Коды экономической классификации: исправляем основные ошибки в отчетности

Приведем перечень основных ошибок отчетности и расскажем, что делать, чтобы их не было. Узнаем, как стандартные отчеты программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» помогут проверить регламентированную отчетность.

• Реализация норм учета в конфигурациях «1С:БГУ»
• Основные технические ошибки
• Как избежать технических ошибок
• Основные ошибки учета
• Как избежать учетных ошибок
• Настройка стандартных отчетов
• Проверка аналитики счета в карточке счета
• Сверка стандартного отчета «ОСВ по счету» с регламентированной отчетностью

Реализация норм учета в конфигурациях «1С:БГУ»

Конфигурация «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» предусматривает ведение учета всеми типами государственных (муниципальных) учреждений — казенными, бюджетными, автономными — для обеспечения сопоставимости данных при переходе учреждения из одного типа в другой.

В программе реализовано формирование отчетности в соответствии с приказами Минфина Рф:

• от 28.12.2010 № 191н «Об утверждении Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы РФ» (далее 191н);
• от 25.03.2011 № 33н «Об утверждении Инструкции о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений и др.» (далее 33н).

Предусмотрена загрузка актуальных комплектов отчетности. Правила формирования отчетности соответствуют инструкциям № 33н и № 191н.

К программе поставляются актуальные справочники, соответствующие Бюджетной классификации, Стандартам, Инструкциям 157н, 174н, 162н, 183н.

Пользователям предоставлена возможность самостоятельно актуализировать, а также вносить изменения справочники, комплекты отчетности, настройки программы.

Российское законодательство динамично развивается, в связи с чем в программные продукты вносятся изменения. Конфигурация «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» не является исключением. Фирма «1С» периодически выпускает обновления как самого программного продукта, так и поставляемой отчетности.

В статье «Подготовка к квартальной отчетности» выпуска № 2 (апрель, 2021) «Прогрессивный бухгалтер» мы уже рассмотрели этапы подготовительных мероприятий в целях формирования отчетности. Подготовка к отчетности за 9 месяцев 2021 года содержит аналогичные мероприятия.

В текущей статье рассмотрим основные ошибки при составлении отчетности.

Основные ошибки отчетности, сформированной в конфигурациях «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8», можно разделить на две группы:

• технические ошибки
• ошибки учета

Основные технические ошибки

Технические ошибки — это ошибки, связанные с поддержкой в актуальном состоянии и настройке программного продукта, а также нарушением правил ведения учета в программе.

К основным техническим ошибкам относятся ошибки, связанные с:

• настройкой учетной политики;
• несвоевременным или некорректным обновлением программного продукта;
• нарушением инструкций к программному продукту;
• нарушение логики программы. Нарушение целостности базы данных;
• ведение учета вне регистров учета.

Технические ошибки влияют на составление отчетности следующим образом:

• невозможно выбрать отчетную форму;
• отчетная форма не формируется;
• комплект отчетности не соответствует типу учреждения;
• отчетная форма не заполняется, либо заполняется некорректными значениями;
• в отчетах отсутствуют показатели КПС, КЭК, Счет;
• в отчетах отражаются дубли показателей КПС, КЭК, Счет;
• формируется устаревшая печатная форма отчетности.

Как избежать технических ошибок

Правила, приведенные в Таблице № 1, помогут сформировать отчетность без технических ошибок.

На сайте https://its.1c.ru/ размещены инструкции по выполнению архивирования баз данных «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 1.0 и 2.0.

Таблица № 1 «Технические ошибки»

Действия	Порядок выполнения
	БГУ 1.0	БГУ 2.0
Проверить настроенную в программе Учетную политику.	Выполнить переход по пунктам меню: «Учреждение — Учреждения» .В карточке «Учреждения» проверить реквизиты вкладок на соответствие типу учреждения.	Выполнить переход по пунктам меню: «Справочники — Организации». В карточке «Организации» перейти на вкладку «Учетная политика» — проверить реквизиты вкладки на соответствие типу учреждения.
Обновить конфигурацию	Обратиться в обсуживающую организацию, либо самостоятельно выполнить обновление
	На сайте 1С:ИТС размещена инструкция «Обновление конфигурации»
Обновить комплект отчетности	Выполнить переход по пунктам меню: «Бухгалтерский учет» —"Регламентированные отчеты" —"Бухгалтерская отчетность" — «Справочник отчетности» — «Загрузка комплектов отчетности» — открыть файл — указать путь к файлу актуального комплекта отчетности — выполнить загрузку комплекта отчетности.	Выполнить переход по пунктам меню: «Учет и отчетность» — «1С-Отчетность» — «Настройки» — «Загрузка комплектов отчетности» — открыть файл — указать путь к файлу актуального комплекта отчетности — выполнить загрузку комплекта отчетности.
	На сайте 1С:ИТС размещена инструкция «Обновление комплекта бухгалтерской (бюджетной) и другой регламентированной отчетности»
Удалить дубли отчетности. Действие выполняется, если присутствуют дубли отчетности.	Выполнить переход по пунктам меню: «Бухгалтерский учет» —"Регламентированные отчеты" —"Бухгалтерская отчетность" —"Справочник отчетности« — нажать на кнопку «Удаление дублей» — «Способы исправления ошибок» — «Найти дубли элементов». Если дубли обнаружены, то исправить их согласно инструкции «Удаление дублей регламентированной отчетности», доступной по кнопке «Открыть справку».	Выполнить переход по пунктам меню: «Учет и отчетность» — «1С-Отчетность» — «Настройки» — «Удаление дублей элементов бух.отчетности» — «Способы исправления ошибок» — «Найти дубли элементов». Если дубли обнаружены, то исправить их согласно инструкции «Удаление дублей регламентированной отчетности» доступной по кнопке «Открыть справку»
Актуализировать бюджетную классификацию. Действие выполняется, если в бюджетную классификацию были внесены изменения.	Выполнить переход по пунктам меню: «Бухгалтерский учет» — «Бюджетная классификация» — обновление бюджетной классификации — «Открыть файл» — указать путь к файлу актуальной бюджетной классификации — по кнопке «Далее» выполнить обновление бюджетной классификации	Выполнить переход по пунктам меню: «Планирование и санкционирование» — «Помощник обновления бюджетной классификации» — «Открыть файл» — Указать путь к файлу актуальной бюджетной классификации — по кнопке «Далее» выполнить обновление бюджетной классификации
	На сайте 1С:ИТС размещена инструкция «Загрузка актуальной бюджетной классификации»
Проверить корректность заполнения справочника «Классификационные признаки счетов» (КПС) на наличие ошибок: дубли элементов справочника; в элементе КПС отсутствует «Дата начала действия»; в не актуальных КПС отсутствует «Дата окончания действия» вид показателя не соответствует КПС	Выполнить переход по пунктам меню: «Бухгалтерский учет» — «План счетов» — «Классификационные признаки счетов (КПС)» — выполнить визуальную проверку. В случае обнаружение полного дубля — пометить на удаление и удалить элемент. В случае обнаружения не заполненных дат периода действия — заполнить даты. В случае неверного формирования кода — исправить на верный. По кнопке «Открыть справка» доступна инструкция «Классификационные признаки счетов (КПС)».	Выполнить переход по пунктам меню: «Учет и отчетность» — «Классификационные признаки счетов (КПС)» — выполнить визуальную проверку. По кнопке «Еще» доступны следующие варианты исправления: изменить выделенные; объединить выделенные; заменить и удалить; места использования.
Проверить справочник КЭК на наличие ошибок: дубли элементов справочника; присутствую законом не предусмотренные элементы КЭК; иерархия справочника не соответствует нормативно- правовой базе	Выполнить переход по пунктам меню: «Бухгалтерский учет» — «План счетов» — «Коды экономической классификации (КЭК)» — выполнить визуальную проверку. Если элементы в справочнике отсутствуют, то загрузить поставляемые данные: «Коды экономической классификации (КЭК)» — «Все действия» — «Загрузить поставляемые данные». Если нарушена иерархия, то исправить их ручным способом, либо встроенным механизмом: «Коды экономической классификации (КЭК)» — «Все действия» — Восстановить настройки по умолчанию.	Выполнить переход по пунктам меню: Планирование и санкционирование — Коды экономической классификации (КЭК) — выполнить визуальную проверку. Если элементы в справочнике отсутствуют, то загрузить поставляемые данные: «Коды экономической классификации (КЭК))» — «Еще» — «Загрузить поставляемые данные». Если нарушена иерархия, то исправить их ручным способом, либо встроенным механизмом: «Коды экономической классификации (КЭК)» — «Еще» — «Установить стандартные настройки».
Проверить план счетов на наличие ошибок: дубли счетов; в устаревших счетах не установлена дата окончания; не верная иерархия счетов: в счете отсутствует номер журнала, либо номер не верно указан; субконто счета не соответствует Инструкциям бюджетного учета и Учетной политике учреждения.	Выполнить переход по пунктам меню: «Бухгалтерский учет» — «План счетов» — «План счетов (ЕПСБУ)» — вкладка «Синтетические счета» — выполнить визуальную проверку. Сверить применяемые в учетной системе регистры учета и регистры учета, отраженные в учетной политике учреждения. В случаях расхождения привести их идентичности. Внимание, при проверке флаг «Отбор по дате» должен быть снят Если обнаружены ошибки, то исправить их ручным способом, либо встроенным механизмом: «План счетов (ЕПСБУ)» — «Действия» — «Восстановить настройки по умолчанию».	Выполнить переход по пунктам меню: «Учет и отчетность» — «План счетов (ЕПСБУ)» — выполнить визуальную проверку. Серить применяемые в учетной системе регистры учета и регистры учета, отраженные в учетной политике учреждения. Внимание, при проверке флаг «На дату» должен быть снят Если обнаружены ошибки, то исправить их ручным способом, либо встроенным механизмом: «План счетов (ЕПСБУ)» — «Еще» — «Установить стандартные настройки».
	На сайте 1С:ИТС размещены инструкции: «Формирование рабочего плана счетов БГУ 1.0» «Формирование рабочего плана счетов в „1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8“, ред. 2»
Убедиться, что рабочие счета программы соответствуют Учетной политики, Инструкциям и Стандартами. Отсутствую дубли.	Выполнить переход по пунктам меню: «Бухгалтерский учет» — «План счетов» — «План счетов (ЕПСБУ)» — вкладка «Рабочие» — выполнить визуальную проверку. Если присутствуют ошибки, то исправить их ручным способом.	Выполнить переход по пунктам меню: «Учет и отчетность» — «Рабочие счета» — «Выполнить визуальную проверку». Если присутствуют ошибки, то исправить их ручным способом. Внимание, флаг «Контролировать операции на соответствие рабочему плану счетов» позволяет осуществляет оперативный контроль. Установка флага осуществляется: «Администрирование» — «Настройки параметров учета» — «Ведение учета».
Убедиться, что корректные счета программы соответствуют Учетной политики, Инструкциям и Стандартам	Выполнить переход по пунктам меню: «Бухгалтерский учет» — «План счетов» — «Корректные проводки» — «Выполнить визуальную проверку». Если элементы в регистре отсутствуют, то выполнить загрузку корреспонденций: «Действия» — «Загрузить». Если присутствуют ошибки, то исправить их ручным способом	Выполнить переход по пунктам меню: «Учет и отчетность» — «Корректные корреспонденции» — «Выполнить визуальную проверку». Если элементы в регистре отсутствуют, то по кнопке «Загрузить корректные проводки» выполнить загрузку корреспонденций. Если присутствуют ошибки, то исправить их ручным способом, либо встроенным механизмом: «Корректные корреспонденции» — «Еще» — «Установить стандартные настройки».

Основные ошибки учета

Ошибки учета — это ошибки пользователей, связанные с неверным отражение факта хозяйственной жизни в программе.

К ошибкам учета относятся:

• несвоевременное отражение, либо не отражение факта хозяйственной жизни;
• ошибки при отражении факта хозяйственной жизни. Например, неверный выбор КПС, Счета, КОСГУ. Так же примером ошибки учета является отражение основного средства на группе счетов 105.00.

Ошибки учета влияют на составление отчетности следующим образом:

• отчетность формируется с ошибками в разрезе аналитических показателей. Например, в разрезе КФО, КПС, КОСГУ;
• показатели стандартных отчетов отличны от показателей отчетных форм. Например, данные оборотной сальдовой ведомости по счету 302.23, отличны от формы 0503169/ 0503769.
• контрольные соотношения не пройдены (ошибки при внутриформенном и/или межформенном контроле)

В статье «Формируем сведения по дебиторской и кредиторской задолженности за первое полугодие 2021» выпуска № 3 (июль, 2021) «Прогрессивный бухгалтер» приведена таблица ошибок учета, рассмотрены вероятные причины, а также даны рекомендации по исправлению.

А в статье «Контроль задолженности. Исправление ошибок в «1С» выпуска № 2, приведен сквозной пример по исправлению ошибок учета.

Как избежать учетных ошибок

Нижеприведенные правила помогут сформировать отчетность без ошибок учета.

Перед составлением отчетности следует:

• убедиться, что все документы, относящие к отчетному периоду, поступили в бухгалтерию;
• убедиться, что первичные документы заполнены корректно и соответствуют фактам хозяйственной жизни, отраженным в них;
• отразить все факты хозяйственно жизни в программе;
• с помощью технологического анализа провести проверку контроля текущего состояния учета и корректности данных;
• с помощью стандартных отчетов программы проверить корректность отражения фактов хозяйственной жизни.

Настройка стандартных отчетов

Стандартные отчеты конфигурации «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» позволяют расшифровать все показатели регламентированной отчетности.

При ведении учета следует помнить, что номер счета учета — составной. Счет состоит из таких показателей как, КФО, КПС, номер счета, номер субсчета, КОСГУ/КЭК. Также счет неразрывно связан с таким показателем как Субконто. Ряд учреждений применяет разделители ИФО, Подразделение, дополнительную аналитику КПС и другие.

Все вышеперечисленные показатели и разделители можно объединить понятием «аналитика счета».

На примере стандартного отчета «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (далее «ОСВ по счету») конфигурации «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2.0 рассмотрим:

• как определить аналитику счета, подлежащую проверке;
• какое влияние оказывает структура «ОСВ по счету» на проверяемый показатель.

Проверка аналитики счета в карточке счета

Рассмотрим карточку счета 303.01 «Расчеты по налогу на доходы физических лиц» и карточку счета 302.23 «Расчеты по коммунальным услугам».

Карточка счета помогает определить аналитику, подлежащую проверке.

Например, отчет «ОСВ по счету 303.01» следует формировать в разрезе обязательных аналитик КПС, КЭК, субконто «Виды налогов организаций». Субконто «Налоги и платежи» необязательно, однако если вашим учреждением оно применятся, то ОСВ по счету 303.01 так же следует формировать в его разрезе. В Сведения ф.0503169/0503769 будет отражаться код «001», так как в карточке счета КОСГУ по дебету и кредиту содержит значение 831/731 соответственно.

Отчет «ОСВ по счету 302.23» следует формировать в разрезе обязательных аналитик КПС, КЭК, субконто «Контрагенты» и «Договоры». Субконто «Документы расчетов» не является обязательным. КОСГУ по дебету и кредиту счета 302.23 содержит значение групп 830/730 соответственно, а значит в Сведения ф.0503169/0503769 код примет значение в зависимости от реквизита «Тип контрагента» элемента справочника «Контрагенты».

Обращаем внимание, что КФО в карточке счета не отражается, однако является обязательной аналитикой.

В рассматриваемом примере учреждение не применяет дополнительную аналитику, в том числе и разделители ИФО, Подразделение.

Определение разрезов аналитики остальных счетов учета аналогично рассматриваемым.

Сверка стандартного отчета «ОСВ по счету» с регламентированной отчетностью

Вся обязательная аналитика напрямую влияет на формирование регламентированной отчетности. В целях проверки учета, отчет «ОСВ по счету» следует формировать в разрезе всей обязательной аналитики счета.

Сформируем отчет «ОСВ по счет 302.23» в разрезе всех описанных выше аналитик к счету. На вкладке «Группировка» установим группировку, соответствующую формированию Сведений ф.0503169/ф.0503769.

Из отчета следует, что присутствует кредиторская задолженность по КФО 2. Причем, «ООО Энергия» является типом контрагента «4 — Иная нефинансовая организация». Следовательно, в Сведениях ф.0503769 будет указан код институциональной единицы «004». Субконто «Документы расчетов» учреждением не применяется.

Сформируем Сведения ф.0503769 по кредиторской задолженности КФО 2, убедимся в нашем выводе.

Сверка в конфигурации «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 1.0 аналогична.