Наверх
Gendalf Gendalf

455

Автоматизация проектной деятельности: как оптимизировать управление проектами

Проектная деятельность сейчас является частью работы большого количества разных организаций. В их число входят IT-компании, рекламные агентства, крупные строительные холдинги и прочие.

Для указанных организаций важнее всего – успешно завершить проект, вне зависимости от обстоятельств. Для этого нужно четко и верно просчитывать затраты, прибыль, рентабельность и ресурсы, необходимые для выполнения задач.

Проблема, с которой можно столкнуться при ведении проектов

Как правило, даже небольшой проект имеет много путей реализации. Для каждого варианта развития событий нужно продумать цели, поставить задачи, рассчитать бюджет, подготовить документы и пообщаться со всеми участниками процесса. Во всем этом легко запутаться.

Для того чтобы результаты проектной деятельности не были печальными из-за множества каналов коммуникации, лучше прибегнуть к автоматизации.

Зачем автоматизировать?

Есть несколько поводов, при которых автоматизация проектной деятельности – верное решение.

  • Эффективное управление проектами. Любой проект включает несколько задач: мониторинг факторов успешности, поэтапный анализ действий, контроль сроков выполнения и верную оценку ресурсов. С помощью автоматизации эти задачи можно решать в 2 раза быстрее и проще.
  • Оптимизация ресурсов. К ним относятся не только материальные издержи, но и временные затраты сотрудников. При верно построенной системе управления ресурсами проектов, что как раз происходит после автоматизации, можно сократить количество ресурсов, чтобы не использовать их впустую.
  • Верное распределение финансов. Формирование бюджета отнимает много времени и сил, а итоговый результат напрямую влияет на рентабельность проекта. Автоматизация предусматривает внедрение современных систем, которые позволяют контролировать распределение финансов и их правильное использование.
  • Непрерывный контроль. Постоянный мониторинг проектной деятельности снизит вероятность технических ошибок или непродуманных шагов.

Конечно, поводов для автоматизации может быть намного больше. Все зависит от специфики проектов и особенностей их реализации.

Не уверены, что автоматизация поможет?

Получите консультацию специалиста, чтобы принять верное решение.

Оставить заявку

Читайте также

Суть бизнес-процессов в программе «1С:Документооборот»

Читать

Какая программа подойдет для автоматизации проектной деятельности

При реализации проектов самое важное – не потеряться в документах, задачах и переписках. Для контроля этих процессов в едином поле подойдет программа «1С:Документооборот».

Для контроля за реализацией проекта и дальнейшей аналитики здесь предусмотрен ряд функций.

Учет данных в разрезе проектов

Любые объекты программы – документы, мероприятия, переписки, процессы прочие файлы можно прикрепить к конкретному проекту. Это позволит группировать данные, а также учитывать рабочее время сотрудников, работающих над задачами.

Перейти к объектам проекта можно из его карточки в программе.

«1С:Документооборот» позволяет прикреплять объекты к определенному проекту и открывать их через его карточку

Планирование и реализация задач проекта

Функционал «План проекта» включает в себя список задач, привязанных к конкретному проекту. Они объединены в иерархическую структуру и имеют крайний срок для выполнения.

План сроков формируется на основе связей проектных задач, рабочего календаря, ограничений и настроек и загружается автоматически. Также предусмотрены несколько режимов для контроля состояния задач:

  • планирование — для составления плана проекта;
  • диаграмма Ганта — графическое представление плана проекта;
  • анализ трудозатрат — для анализа плановых и фактических трудозатрат;
  • контроль выполнения — для контроля выполнения проектных задач;
  • полный режим — выводит полный набор колонок в списке;
  • отправка на выполнение — для своевременной отправки проектных задач на выполнение.

«1С:Документооборот» позволяет планировать задачи проектов, которые находятся в работе

Реализация проекта

Работа над задачами проектов реализуется с помощью процесса «Исполнение». Когда пользователь создает процесс в рамках проектной задачи, в нем автоматически проставляются крайние сроки исполнения и сами исполнители.

После запуска процесса задача отражается как начатая, а после завершения – как выполненная. Таким образом легче контролировать реализацию проекта и видеть результат.

«1С:Документооборот» позволяет планировать задачи проектов, которые находятся в работе

Читайте также

Простым языком рассказываем, для чего нужен «1С:Документооборот»

Читать

Учет трудозатрат сотрудников в разрезе проектов

Программа позволяет списать все трудозатраты, связанные с конкретным проектом. Посмотреть их можно в карточке проекта или конкретной проектной задачи.

«1С:Документооборот» позволяет просматривать и списывать трудозатраты на проект

Обратите внимание

Совет

Программа контролирует процесс списания трудозатрат в конкретных задачах. Списание происходит только в отношении тех сотрудников, которые являются исполнителями выбранной проектной задачи.

Проектная деятельность сложна. Автоматизация поможет оптимизировать ее ведение и привести к успешному завершению без ошибок, пересчета бюджета и бесполезно потраченного времени сотрудников.

Попробуйте «1С:Документооборот» бесплатно

С помощью тестового доступа на 30 дней.

Оставить заявку
Поделиться