Бизнес-процессы в программе «1С:Документоорот»
В статье расскажем, как устроены бизнес-процессы «1С:Документооборот» («1С:ДО») и как они настраиваются под потребности конкретной организации.
Для тех, кто еще не в курсе, что представляет из себя «1С:Документооборот», кратко опишем суть: программа помогает организовать хранение и совместную работу с документами и файлами, автоматизировать бизнес-процессы и проектную деятельность.
Эти проблемы решает в организации «1С:ДО».
Одна из главных причин, почему выбирают «1С:Документооборот»
Внутри компаний часто возникают сложности с документацией – письмами, заявлениями, служебными записками, договорами. Каждый сотрудник выполняет свою функцию. Кто-то создает документ, кто-то корректирует, согласует его, утверждает и так далее. Если эти процессы не автоматизировать, то документы теряются, согласования затягиваются, а задачи не выполняются в срок.
«1С:Документооборот 8» помогает организовать хранение и совместную работу с документами и файлами, автоматизировать бизнес-процессы и проектную деятельность.
Какие «бизнес-процессы» есть в «1С:Документооборот»?
Сперва определим, что такое «бизнес-процессы» в «1С:ДО». Бизнес-процессы в «1С:ДО» - это последовательности предопределенных задач, которые выполняются разными сотрудниками. Когда очередной пользователь выполнит свою задачу, программа направит задачу следующему. Задачи формируются только в рамках процессов, что помогает эти процессы автоматизировать и ускорить достижение конечной цели.
Можно создать как простой процесс согласования из одной или нескольких задач, так и комплексный, почти любой сложности, с большим количеством условий и разветвлений. Исполнителей задач можно выбрать самостоятельно или использовать режим автоподстановки.
Теперь, когда суть бизнес-процессов ясна, обозначим виды. «1С:Документооборот» включает стандартный набор шаблонов процессов для обработки документов:
- Исполнение. Внутренние или входящие документы отправляются на исполнение одному или группе сотрудников, а также проверяющему для анализа результатов выполненных задач, контроля сроков и соблюдения других регламентов.
- Ознакомление. Внутренний, входящий или исходящий документ и файлы отправляются одному или группе пользователей с целью ознакомления.
- Рассмотрение. Процесс необходим для получения резолюции руководителя о дальнейшем исполнении или отказе от исполнения внутренних или входящих документов.
- Регистрация. Отправляется секретарю для закрепления за документом регистрационного номера с целью получения официального статуса.
- Согласование. Процесс для согласования различных видов документов и файлов с указанными респондентами.
- Утверждение/Подписание. Процесс для утверждения определенными сотрудниками внутреннего или исходящего документа.
- Обработка входящего/ исходящего/ внутреннего документа. Для построения более сложных схем обработки документов, составленных из объединенных в цепочку базовых процессов.
- Комплексный процесс. Для автоматизации свободного маршрута обработки документа. Процесс состоит из последовательности заранее запланированных действий (типовых процессов), которые стартуют по настроенному вами порядку или условиям. Действия могут быть созданы как по шаблону, так и с нуля.
Бесплатный доступ на 30 дней к «1С:Документообороту»!
Тестируйте функционал в течение 30 дней, чтобы перед покупкой убедиться в пользе решения для вашей организации.
Получить доступКак управляются бизнес-процессы в «1С:Документообороте»?
В программе для этой цели есть специальный раздел «Управление процессами», в котором можно настроить, что необходимо для автоматизации бизнес-процессов:
- роли исполнителей;
- правила эскалации задач;
- условия маршрутизации;
- шаблоны бизнес-процессов;
- настройка повторения процессов;
- правила автозапуска процессов.
Отслеживать эффективность процессов и работу организации в целом можно с помощью инструмента «Мониторинг процессов», который находится в этом же разделе.
Чтобы создать или изменить процесс, необходимо выполнить команду «Шаблоны процессов», найти ее можно в панели навигации. Этот инструмент используется для настройки маршрута обработки какого-либо объекта в программе в соответствии с принятым в компании регламентом движения документов.
Представляет из себя заготовленный набор настроенных параметров, вручную вводить одни и те же настройки не нужно.
«Шаблон процессов» представляет из себя заготовленный набор настроенных параметров, среди которых исполнители, сроки, тип запуска, условия маршрутизации и другие. Эти параметры заполняют новый запущенный процесс, вручную не придется вводить одни и те же настройки. Перед запуском процесса пользователю можно разрешить либо запретить изменять настройки шаблона. Часто используемые процессы в организации для эффективной автоматизации рекомендуется сохранять в виде шаблонов, которые удобно привязывать как документ к карточке при создании бизнес-процесса.
С помощью графических схем в «1С:Документообороте» можно настраивать шаблоны комплексных процессов. Когда процесс запущен можно наблюдать за его стадиями и кто из пользователей выполнил либо не выполнил задачу.
Возникли вопросы по «1С:Документообороту»?
Задайте их специалистам прямо сейчас, это бесплатно.
Получить консультациюКак запустить бизнес-процессы в «1С:Документооборот»?
Запустить бизнес-процессы можно двумя способами.
-
Вручную:
- когда это нужно пользователю: зайдите в разделе «Главное» и нажмите команду «Создать процесс»;
- на основании предмета: в разделе «Документы и файлы» нажмите команду «Отправить» из карточки или списка любых видов документов, а также из списка файлов;
- на основании задачи: нажмите команду «Подзадача…» из карточки или списка задач, поступивших пользователю.
-
Автоматически:
- интерактивный запуск: по предложению программы, сразу после создания или регистрации документа. От запуска такого процесса можно отказаться;
- по факту произошедшего бизнес-события: «1С:ДО» автоматически запустит процесс, когда это нужно, при выполнении любых событий и заданных условий.
«1С»Документооборот» дает пользователю следующие возможности при работе с бизнес-процессами:
- принять задачу;
- перенаправить исполнение на другого сотрудника;
- задать вопрос по задаче;
- создать подзадачу;
- учитывать потраченное время на исполнение задачи;
- отменить выполнение задачи (если процесс не продвинулся дальше по маршруту);
- сообщить исполнителю о появлении новой задачи по электронной почте, СМС или диалоговым окном.
Если процесс еще не запущен, цепочку задач можно изменить. Все процессы можно поставить на автоматический повтор с периодичностью в пределах одного года.
Кратко о главном
Подытожим тезисно основные моменты из статьи.
«1С:Документооборот» дает возможность создавать бизнес-процессы и специальные шаблоны для них – так можно избежать ручного ввода одних и тех же данных. Кроме того, бизнес-процесс можно поставить на повтор. Запустить бизнес-процесс можно вручную или автоматически.
Бизнес-процессы в программе можно настроить под конкретные нужды организации – для этого в программе есть раздел «Управление процессами». Создать можно как простой, так и комплексный бизнес-процесс с большим количеством условий и разветвлений. Шаблоны для комплексных процессов можно настраивать с помощью графических схем.
Выпущена новая редакция «1С:Документооборота» - 3.0. Редакция 3.0 разработана с учетом пожеланий пользователей, использует передовые возможности платформы «1С:Предприятие» и библиотек, обновленный интерфейс и новые принципы работы. Подробнее возможностях новой редакции вы можете узнать на сайте.
