Управление персоналом в деталях: разбираемся в программе «1C:ЗУП»

1C:ЗУП - программа для автоматизации процессов учета персонала и расчета заработной платы. Это решение предназначено для упрощения и оптимизации работы кадровых служб и бухгалтерии, обеспечивая точный и своевременный учет всех необходимых данных.

Программа помогает в решении широкого спектра задач: от учета рабочего времени до формирования отчетности для государственных органов. В этой статье разберем «1С:ЗУП» на детали.

Для чего вам пригодится эта программа

«1C:Зарплата и управление персоналом» является частью обширного семейства продуктов от фирмы «1C», известной своими инструментами для бухгалтерского и управленческого учета. Как уже было сказано выше – это комплексное программное решение, разработанное для автоматизации процессов управления персоналом и расчета заработной платы в организациях различных масштабов и специфик.

Программа «1C:ЗУП» обеспечивает полный цикл управления персоналом, начиная от найма и заканчивая увольнениями, квалификацией, профессиональным развитием и оценкой эффективности работы. Важной частью функционала является возможность формирования различной отчетности, как внутренней, так и предназначенной для государственных регулирующих органов.

Она также позволяет автоматизировать процессы планирования и отслеживания рабочего времени, учета отпусков, больничных и командировок, а также организации и кадрового документооборота.

Особое внимание в программе уделено аспектам конфиденциальности и безопасности данных. Система позволяет настраивать разграничение доступа к информации, обеспечивая защиту персональных данных сотрудников и их трудовой информации.

Версии «1С:ЗУП»

«1С:ЗУП» выпущена в трех версиях: базовая, ПРОФ и КОРП. Давайте разберем то, что они умеют.

Базовая версия

Предназначена для использования одним пользователем. Эта версия позволяет управлять учётом лишь одной организации или индивидуального предпринимателя.

В состав базовой версии входят следующие разделы: «Кадры», «Зарплата», «Выплаты», «Налоги и взносы».

Важно отметить, что в базовую версию «1С:ЗУП» невозможно добавить дополнительные разделы или функционал.

«1С:ЗУП ПРОФ»

Предоставляет возможность одновременной работы нескольких пользователей. Эта версия позволяет вести учет для нескольких организаций в рамках одной информационной базы. «ПРОФ» включает все функции базовой версии, однако предлагает дополнительные возможности для адаптации под конкретные потребности бизнеса, в том числе изменение логики процессов и добавление индивидуальных шаблонов документов.

«1С:ЗУП» КОРП

Здесь реализована полная функциональность программы. Она включает все возможности версии ПРОФ и дополнительно предоставляет такие разделы, как «Подбор персонала», «Мотивация», «Обучение и развитие», «Охрана труда». Эта версия предназначена для обеспечения комплексного управления персоналом в крупных организациях.

Интерфейс программы

Интерфейс «1С:ЗУП» имеет схожий дизайн с другими продуктами компании «1С», например, с «1С:Бухгалтерией».

Интерфейс разделен на три ключевые зоны: зону системных команд (обрамлена красным), панель разделов (обрамлена зеленым) и навигационную панель (обрамлена синим).

• Верхняя строка окна — это зона системных команд. Здесь отображаются уведомления программы, история пользовательских действий, избранные документы и доступ к настройкам.
• Левая часть окна занимает панель разделов, окрашенная в желтый цвет. Она включает в себя разделы для выполнения операций пользователя в программе и журналы документов. Детали этой панели будут описаны далее.
• Навигационная панель — это самая большая зона в интерфейсе. Она активируется при выборе соответствующего раздела слева. На этой панели расположены блоки для перехода к формам, спискам, отчетам и т.д. Отсюда пользователь запускает требуемые функции.

Интерфейс «1С:ЗУП» можно адаптировать под индивидуальные потребности и предпочтения пользователя, изменяя расположение зон, состав панелей разделов и навигации, а также оставляя только нужные элементы.

Основные возможности программы «1С:ЗУП»

Начисление заработной платы

Каждый документ, связанный с кадрами, напрямую влияет на итоговую сумму заработной платы работника. Будь то кадровое перемещение, лист нетрудоспособности, отпуск или дополнительный выходной, все эти факторы изменяют размер выплат в большую или меньшую сторону. Оформление подобных операций требует значительных временных затрат, что особенно важно в контексте своевременности выплат зарплаты, требующей точности и оперативности. Автоматизация процессов позволяет ускорить подготовку кадровой документации и своевременно передавать данные в бухгалтерию.

Роль системы как помощника

Как и любые специалисты, кадровики не застрахованы от ошибок. Применение специализированного программного обеспечения и ведение кадрового учета через «1С:ЗУП» способствует уменьшению количества ошибок, таких как перекрытие дат при кадровых переводах из-за неверного учета сроков действия документов. Версия «1С:ЗУП» КОРП включает в себя все необходимые стандартные формы, такие как Т-1 или Т-2, используемые кадровыми службами, и предоставляет возможность их распечатки.

Взаимодействие и хранение документации

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 предусмотрена возможность сохранения копий документов непосредственно в программе. Это позволяет удобно хранить и организовывать документацию, связанную с управлением персоналом и расчетом заработной платы, прямо в информационной системе.

Электронная отчетность

В России за последние несколько лет наблюдается значительный переход от бумажных форм отчетности к электронным. Теперь основная кадровая отчетность подается в цифровом формате, появились электронные больничные листы, а с 2020 года начался процесс внедрения электронных трудовых книжек. Взаимодействие с государственными структурами посредством электронных документов, ранее являвшееся добровольным выбором, постепенно становится обязательным.

Настройки «1С:ЗУП» для эффективного кадрового учета

Ключ к эффективному использованию программного обеспечения лежит в правильной настройке. В «1С:ЗУП» предусмотрены три уровня настройки кадрового учета:

1. Общие настройки для всей программы;
2. Индивидуальные настройки для каждой организации;
3. Настройки для отдельных подразделений.

В разделе «Общие настройки программы» можно настроить такие параметры, как возможность совмещения должностей, ведение воинского учета, бронирование граждан, а также учет специальностей и проведение аттестаций сотрудников. Одним из ключевых аспектов настройки является организация штатного расписания, доступ к которому предоставляется в соответствующем подразделе.

При активации функции автоматической проверки документов в системе «1С:ЗУП» система будет предупреждать пользователя в случае возможных несоответствий. Например, если вы попытаетесь назначить сотрудника на должность, а свободных ставок в штатном расписании уже нет, система сигнализирует об этом.

Фиксация истории изменений в штатном расписании крайне важна для контроля за внесенными корректировками. Каждое изменение в штатном расписании будет документировано и иметь конкретную дату утверждения, а также содержать полную информацию о внесенных изменениях.

Применение тарифных разрядов и категорий в «1С:ЗУП» позволяет создать тарифную сетку для предприятия, что особенно важно для промышленных компаний с большим количеством рабочих. Такой подход помогает четко организовать систему оплаты труда для каждого уровня или категории персонала.

Настройки на уровне организации в «1С:ЗУП» дают возможность учитывать особенности отдельных подразделений или филиалов предприятия. В этом разделе также можно указать данные о взносах в государственные фонды, такие как Пенсионный фонд РФ (ПФР) и Фонд социального страхования (ФСС).

Кроме того, в программе можно настроить и другие аспекты учетной политики компании, например:

• Реализация выводов специальной оценки условий труда;
• Учет специализаций, предоставляющих право на досрочное пенсионное обеспечение;
• Организация прямых выплат пособий от Фонда социального страхования и другие важные параметры.

Настройки в «1С:ЗУП» на уровне отдельного подразделения дают возможность выделить его как самостоятельный элемент и установить специфический график работы, который будет автоматически применяться для всех сотрудников этого подразделения.

Подбор персонала и охрана труда в «1С:ЗУП» КОРП

В этой версии программы обеспечена тесная интеграция между процессами подбора персонала и кадрового учета. Списки кандидатов и принятые по ним решения вносятся напрямую в систему, упрощая процесс оформления документов и найма сотрудников. Это особенно ценно в крупных компаниях, где одновременно с программой работают более 50 человек.

Источники пополнения воронки кандидатов

• Автоматическое пополнение через интеграцию с веб-сайтами, к примеру, с Авито или HeadHunter.
• Парсинг резюме из электронной почты или папки.
• Выборка из внутренней базы кандидатов по определенным критериям.

Инструменты взаимодействия с кандидатами

• Внутренние чаты для общения HR-специалистов с кандидатами.
• Согласование заявок на подбор.
• Отправка смс и электронных писем по шаблонам.
• Бронирование переговорных комнат и координация времени участников подбора.
• Автоматическая рассылка уведомлений кандидатам и заказчикам вакансий.

Адаптация новых сотрудников

В «1С:ЗУП» КОРП предусмотрен блок адаптации, который включает в себя план обучения и инструктажей для новых сотрудников, а также отслеживание их прохождения.

Мотивация персонала

• Расчет KPI для оценки эффективности сотрудников.
• Система грейдов.
• Предоставление льгот и компенсаций сотрудникам.

Льготы

• Возможность установления лимитов на компенсацию затрат, таких как оплата проезда, фитнеса, мобильной связи.
• Начисление льгот в рамках установленных лимитов с возможностью выбора через личный кабинет сотрудника.

Охрана труда

Версия КОРП включает расширенный учет по охране труда для каждого рабочего места, автоматизацию учета медосмотров, инструктажей по охране труда, учет несчастных случаев и специальной оценки условий труда (СОУТ).

Медосмотры

В рамках законодательных требований, организациям необходимо проводить ряд медицинских осмотров, включая первичные при приеме на работу, ежегодные, а также проводимые через определенные периоды времени. Эти медосмотры напрямую влияют на различные аспекты работы с персоналом, включая расчет заработной платы и пенсионные назначения.

Возможности «1С:ЗУП» КОРП по управлению медосмотрами:

• Контроль за должностями, требующими медосмотров. Программа позволяет отслеживать те позиции в штатном расписании, для которых обязательно проведение периодических медицинских осмотров.
• Организация своевременного прохождения медосмотров. «1С:ЗУП» КОРП помогает направлять как текущих сотрудников, так и кандидатов на должности на необходимые медицинские осмотры в соответствии с установленными сроками.
• Хранение результатов медосмотров. В программе можно систематизировано хранить заключения и результаты медосмотров каждого сотрудника.
• Управление кадровыми решениями при наличии медицинских противопоказаний. В случаях, когда у сотрудника выявлены противопоказания к работе на определенной должности, программа облегчает процесс оформления документов для его увольнения или перевода на другую должность.

Оценка условий труда (СОУТ)

«1С:ЗУП» КОРП позволяет эффективно управлять процессом специальной оценки условий труда (СОУТ) на предприятии:

• Формирование комиссии по СОУТ. Программа помогает в создании комиссии, которая будет отвечать за проведение оценки условий труда.
• Заполнение списка рабочих мест для проведения СОУТ. В программе можно легко составить перечень рабочих мест, на которых необходимо провести оценку.
• Подготовка документов для заключения договора. «1С:ЗУП» КОРП упрощает процесс подготовки всех необходимых документов для сотрудничества с организацией, выполняющей оценку условий труда.
• Декларирование соответствия условий труда. Программа позволяет подтвердить соответствие условий труда на рабочих местах государственным требованиям охраны труда.
• Отражение результатов СОУТ. Все данные о результатах оценки условий труда на рабочих местах удобно фиксируются в системе.
• Формирование приказа о завершении СОУТ. «1С:ЗУП» КОРП облегчает процесс создания приказов о завершении процедуры СОУТ.
• Уведомление Фонда социального страхования России. Программа позволяет своевременно уведомлять соответствующие органы о результатах проведенной оценки.

Кроме того, в «1С:ЗУП» КОРП предусмотрен контроль и учет инструктажей по охране труда различной периодичности для разных категорий работников, а также печать соответствующих журналов регистрации инструктажей.

В случае несчастных случаев на производстве, программа также помогает в подготовке необходимых отчетных документов и анализе причин их возникновения, что в последствии способствует разработке мер по предотвращению подобных инцидентов в будущем.

Подведем итоги: кратко о применении «1С:ЗУП»

• Назначение и возможности программы. «1С:ЗУП» — это программное решение, предназначенное для автоматизации процессов кадрового учета и управления персоналом, а также для проведения расчетов с сотрудниками. Программа, разработанная компанией «1С», предлагается в типовой версии и может быть адаптирована под уникальные потребности бизнеса. С ее помощью реализуется подбор и учет персонала, начисление зарплаты, расчет налогов и страховых взносов, подготовка отчетности, а также управление мотивацией и обучением сотрудников.
• Функциональность программы. «1С:ЗУП» позволяет выполнять широкий спектр задач: от расчета и выплаты заработной платы до подбора сотрудников и кадрового учета.
• Версии программы. В «1С:ЗУП» предусмотрены три основные версии: Базовая, ПРОФ и КОРП, отличающиеся количеством поддерживаемых функций.