ЭДО в 1С:ERP: настройки внешнего и внутреннего документооборота

Электронный документооборот в 1С:ERP — это не просто модная опция, а необходимый инструмент для современного бизнеса. Он позволяет обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами и организовывать согласование внутренних документов компании в электронном виде.

В этой статье мы подробно разберем, как настроить и внешний, и внутренний ЭДО в системе 1С:ERP.

Что такое ЭДО и зачем он нужен в 1С:ERP

Электронный документооборот — это система обмена документами (счетами-фактурами, актами, накладными, договорами) в электронном виде, подписанными электронной подписью. Такие документы имеют полную юридическую силу наравне с бумажными аналогами.

Внедрение ЭДО в 1С:ERP дает компании определенные преимущества.

• Экономия ресурсов: исчезают расходы на бумагу, печать, курьерские услуги и аренду архивных помещений.
• Скорость: документы доходят до контрагента за считанные минуты.
• Безопасность: шифрование данных и квалифицированная электронная подпись гарантируют защиту от подделок.
• Удобство учета: все документы хранятся в едином электронном архиве, доступном для поиска и анализа.

Внешний ЭДО: обмен с контрагентами

Внешний ЭДО — это обмен документами между вашей компанией и сторонними организациями (поставщиками, покупателями, перевозчиками). Настройка этой функции в 1С:ERP проходит в несколько этапов.

1. Подготовительный этап

• Перед началом настройки убедитесь, что у вас есть квалифицированная электронная подпись (КЭП) для компании и сотрудников, уполномоченных подписывать документы. Если подпись отсутствует, то ее возможно выпустить, например, с помощью сервиса «1С:Подпись». Для этого необходима программа криптографии централизовано на сервере или локально на персональном компьютере.
  При работе базы через сервис «1C:Фреш» (база хранится в облаке) и сервиса «1С-Отчетность», при оформлении заявления на подключение/продление сервиса «1С-Отчетность», сертификат можно хранить в самом сервисе «1C:Фреш» в аппаратном хранилища ключей, которое сертифицировано ФСБ России.
• Выберите оператора ЭДО. Выберите сертифицированного оператора (например, АО «Калуга Астрал», ООО «Такском», ООО «Линк-сервис» или ООО ЭТП ГПБ).

  При выборе стоит обратить особое внимание на оператора ЭДО контрагента. Между Операторами, которые поддержали технологию «1С-ЭДО» обмен происходит автоматически. В иных случаях, пользователи, которые выбрали при подключении к «1С-ЭДО» оператора АО «Калуга Астрал» или ООО «Такском», могут настроить роуминг с некоторыми операторами, не входящими в перечень операторов «1С-ЭДО».

2. Настройка подключения к оператору в 1С:ERP

Сам процесс подключения интуитивно понятен и встроен прямо в интерфейс программы.

1. Перейдите в раздел «Администрирование» → «Обмен электронными документами».
2. Установите флажок «Электронные подписи», а затем в группе «Обмен с контрагентами» — флажок «Сервисы ЭДО».
3. После этого в разделе «Обмен электронными документами» нажмите «Подключиться к сервису ЭДО», где нужно будет выбрать организацию, которую требуется подключить, подгрузить сертификат с компьютера, выбрать оператора ЭДО и следовать инструкциям мастера подключения.

4. В результате успешного подключения вы получите идентификатор участника ЭДО, который будет использоваться для обмена документами. Получать новый идентификатор не обязательно, можно использовать существующий, если есть.

3. Настройка отправки документов

Чтобы пригласить контрагента к обмену электронными документами в «1С», нужно отправить ему специальное приглашение через сервис «1С-ЭДО». Для этого на закладке «Настройки ЭДО» необходимо создать настройку, заполнить основные данные (выбрать организацию и нужного контрагента из справочника), отправить приглашение.

1С:ERP позволяет обмениваться с контрагентами не только первичными документами, но и договорами в электронном виде.

В самой настройке отправки документов указывается перечень документов, который может использоваться для отправки и с каким регламентом (формат электронного документа, требуется ли ответная подпись).

После настройки можно отправлять документы.

Для работы электронными документами рекомендуется использовать АРМ «Текущие дела ЭДО».

Внутренний ЭДО: согласование документов внутри компании

Внутренний ЭДО — это процесс создания, согласования и подписания электронных документов сотрудниками вашей организации. В 1С:ERP этот функционал доступен начиная с версии 2.4.13.46.

Активация функционала

1. Перейдите в «Администрирование» → «Обмен электронными документами».
2. Убедитесь, что флажки «Электронные подписи», «Сервисы ЭДО» установлен.
3. В группе «Обмен с контрагентами» установите флажок «Использовать внутренние электронные документы».

Настройка подписей и маршрутов

Внутренние документы можно подписывать двумя способами:

• Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Требует наличия программы криптографии (например, КриптоПро CSP) и сертификата.
• Простая электронная подпись (ПЭП). Используется логин и пароль от «1С». Для ее применения необходимо утвердить внутреннее «Положение об использовании простой электронной подписи» и ознакомить с ним сотрудников под подпись.

Ключевой элемент внутреннего ЭДО — «Маршруты подписания». Они определяют, кто и в каком порядке должен подписать документ.

Создать маршрут можно в разделе «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Электронная подпись и шифрование» → «Маршруты подписания».

При создании маршрута вы можете:

• задать логическое условие: «поставить все подписи», «поставить любую из подписей» или «поставить все подписи по порядку»;
• добавить конкретных пользователей либо не указать заранее, тогда в таком случае используется предопределенный маршрут «Указывать при создании документа»;
• указать конкретный сертификат для подписи (если у пользователя их несколько).

Также в разделе «Настройки ЭДО» необходимо для организации создать настройку внутреннего документооборота с указанием перечня внутренних документов, подлежащих внутреннему подписанию, печатной формы, виду подписи (простая ЭП или КЭП), маршрут подписания.

После того как настройка выполнена, можно издать приказ и оформить уведомления об использования ЭП.

Работа с внутренними документами

После настройки в журналах документов (например, «Заявка на расходование ДС», «Авансовый отчет», «Перемещение товаров») появляется колонка «Состояние ЭДО».

Процесс работы выглядит так:

1. Сотрудник создает документ (например, «Перемещение товаров»).
2. Нажимает кнопку «ЭДО» → «Подписать электронный документ».

3. Система отправляет уведомление следующему подписанту по маршруту через сервис «1С-Диалог».
4. Подписант получает всплывающее уведомление, переходит по ссылке в документ и ставит свою подпись.
5. После прохождения всех этапов статус документа меняется на «Завершен».

Подведем итог

Настройка электронного документооборота в 1С:ERP — это стратегический шаг, который выводит управление документацией компании на качественно новый уровень. Внешний ЭДО ускоряет и удешевляет взаимодействие с партнерами, а внутренний — автоматизирует и делает прозрачным процесс согласования документов.

Начав с подключения к оператору и настройки простых маршрутов подписания, вы быстро ощутите преимущества «безбумажного» офиса.