Проектная деятельность сейчас является частью работы большого количества разных организаций. В их число входят IT-компании, рекламные агентства, крупные строительные холдинги и прочие.
Для указанных организаций важнее всего – успешно завершить проект, вне зависимости от обстоятельств. Для этого нужно четко и верно просчитывать затраты, прибыль, рентабельность и ресурсы, необходимые для выполнения задач.
Проблема, с которой можно столкнуться при ведении проектов
Как правило, даже небольшой проект имеет много путей реализации. Для каждого варианта развития событий нужно продумать цели, поставить задачи, рассчитать бюджет, подготовить документы и пообщаться со всеми участниками процесса. Во всем этом легко запутаться.
Для того чтобы результаты проектной деятельности не были печальными из-за множества каналов коммуникации, лучше прибегнуть к автоматизации.
Зачем автоматизировать?
Есть несколько поводов, при которых автоматизация проектной деятельности – верное решение.
- Эффективное управление проектами. Любой проект включает несколько задач: мониторинг факторов успешности, поэтапный анализ действий, контроль сроков выполнения и верную оценку ресурсов. С помощью автоматизации эти задачи можно решать в 2 раза быстрее и проще.
- Оптимизация ресурсов. К ним относятся не только материальные издержи, но и временные затраты сотрудников. При верно построенной системе управления ресурсами проектов, что как раз происходит после автоматизации, можно сократить количество ресурсов, чтобы не использовать их впустую.
- Верное распределение финансов. Формирование бюджета отнимает много времени и сил, а итоговый результат напрямую влияет на рентабельность проекта. Автоматизация предусматривает внедрение современных систем, которые позволяют контролировать распределение финансов и их правильное использование.
- Непрерывный контроль. Постоянный мониторинг проектной деятельности снизит вероятность технических ошибок или непродуманных шагов.
Конечно, поводов для автоматизации может быть намного больше. Все зависит от специфики проектов и особенностей их реализации.
Не уверены, что автоматизация поможет?
Получите консультацию специалиста, чтобы принять верное решение.
Оставить заявкуКакая программа подойдет для автоматизации проектной деятельности
При реализации проектов самое важное – не потеряться в документах, задачах и переписках. Для контроля этих процессов в едином поле подойдет программа «1С:Документооборот».
Для контроля за реализацией проекта и дальнейшей аналитики здесь предусмотрен ряд функций.
Учет данных в разрезе проектов
Любые объекты программы – документы, мероприятия, переписки, процессы прочие файлы можно прикрепить к конкретному проекту. Это позволит группировать данные, а также учитывать рабочее время сотрудников, работающих над задачами.
Перейти к объектам проекта можно из его карточки в программе.
Планирование и реализация задач проекта
Функционал «План проекта» включает в себя список задач, привязанных к конкретному проекту. Они объединены в иерархическую структуру и имеют крайний срок для выполнения.
План сроков формируется на основе связей проектных задач, рабочего календаря, ограничений и настроек и загружается автоматически. Также предусмотрены несколько режимов для контроля состояния задач:
- планирование — для составления плана проекта;
- диаграмма Ганта — графическое представление плана проекта;
- анализ трудозатрат — для анализа плановых и фактических трудозатрат;
- контроль выполнения — для контроля выполнения проектных задач;
- полный режим — выводит полный набор колонок в списке;
- отправка на выполнение — для своевременной отправки проектных задач на выполнение.
Реализация проекта
Работа над задачами проектов реализуется с помощью процесса «Исполнение». Когда пользователь создает процесс в рамках проектной задачи, в нем автоматически проставляются крайние сроки исполнения и сами исполнители.
После запуска процесса задача отражается как начатая, а после завершения – как выполненная. Таким образом легче контролировать реализацию проекта и видеть результат.
Учет трудозатрат сотрудников в разрезе проектов
Программа позволяет списать все трудозатраты, связанные с конкретным проектом. Посмотреть их можно в карточке проекта или конкретной проектной задачи.
Обратите внимание
Программа контролирует процесс списания трудозатрат в конкретных задачах. Списание происходит только в отношении тех сотрудников, которые являются исполнителями выбранной проектной задачи.
Проектная деятельность сложна. Автоматизация поможет оптимизировать ее ведение и привести к успешному завершению без ошибок, пересчета бюджета и бесполезно потраченного времени сотрудников.
.png)