Изменения, которые необходимо учесть при составлении должностных инструкций на главного бухгалтера и бухгалтеров в 2024 году

В данной статье подробно разберем изменения, которые необходимо учесть при составлении идеальных должностных инструкций.

• Обеспечение защиты бухгалтерских данных
• Контроль за оформлением первичных документов
• Обязанности по контролированию задолженности
• Обеспечение сохранности документов
• Контроль оплаты по контракту
• Формирование учетной политики
• Составление инвентаризации и контроль ее результатов

Обеспечение защиты бухгалтерских данных

В своем приказе от 15.04.2021 г. № 61н Минфин определил полномочия главного бухгалтера в сохранности бухгалтерских документов при внедрении ЭДО. В связи с этим, тем, кто уже внедрил ЭДО, рекомендуем скорректировать свои функциональные обязанности, так как при реализации электронного документооборота за несанкционированный доступ главный бухгалтер не несет никакой ответственности. В его обязанности входит распределение участков и определение правил доступа для ответственных лиц, членов комиссий и подотчетных лиц. При работе с бумажным документооборотом снять с себя такую функциональную обязанность намного сложнее.

Ниже приведем примеры формулировок, применявшихся до 2024 года и примерную формулировку, которую безопасно использовать при составлении обязанностей по защите бухгалтерских данных начиная с 2024 года:

• до 2024 года: «Главный бухгалтер возглавляет работу по обеспечению защиты от несанкционированного доступа в систему обработки бухгалтерской информации»;
• начиная с 2024 года: «Главный бухгалтер выполняет обязанности: устанавливает и доводит до IT-специалистов правила доступа пользователей к базам данных, вводу и выводу информации из прикладных программных продуктов и информационным ресурсам для ведения и составления, предоставления и утверждения отчетности. Устанавливает регламенты взаимодействия пользователей с этими прикладными программными средствами и информационными ресурсами».

Контроль за оформлением первичных документов

Теперь в обязанности бухгалтерии входит проверка поступивших документов на соответствие правилам их заполнения, поэтому необходимо в должностных обязанностях каждого сотрудника бухгалтерии прописать, что принятие первичных учетных документов возможно только после внутреннего контроля за оформлением фактов хозяйственной жизни со стороны ответственных лиц и руководства. Согласно п. 23 стандарта «Концептуальные основы бухучета и отчетности организаций государственного сектора» утвержденного приказом Минфина от 31.12.2016 г. №256н, теперь именно эти люди несут ответственность за составление первичных учётных документов.

Из должностных обязанностей необходимо убрать контроль за своевременностью предоставления первичных документов и контроль за наличием сопроводительных документов. В большинстве случаев именно такая формулировка прописана в должностных обязанностях у 95 % главных бухгалтеров и бухгалтеров, что может повлечь за собой участие в судебных разбирательствах и уплату штрафных санкций.

Во избежание подобных ситуаций, ниже приведем пример более безопасной формулировки обязанностей по контролю первичных документов, чтобы снять ответственность с главного бухгалтера. Рекомендуем использовать аналогичную формулировку и для бухгалтеров.

• до 2024 года: «Главный бухгалтер должен обеспечить контроль за соблюдением порядка оформления первичных учетных документов»;
• начиная с 2024 года: «Главный бухгалтер выполняет обязанности по обеспечению контроля за соответствием первичных учетных документов и регистров учета, сформированных ответственными лицами в соответствии с порядком заполнения согласно действующему законодательству».

Организация документооборота для целей бухгалтерского учета и составления отчетности должна быть только при полном взаимодействии структурных подразделений и лиц, несущих ответственность за оформление фактов хозяйственной жизни. В других случаях, как показывает судебная практика, есть большая вероятность оказаться в числе виновных лиц за несвоевременное истребование документов с ответственных лиц.

В качестве совета: для истребования документов от ответственных лиц рекомендуем использовать электронную почту, при судебном разбирательстве это будет доказательством того, что вы не бездействовали. 

Обязанности по контролированию задолженности

Начиная с 2024 г. главный бухгалтер исполняет только те обязанности по задолженности, которые необходимы для ее учета. У бухгалтера нет необходимости в проведении экспертизы правомерности основания для списания убытков и недостач, так как эти вопросы относятся к гражданскому праву, а не бухгалтерскому учету. В связи с этим рекомендуем скорректировать данную функцию в должностных обязанностях, используя формулировку ниже.

• до 2024 года: «Главный бухгалтер должен проводить работу по обеспечению соблюдения законности списания со счетов бухгалтерского дебиторской задолженности, учета недостач и других потерь»;
• начиная с 2024 года: «Главный бухгалтер выполняет обязанности по обеспечению контроля за отражением данных в регистрах учета операций».

Обеспечение сохранности документов

С введением оцифровки данных главный бухгалтер вправе распределять ответственность за сохранность документов между службами, в этом случае за сохранность бумажных документов будет по-прежнему отвечать бухгалтерия, а за сохранность электронных документов и за их архивирование IT-служба.

Чтобы записывать, перезаписывать, воспроизводить электронные документы в учреждении должны быть соответствующие технические и программные средства, а для этого, необходим контроль за физическим и техническим состоянием носителей, при отсутствии соответствующих знаний обеспечить сохранность документов не получится. Исходя из этого, главному бухгалтеру не стоит брать на себя ответственность за сохранность таких документов. В связи с этим, рекомендуем скорректировать данную функцию в должностных обязанностях используя формулировку - ниже.

• до 2024 года: «Главный бухгалтер должен обеспечить сохранность бухгалтерских документов и сдачу их в установленном порядке в архив»;
• начиная с 2024 года: «Главный бухгалтер выполняет обязанности по обеспечению сохранности бухгалтерских документов, поступающих и формируемых на основании правил документооборота в бумажном виде и организует подготовку сдачи этих документов».

Контроль оплаты по контракту

Для оптимизации процесса оплаты контрактов учреждения переходят на казначейские платежи в ГИС ЕИС, где проводят оплату контрактов включенных в реестр контрактов.

Законодательно такой процесс не регламентирован, но в любом случае это совместная работа бухгалтера и специалиста контрактной службы. Провести оплату без приемки работ не получится. В связи с этим, рекомендуем скорректировать данную функцию в должностных обязанностях сотрудников контрактной службы и бухгалтерии используя формулировку ниже.

• до 2024 года: «Главный бухгалтер должен контролировать оплату по договорам и контрактам»;
• начиная с 2024 года:  «Главный бухгалтер выполняет обязанности по взаимодействию с подотчетным лицом и контрактным управляющим при согласовании проведения закупки малого объема в процессе оформления обязательных унифицированных учетных документов, являющихся основанием обоснования закупки. Соблюдает положения графика документооборота и порядка документооборота, утвержденных приказом руководителя учреждения».

Формирование учетной политики

Необходимость разработки учетной политики теперь обязанность руководителя, а не главного бухгалтера. Главный бухгалтер несет ответственность только в части формирования учетной политики, ее утверждение ответственность руководителя. Теперь руководитель несет ответственность за все хозяйственные операции, в его интересах привлечь к ее разработке должностных лиц других подразделений, компетентных в тех или иных вопросах. Главный бухгалтер не может учесть всех особенностей единолично. В связи с этим рекомендуем скорректировать данную функцию в должностных обязанностях используя формулировку - ниже.

• до 2024 года: «Главный бухгалтер несет ответственность за составление учетной политики единолично, без привлечения других должностных лиц»;
• начиная с 2024 года: «Главный бухгалтер выполняет обязанности по формированию в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетной политики с привлечением при необходимости иных должностных лиц учреждения».

Составление инвентаризации и контроль ее результатов

Инвентаризация является элементом внутреннего контроля. Который затрагивает кадровые и правовые аспекты трудового и гражданского права. Начиная с 2024 г. главный бухгалтер не участвует в разработке положения об инвентаризации единолично. Разработка положения об инвентаризации является коллективной работой нескольких служб, в связи с этим рекомендуем главным бухгалтерам снимать с себя ответственность за разработку этого положения.

Рекомендуем не брать на себя ответственность за организацию работы инвентаризационной комиссии и обязанность по контролю за процессом инвентаризации. В ином случае, есть риски в получении обвинений в неисполнении трудовых обязанностей с уплатой штрафов за данное нарушение. В связи с этим, рекомендуем скорректировать данную формулировку в должностных обязанностях на представленную ниже.

• до 2024 года: «Главный бухгалтер возглавляет работу по обеспечению порядка проведения инвентаризации, оценки имущества и обязательств, документальному подтверждению их наличия, состояния и оценки»;
• начиная с 2024 года: «Главный бухгалтер участвует в разработке положений об инвентаризации объектов учета в учреждении согласно требованиям нормативно-правовых актов. Оказывает методическую помощь:
  • председателю инвентаризационной комиссии и членам комиссии при возникновении вопросов в процессе проведения инвентаризации;
  • представителям комиссии по нефинансовым активам по вопросам состояния, оценки и статуса объектов учета».

Должностные обязанности необходимо актуализировать так как для проведения инвентаризации главный бухгалтер не должен входить в состав инвентаризационной или иной комиссии. Бухгалтер должен входить в состав комиссии по инвентаризации наличных и безналичных денег, вкладов, расчету заработной платы и обязательных платежей в бюджет, в иных случаях участие бухгалтера не обязательно, поэтому также необходимо актуализировать и должностные обязанности бухгалтеров.