим начислениям сотрудникам учреждения ведется, как правило, в отдельной программе.

Бюджетные средства в виде лимитов и ассигнований для казенных учреждений и в виде субсидий для бюджетных и автономных учреждений на выплаты сотрудникам доводятся, поэтому в обязательном порядке нужно принимать как бюджетное, так и денежное обязательство ежемесячно по начисленным суммам заработной платы и других выплат сотрудникам, а также по начисленным суммам НДФЛ и страховых взносов.

Для того чтобы практически была возможность осуществить это в программе «1С», необходимо сначала добавить новый элемент в справочник «Договоры и иные основания возникновения обязательств». Новый элемент справочника должен быть без привязки к конкретному контрагенту, поэтому реквизит «Контрагент» здесь не заполняется. Никаких данных о плане-графике финансирования, реквизитах вносить не нужно – достаточно лишь для удобства поиска указать наименование в реквизите «Наименование (для отображения в списках)», например, «Сводная ведомость», а для налогов и взносов – «Недоговорные обязательства» (рис. 1).

После того как будет сформирован документ «Отражение зарплаты в учете» с проводками по начислению заработной платы, НДФЛ и страховых взносов, необходимо принять обязательство на заработную плату, налоги и взносы.

При формировании документа «Принятое (бюджетное) обязательство» на сумму заработной платы необходимо в качестве договора указывать созданную «Сводную ведомость», а при принятии обязательств по налогам и взносам – «Недоговорные обязательства».

После того как будет отражено начисление, следует сформировать документ «Принятое денежное обязательство», где в качестве основания принятия обязательств будет то же основание – «Сводная ведомость» и «Недоговорные обязательства». Прямо из документа «Отражение зарплаты в учете» можно автоматически по указанным в документе суммам принять денежное обязательство. Для этого должен быть установлен флаг «Вводить денежные обязательства»: в этом случае при проведении документа «Отражение зарплаты в учете» создается заполненный документ «Принятое денежное обязательство», который остается только проверить и провести.

В платежных документах на перечисление сумм заработной платы, налогов и взносов необходимо указывать то же самое основание возникновение обязательств – «Сводная ведомость» в случае перечисления заработной платы, и «Недоговорные обязательства» – по уплате налогов и взносов (рис. 2).

Постоянное применение

Созданные таким образом основания можно применять ежемесячно, не добавляя при этом каждый раз новые. Основания такого же рода как «Недоговорные обязательства» (или даже их) можно указывать в оформлении принятых обязательств по выданным в подотчет суммам по авансовым отчетам для аналитики. Так как контрагент указан не был, то использовать данное основание для приятия обязательств можно по всем сотрудникам.

Важно, чтобы при выборе основания для принятия обязательства в справочнике был установлен флаг «Выводить общие договоры» (рис. 3).

Следует помнить, что в случае переплаты сотруднику заработной платы или других видов выплат появляется необходимость в сторнировании принятого бюджетного и денежного обязательства. Излишне выплаченную сумму сотрудник возвращает в кассу или перечислением на лицевой счет учреждения, а проводки по уменьшению принятого бюджетного обязательства по данной выплате необходимо сформировать путем создания нового документа «Принятое обязательство» с отрицательными суммами на размер переплаты по тому же самому основанию «Сводная ведомость».

Очень важно проверить, чтобы проводки в данном случае с отрицательной суммой были сформированы на разницу выплаты.