Разобраться в «1С:ЗУП» за 10 минут: что нужно знать про программу, ее возможности и версии

Когда в компании появляется больше десяти сотрудников, учет перестает умещаться в голове и табличках. Кадровик записывает прием на работу в блокнот. Бухгалтер считает зарплату по данным, которые присылают в мессенджере. Руководитель утверждает премии, не видя общей картины по фонду оплаты труда. Каждый месяц одни и те же вопросы: кому начислили, кто в отпуске, сколько заплатили налогов.

В какой-то момент становится понятно: процесс нужно менять. Но как автоматизировать работу с людьми, деньгами и отчетами одновременно? И главное — как не запутаться еще сильнее?

«1С:Зарплата и управление персоналом» — программа, в которую зашит ответ на этот вопрос. В ней собрано все, что нужно для работы с сотрудниками: от кадровых документов до расчета налогов. Она подходит и небольшим компаниям, и крупным корпорациям. И вот что в ней важного.

Назначение и место программы в системе управления предприятием

«1С:ЗУП» занимает ключевое место в общей системе управления современным предприятием, выступая центральным звеном для всех процессов, связанных с сотрудниками. Программа поддерживает полный цикл операций: от планирования потребности в кадрах до расчета выплат и формирования отчетности для государственных органов.

С помощью «1С:ЗУП» автоматизируются основные направления в работе с кадрами и персоналом.

• Кадровый учет и кадровые изменения. оформление приема, перевода на другую должности, увольнения сотрудников, ведение электронных трудовых книжек и штатного расписания.

• Расчеты с персоналом. начисление заработной платы, премий, больничных, отпускных, командировочных и других выплат.

• Налоговый учет. исчисление НДФЛ и страховых взносов (на ОПС, ОМС, ВНиМ), формирование регламентированной отчетности (расчет 6-НДФЛ, отчеты в СФР и Росстат).

• Управление персоналом. реализация процесс подбора и оценки кандидатов, управления мотивацией, обучения и развития персонала, а также контроля охраны труда.

Программа учитывает актуальные изменения в законодательстве и поддерживает обмен данными с государственными информационными системами для сдачи отчетности.

Интерфейс и настройка программы

Интерфейс «1С:ЗУП» построен по современным принципам юзабилити, обеспечивая быстрый доступ ко всем необходимым функциям. Он состоит из трех основных областей, что делает работу интуитивно понятной даже для новых пользователей.

1. Область системных команд расположена в самой верхней строке окна. Здесь пользователь может просмотреть оповещения от программы, историю своих действий, перейти к избранным документам, а также изменить настройки учетной записи и параметры отображения интерфейса.

2. Панель разделов находится в левой части окна и представляет собой вертикальное меню. Каждый пункт этой панели соответствует крупному функциональному блоку: «Кадры», «Зарплата», «Выплаты», «Налоги и взносы», «Подбор персонала» и другие. Состав панели может варьироваться в зависимости от версии программы и прав доступа пользователя.

3. Панель навигации занимает центральную и самую большую область экрана. Ее содержание динамически меняется в зависимости от выбранного раздела. Здесь отображаются списки документов, справочники, отчеты и команды для выполнения конкретных операций. Именно с этой панели пользователь запускает нужные функции — создает приказы, вводит данные по кандидатам или формирует отчеты.

Основные функциональные возможности по разделам

Функционал «1С:ЗУП» охватывает все аспекты работы с персоналом, от поиска кандидатов до персонифицированного учета. Рассмотрим ключевые разделы программы подробнее.

Раздел «Подбор персонала»

Этот раздел предназначен для автоматизации деятельности службы работы с персоналом по поиску и найму сотрудников. Здесь реализованы следующие возможности:

• Создание и согласование вакансий внутри компании.

• Интеграция с рекрутинговыми сайтами для автоматического размещения вакансий.

• Ведение базы кандидатов, сбор и хранение резюме, оформление карточек кандидатуры на каждом этапе отбора.

• Отправка резюме руководителям для согласования и получения обратной связи.

• Формирование аналитических срезов и отчетов по эффективности подбор персонала, источникам поиска и скорости закрытия вакансий.

Раздел «Кадры»

Базовый раздел для работы отдела кадров, обеспечивающий полный цикл кадрового учета.

• Оформление всех кадровых решений: прием на работу, перевод, увольнение. Создание и хранение соответствующих приказов и документов.

• Управление штатным расписанием: контроль количества штатных единиц, вилка окладов по должности, утверждение изменений.

• Учет отсутствия сотрудников: командировки, отпуска, больничные, прогулы, отгулы, медосмотры.

• Расчет и начисление пособий, включая декретные.

• Хранение данных о полисах ОМС/ДМС.

• Формирование кадровых отчетов: личные карточки (форма Т-2), отчеты по остаткам отпусков, различные справки для сотрудников.

Раздел «Зарплата» и «Выплаты»

Эти два раздела обеспечивают бесшовный процесс от начисления до выдачи денежных средств.

• «Зарплата»: здесь производится расчет всех видов начислений (оклады, премии, выплаты по договорам ГПХ, больничные, отпускные) и удержаний (НДФЛ, профсоюзные взносы, алименты). Формируются расчетные листки, расчетные ведомости (Т-51) и своды начислений.

• «Выплаты»: раздел отвечает за перечисление/ выплату начислений. Здесь настраивается обмен с банками по зарплатным проектам (интеграция с «1С:ДиректБанк»), подготавливаются платежные ведомости и реестры на зачисление заработной платы на карты сотрудники.

Раздел «Налоги и взносы»

Раздел для контроля и формирования отчетности по фискальным платежам.

• Формирование справок 2-НДФЛ и ведение учета налоговых вычетов.

• Осуществление перерасчетов и возвратов НДФЛ и страховых взносов.

• Подготовка регламентированной отчетности: расчет 6-НДФЛ, расчет по страховым взносам (РСВ), персонифицированные сведения (ЕФС-1).

• Формирование отчетов для внутренней проверки корректности начисления налогов и взносов.

Разделы «Мотивация», «Обучение и развитие», «Охрана труда»

Эти разделы доступны в версии КОРП и представляют собой инструменты для стратегического управления человеческими ресурсами.

• «Мотивация»: позволяет настраивать грейды должностей, разрабатывать системы ключевых показателей эффективности и рассчитывать переменную часть оплаты труда. Здесь же можно разрабатывать и хранить правила предоставления льгот и компенсаций.

• «Обучение и развитие»: автоматизирует процессы внутреннего обучения, аттестации и оценки. Можно разрабатывать индивидуальные планы развития, вести ученические договоры, подавать заявки на курсы. Доступен инструмент оценки персонала методом «360 градусов»: составление анкет, выбор участников, проведение опросов и анализ результатов.

• «Охрана труда»: 1С: ЗУП КОРП позволяет автоматизировать задачи по контролю техники безопасности персоналом, проведению медосмотров, учету СИЗ, фиксации несчастных случаев на производстве и проведению СОУТ

Раздел «Отчетность, справки»

Централизованное место для формирования всех видов отчетов, как для внешних контролирующих органов (ФНС, СФР, Росстат), так и для внутреннего пользования. Здесь же находятся классификаторы особых условий труда, необходимые для корректного начисления пособий и учета дополнительных дней отпуска.

Раздел «Настройка»

Критически важный раздел для начала работы с программой. Здесь вносятся данные о компании (наименование, реквизиты), настраивается учетная политика, система налогообложения, создаются графики работы и прописываются формулы для расчета заработной платы и сумм удержаний. От корректности заполнения этого раздела зависит корректность работы всех остальных блоков программы и производимых расчетов.

Версии программы «1С:ЗУП» и их различия

Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» выпускается в трех основных версиях: «Базовая», «ПРОФ» и «КОРП». Выбор конкретной версии зависит от масштаба предприятия, количества пользователей и требуемой функциональности.

«1С:ЗУП Базовая версия»

Начальный уровень, ориентированный на небольшие компании с простой структурой.

• Режим работы: однопользовательский. Одновременно с программой может работать только один человек.

• Количество организаций: позволяет вести учет только одной компании или одного индивидуального предпринимателя.

• Функционал: доступны основные разделы для кадрового учета, расчета заработной платы, выплат, налогов и взносов, а также базовой отчетности.

• Ограничения: внедрение дополнительных функций и доработка конфигурации невозможны. Программа поставляется как готовое типовое решения без возможности изменения кода.

«1С:ЗУП ПРОФ»

Наиболее популярная версия для среднего и развивающегося бизнеса.

• Режим работы: многопользовательский. Технически, ограничений по количеству пользователей в программе нет, однако количество пользователей зависит от купленных лицензий (на 1, 5, 10, 20, 50 и более рабочих мест). Для больших компаний предусмотрено ограничение до 500.что позволяет одновременно работать бухгалтерам, кадровикам и менеджерам по подбору персонала.

• Количество организаций: поддерживается ведение учета нескольких организаций в единой информационной базе, что удобно для холдингов или групп компаний.

• Функционал: включает все возможности базовой версии.

• Главное отличие: возможность конфигурирования и доработки. Программу можно адаптировать под индивидуальные особенности бизнес-процессов предприятия: изменить логику документооборота, добавить собственные формы документов, доработать алгоритмы расчетов. Настройка и доработка выполняются на языке программирования «1С» специалистами компании-партнера или штатными разработчиками.

«1С:ЗУП КОРП»

Максимальная версия с расширенным функционалом, предназначенная для крупных корпораций с разветвленной структурой и сложным процессом управления персоналом.

• Функционал: включает все возможности версии ПРОФ.

• Расширенные блоки: дополнительно доступны разделы «Подбор персонала», «Мотивация», «Обучение и развитие», «Охрана труда».

• Уникальные сервисы: наличие сервиса «1С: Кабинет сотрудника». Это личный кабинет для каждого работника компании, где он может:

  • Просматривать расчетные листки за любой период.

  • Согласовывать отсутствие с руководителем (отпуск, отгул).

  • Уведомлять о внеплановых отсутствиях (опоздание, болезнь).

  • Подавать заявления на отпуск.

  • Видеть остаток отпускных дней.

  • Находить контакты коллег в справочнике.

  • Запрашивать справки, включая 2-НДФЛ.

  • Проверять и инициировать изменение персональных данных.

• Аналитика: более глубокая аналитика по персоналу и возможность формирования кадрового резерва.

Для наглядности все данные представили в таблице ниже.

Дополнительные сервисы и возможности

Повысить эффективность работы с «1С: ЗУП» можно за счет подключения ряда полезных сервисов:

• «1С:Кабинет сотрудника» — уже упомянутый инструмент для мобильного взаимодействия сотрудников и отдела по подбору персонала/бухгалтерии по кадровым вопросам, доступный через веб-портал или мобильное приложение.

• «1С-Отчетность» — сервис для подготовки и сдачи всей регламентированной отчетности через интернет напрямую из программы в ФНС, СФР, Росстат и другие контролирующие органы.

• Информационная система 1С:ИТС — источник актуальной справочной информации по ведению учета и работе в программах «1С», включая новости законодательства, комментарии экспертов и пошаговые инструкции.

• «1С:ДиректБанк» — сервис для прямого электронного обмена с банками по зарплатным проектам, позволяющий формировать заявки на открытие счетов и реестры на перечисление зарплаты.

Итог: что важно запомнить?

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» представляет собой комплексное и надежное решение для автоматизации всех аспектов работы с сотрудниками. Программа позволяет не только точно и в срок рассчитывать заработную плату и налоги, но и эффективно управлять кадровым потенциалом компании — от поиска и адаптации новичков до обучения, мотивации и оценки ключевых специалистов.

Гибкость настройки, наличие различных версий и возможность доработки делают «1С:ЗУП» универсальным инструментом, одинаково полезным как для небольших организаций, так и для крупных корпораций с тысячами сотрудников.