Удаленная бухгалтерия: почему это выгодно и какие сервисы помогают реализовать процесс?

Работа в удаленном формате еще с начала пандемии показала свои плюсы как для начальства, так и для сотрудников сотен компаний по всему миру. В частности, это касается бухгалтерии.

В статье рассмотрим несколько вопросов по теме:

• В чем плюсы удаленной бухгалтерии?
• Как организовать удаленную бухгалтерию?
• Какие сервисы «1С» используют для работы удаленной бухгалтерии?

В чем плюсы удаленной бухгалтерии?

Экономия для ваших сотрудников

Бухгалтерам на «удаленке» не приходится тратить время и деньги, чтобы добраться до работы, а также на то, чтобы покупать еду в течение дня и подбирать подходящую одежду.

Экономия для вас при найме бухгалтеров на удаленку

Наняв бухгалтеров для удаленной работы, вам не потребуется оплачивать страховые взносы, больничные листы, начислять премии. Стоимость услуг таких бухгалтеров гораздо меньше, чем зарплата штатных специалистов.

Низкая цена на сервисы для удаленной работы

Программы для работы удаленной бухгалтерии доступны по цене. Например, облачные сервисы «1С» доступны от 900 рублей в месяц. Это гораздо выгоднее, нежели покупать программу «в коробке» и лицензии к ней.

Отсутствие затрат на покупку и обслуживание компьютеров

При учете сложившейся геополитической ситуации в мире, поломка компьютерного оборудования может обойтись в копейку, не говоря уже о содержании в штате IT-специалиста для его обслуживания. На «удаленке» же сотрудники работают со своих компьютеров и в случае неполадок ответственность за их устранение лежит на самих сотрудниках.

Как организовать удаленную бухгалтерию?

Само понятие «удаленная бухгалтерия» уже говорит о том, что речь идет об удаленной организации труда сотрудников бухгалтерии. При этом расстояние никак не должно влиять на взаимодействие между главным бухгалтером и подчиненными ему сотрудниками.

На какие участки бухучета переводят удаленных сотрудников?

Сотрудников удаленной бухгалтерии удобно переводить на следующие участки бухгалтерии:

• авансовые отчеты;
• банк (выписки, подготовка платежных документов);
• учет основных средств;
• расчеты с поставщиками;
• реализация.

Первичные документы при удаленном формате взаимодействия можно доставлять курьером, отправлять по почте или по другим электронным каналам связи.

Какие критерии учитывать при переводе или найме бухгалтеров на удаленку?

Ключевые критерии оценки сотрудников:

• отличное знание действующего законодательства;
• ответственность;
• умение работать самостоятельно;
• способность расставлять приоритеты.

Какие документы должен предоставить сотрудник при приеме на работу?

Сотрудник удаленной бухгалтерии предоставляет в обязательном порядке руководству документы в соответствии со ст. 65 ТК РФ:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.

Важный момент! Все документы сотрудник удаленной бухгалтерии должен предоставить лично в бумажной форме.

Какое место работы необходимо указать удаленному сотруднику в трудовом договоре?

В соответствии с трудовым кодексом в трудовом договоре необходимо указать место работы сотрудника. Место работы – это адрес, по которому находится организация-работодатель или ее структурное подразделение, куда необходимо прибыть сотруднику в связи с его работой.

В случае, если вы наняли сотрудника бухгалтерии на фрилансе, в трудовом договоре на надомную работу следует определить рабочее место фрилансера как его место жительства.

Какие компенсации и гарантии получает сотрудник удаленной бухгалтерии?

Компенсации и гарантии для удаленных сотрудников, так же как и для штатных, предусмотрены трудовым законодательством:

• ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней;
• дополнительные отпуска и учебные отпуска;
• пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 лет.

Какие сервисы «1С» используют для работы удаленной бухгалтерии?

Наиболее популярными решениями для удаленной бухгалтерии являются облачные сервисы «1С», такие как «1С:Фреш» и «1С:Готовое рабочее место» («1С:ГРМ» или аренда «1С»).

Что такое «1С:Фреш»?

«1С:Фреш» - это сервис, который обеспечивает удаленный доступ к «1С» за счет хранения программы в «облаке». Благодаря этому к базе «1С» можно подключиться с любого устройства при наличии интернет-соединения. Коробочная версия при использовании «1С:Фреш» не нужна. Более того, сервис не требует установки «1С» на компьютер - вы подключаетесь к «1С» удаленно через браузер и можете начинать работу уже через 15 минут после покупки сервиса.

В «1С:Фреш» включает типовые программные решения «1С». В сервисе есть несколько тарифов, которые могут включать как одну, так и несколько доступных конфигураций «1С». Обновления в сервисе автоматические.

Что такое «1С:Готовое рабочее место»?

«1С:Готовое рабочее место» (аренда «1С») – это сервис, который позволяет подключаться к «1С» через Интернет, в частности на телефоне или планшете, в любой точке мира. Работать можно в самых нужных программах «1С» онлайн: «1С:Бухгалтерии», «1С:Зарплата и управления персоналом», «1С:Розница», «1С:Документооборот» по цене от 900 рублей в месяц.

К каждой конфигурации доступ приобретается отдельно. Это значит, что можно собрать индивидуальный перечень конфигураций, которые понадобятся в работе.

«1С:ГРМ» включает типовые и отраслевые решения, которых уже более 60 и они постоянно развиваются. Базы в «1С:ГРМ» можно доработать, а обновления конфигураций производятся по вашему запросу.

Ваши преимущества с облачными сервисами «1С»

Удобный вариант оплаты – по подписке от 900 руб./мес.

Так вы экономите на покупке серверов и настройке программы. А для еще большей выгоды можно перевести бухгалтерию на удаленный режим работы и экономить на содержании рабочих мест сотрудников.

Всегда актуальная версия программы

В локальной версии программы обновления платные и производятся вручную. В «1С:Фреш» и «1С:Готовое рабочее место» обновления входят в стоимость подписки, а в облаке «1С:Фреш» они устанавливаются автоматически.

Работа там, где удобно

С «1С» в облаке вы не привязаны к рабочему месту – работайте из любого места, где есть Интернет.

Данные под защитой

Все данные хранятся в специальном Дата-центре на территории РФ, резервные копии вашей базы создаются автоматически, а ваши вопросы решает круглосуточная техподдержка.

Быстрое начало работы

Начать работать можно сразу после предоставления доступа к облачному сервису. Установок и настроек собственной инфраструктуры не требуется. База создается в день получения запроса.

Понятный интерфейс

Внешний вид программы «1С» в облаке не меняется. Это все та же знакомая вам программа «1С», только через Интернет, поэтому нет необходимости переучиваться работе в программе.

Выводы по теме

Удаленный формат работы бухгалтерии так же актуален в наши дни, как и во время пандемии за счет своих преимуществ как для владельцев бизнеса, так и для самих сотрудников.

Компании с удаленной бухгалтерией экономят средства на покупке, обслуживании и ремонте компьютерной техники, аренде помещений для офисов и содержании штатных сотрудников. В свою очередь сотрудники удаленной бухгалтерии экономят средства на проезде до работы и обратно, обеспечении себя питанием в течение рабочего дня. Многие удаленные работники даже повышают концентрацию внимания на рабочих процессах, не отвлекаясь на общение с коллегами в кабинете.