Организация бухгалтерского учета с применением электронных документов

С 01.01.2023 г. все бюджетные учреждения должны применять унифицированные формы электронных документов бухгалтерского учета, которые утверждены Приказом № 61н. Для использования электронных документов необходимо провести подготовительные мероприятия. Какие мероприятия необходимо провести, а также об изменениях, внесенных в положения Приказа № 61н рассмотрим в этой статье.

• Мероприятия необходимые для перехода на электронный документооборот
• Первичные электронные документы и их формы
• Формы актов, утвержденные Приказом № 157н
• Накладная на отпуск материальных ценностей на сторону (ф. 0510458)

Мероприятия необходимые для перехода на электронный документооборот

Перечень мероприятий необходимых для перехода на электронный документооборот:

1. Установить даты перехода на применение электронного документооборота;
2. Внести изменения в учетную политику учреждения учитывая все особенности порядка формирования, заполнения и подписания электронных документов;
3. Определить перечень лиц ответственных за формирование и подписание электронных документов;
4. Определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, а также сроки по передаче первичных или сводных учетных документов для отражения их в бухгалтерском учете;
5. Внести дополнения в график документооборота с учетом использования электронных документов в части правил документооборота, технологии обработки учетной информации, в том числе порядка и сроков передачи электронных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии с порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению электронных документов для ведения бухгалтерского учета. Необходимо обратить внимание на приоритетность формирования первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, для этого, при установлении правил документооборота необходимо учитывать положения Приказа № 52н;
6. Предоставить должностным лицам составляющим, подписывающим и утверждающим электронные документы простую или квалифицированную электронную подпись;
7. В случае централизации бухгалтерского учета обеспечить доступ к информационной системе бухгалтерского учета для членов комиссии, которые подписывают электронные документы простой ЭП и председателя комиссии, подписывающего электронные документы ЭЦП.

В Методических рекомендациях (Письмо Минфина России от 01.12.2022 № 02-07-07/117981) по переходу на применение унифицированных форм электронных документов с 2023 г. содержатся:

1. Примеры заполнения форм;
2. Разъяснения по заполнению решения о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440), решения об оценки стоимости имущества, отчужденного не в пользу организации бюджетной сферы (ф. 0510442), решений о проведении инвентаризации (ф. 0510439), изменений решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447), решения о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441);
3. Описание бизнес-процессов по каждой форме в части проведения контроля при заполнении полей форм с рекомендациями по отражению в учете;
4. Описание процесса голосования членами комиссии по резолюции форм документов.

Для применения форм электронных первичных документов, утвержденных Приказом № 61н следует пользоваться методическими рекомендациями, направленными Минфином.

Первичные электронные документы и их формы

Приказом № 61н утверждены следующие унифицированные формы электронных документов:

• ведомость выпадающих доходов (код формы 0510838);
• ведомость начисления доходов бюджета (код формы 0510837);
• акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (код формы 0510836);
• решение о восстановлении кредиторской задолженности (код формы 0510446);
• решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (код формы 0510445);
• решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы (код формы 0510442);
• решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (код формы 0510440);
• решение о проведении инвентаризации (код формы 0510439);
• решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами со счета (код формы 0510437);
• акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (код формы 0510436);
• акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (код формы 0510434);
• акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств (код формы 0510433);
• ведомость группового начисления доходов (код формы 0510431).

Помимо вышеперечисленных форм данным приказом утверждены применение и формирование электронных регистров бухгалтерского учета

• ведомость доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (код формы 0509095);
• журнал операций по забалансовому счету (код формы 0509213).

Новые формы, которыми дополнено положение Приказа № 61н (Приказ № 142н от 30.09.2021 г.) применение которых осуществляется бюджетными учреждениями с 01.01.2023 г. либо в случаях, предусмотренных учетной политикой:

• акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (форма по ОКУД 0510434);
• извещение о начислении дохода (уточнении начисления) (форма по ОКУД 0510432);
• акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (форма по ОКУД 0510435);
• решение о признании объектов нефинансовых активов (форма по ОКУД 0510441);
• изменение решения о проведении инвентаризации (форма по ОКУД 0510447);
• карточка учета имущества в личном пользовании (форма по ОКУД 0509097).

Новые формы, которыми дополнено положение Приказа № 61н (Приказ № 157н от 07.11.2022г.) применение которых осуществляется бюджетными учреждениями с 01.01.2024 г. либо до указанного срока в случаях, предусмотренных учетной политикой:

• инвентарная карточка (форма по ОКУД 0509216);
• инвентарная карточка (форма по ОКУД 0509215);
• акт о результатах инвентаризации (форма по ОКУД 0510463);
• акт о списании бланков строгой отчетности (форма по ОКУД 0510461);
• акт о списании материальных запасов (форма по ОКУД 0510460);
• накладная на отпуск материальных ценностей на сторону (форма по ОКУД 0510458);
• акт о списании транспортного средства (форма по ОКУД 0510456);
• акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (форма по ОКУД 0510454);

Новые формы, которыми дополнено положение Приказа № 61н (Приказ № 100н от 28.06.2022г.) применение которых осуществляется бюджетными учреждениями с 01.01.2024 г. либо до указанного срока в случаях, предусмотренных учетной политикой:

• карточка учета права пользования нефинансовым активом (форма по ОКУД 0509214);
• карточка капитальных вложений (форма по ОКУД 0509211);
• заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (форма по ОКУД 0510521);
• извещение о трансферте, передаваемом с условием (форма по ОКУД 0510453);
• акт приемки товаров, работ, услуг (форма по ОКУД 0510452);
• требование-накладная (форма по ОКУД 0510451);
• накладная на внутреннее перемещение нефинансовых активов (форма по ОКУД 0510450);
• акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (форма по ОКУД 0510448).

Если учреждение закрепит в своей учетной политике формы электронных документов, содержащихся в Приказе № 100н и Приказе № 157н, то их применение можно осуществлять, начиная с 2023 г., но следует помнить, что большая часть форм, содержащихся в приказах есть в Приказе № 52н, при этом есть формы дублирующие друг друга, а есть те, которые в значительной степени изменены.

Если учреждением принято решение использовать в работе в 2023 г. формы электронных первичных документов, утвержденных Приказом № 100н и Приказом № 157н, то аналогичные формы, утвержденные Приказом № 52н, не применяются в работе (эту информацию необходимо отразить в учетной политике учреждения).

Формы актов, утвержденные Приказом № 157н

1. Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0510454) данный акт применяется при оформлении списания объектов учета нефинансовых активов основанием (основных средств, в том числе стоимостью до 10 000 руб. включительно, нематериальных активов, непроизведенных активов, объектов незавершенного строительства) основанием для формирования этого акта с причиной выбытия Утрата потребительских свойств будет решение комиссии (ф. 0510440), при причине выбытия Гибель, Уничтожение и невозможность установления местонахождения объектов нефинансовых активов, в том числе при выявлении недостачи (хищения), по результатам инвентаризации основанием для формирования этого акта будут документы, подтверждающие факт гибели, уничтожения или невозможности установления местонахождения в результате стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций.

2. Акт о списании транспортного средства (ф. 0510456) форма акта применяется с 2024 г., а в случае, если это установлено учетной политикой, уже с 2023 г. основания для заполнения акта такие же, как и акта (ф. 0510454). Приказом № 157н установлено, что к акту (ф. 0510456) в обязательном порядке прилагаются документы о снятии объекта с регистрационного учета в ГИБДД или иного органа.

3. Акт о списании материальных запасов (ф. 0510460) при оформлении комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов решения о списании (выбытии) материальных запасов, учитываемых на балансовых и забалансовых счетах, в том числе при недостаче (хищении), порче, по истечении срока использования (носки), в том числе для бланочной продукции строгой отчетности (учитываемой на балансовых счетах), за исключением продажи (реализации) материальных запасов, относимых к группам готовой продукции, в том числе биологической продукции, и (или) товаров, учреждения будут применять акт о списании материальных запасов (ф. 0510460). Приказом № 52 н утвержден акт (ф. 0504230). Итак, что нового содержит акт (ф. 0510460). Для объектов, требующих или не требующих уничтожения (утилизации), акт (ф. 0510460) составляется раздельно. Информация о необходимости уничтожения (утилизации) отражается в заголовочной части акта в кодовой зоне путем применения символов 1 и 2.

Акт (ф. 0510460) подписывается членами комиссии простой ЭП, председателем комиссии — ЭЦП. Акт о списании (ф. 0510460) утверждается руководителем учреждения с применением ЭЦП.

4. Акт о списании бланков строгой отчетность (ф. 0510461) в Приказе № 52н нет формы акта о списании бланков строгой отчетности, в отличие от Приказа № 157н. Акт (ф. 0510461) составляется на основании:

• результатов инвентаризации;
• документов, подтверждающих использование бланков, раздельно по объектам, требующим или не требующим уничтожения.

Накладная на отпуск материальных ценностей на сторону (ф. 0510458)

Кроме актов о списании объектов нематериальных активов, Приказом № 157н утверждена накладная на отпуск материальных ценностей на сторону (ф. 0510458). Ниже рассмотрим правила ее составления.

Накладная на отпуск материальных ценностей на сторону (ф. 0510458) Приказом № 52н утверждена накладная на отпуск материалов на сторону (ф. 0504205). В рамках реализации Приказа № 157 н будет действовать накладная (ф. 0510458). Сфера применения накладной (ф. 0504205) и накладной (ф. 0510458) очень схожи. При этом, Приказом № 157н установлено, что накладная (ф. 0510458) не используется:

• при передаче или реализации объектов имущества казны и имущества, обращенного в собственность государства;
• для оформления передачи материальных ценностей государственным или муниципальным унитарным предприятиям.

Оформляющая часть накладной (ф. 0510458) подписывается:

• ответственным лицом, отпускающим материальные ценности, ЭЦП с указанием должности, расшифровки подписи и даты подписания;
• лицом, получающим материальные ценности, простой ЭП с отражением должности, расшифровки подписи и даты подписания;
• ответственным исполнителем простой ЭП с указанием должности, расшифровки подписи, номера контактного телефона (при наличии), адреса электронной почты (при наличии) и даты подписания электронного документа.