С 01.01.2026 недопустимо отражение в учете выплаты аванса по заработной плате без предварительного отражения в учете его начисления – это следует из федерального стандарта бухгалтерского учета государственных финансов «Единый план счетов бухгалтерского учета государственных финансов» и методических указаний по его применению.
Начиная с версий 3.1.34.107 и 3.1.35.48 в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» (ред. 3) можно сформировать результат для отражения в учете аванса, других межрасчетных выплат, удержания НДФЛ и иных удержаний из начисленных сумм за первую половину месяца. Рассмотрим как отразить аванс в «1С:ЗКГУ» и передать данные расчета в «1С:БГУ».
Когда платить аванс и что в него не входит
Согласно части 6 статьи 136 Трудового кодекса РФ и письму Минтруда России от 28.11.2016 № 14-1/В-1180, заработную плату выплачивают не реже чем каждые полмесяца. Конкретную дату выплаты устанавливают правила внутреннего трудового распорядка, коллективный или трудовой договор – не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.
В аванс не включают выплаты, которые можно рассчитать только по итогам месяца. Согласно письмам Минтруда России от 02.07.2024 № 14-1/ООГ-4023, от 20.03.2019 № 14-1/В-177 и от 18.09.2018 № 14-1/В-765, а также позиции Роструда (см. онлайнинспекция.рф, информация от 26.05.2022), к ним относятся:
-
стимулирующие выплаты, если их оценивают по итогам работы за месяц, – их начисляют и выплачивают только при окончательном расчете;
-
выплаты компенсационного характера, расчет которых зависит от выполнения месячной нормы рабочего времени, например оплата сверхурочной работы, работы в выходные и нерабочие праздничные дни.
Страховые взносы также попадают только в окончательный расчет: их исчисляют по итогам месяца и начисляют в последний день месяца (ст. 421 НК РФ).
Отдельно закон регулирует сроки уплаты НДФЛ. По пункту 6 статьи 226 НК РФ налоговые агенты перечисляют исчисленный и удержанный налог: за период с 1-го по 22-е число месяца – не позднее 28-го числа текущего месяца; за период с 23-го числа по последнее число месяца – не позднее 5-го числа следующего месяца; за период с 23 по 31 декабря – не позднее последнего рабочего дня текущего года.
Наконец, согласно письму Минфина России от 26.02.2021 № 02-06-10/13655, денежное обязательство в объеме начисленной зарплаты нужно отразить в бюджетном учете в момент его возникновения – например, по факту начисления зарплаты за первую половину месяца, при увольнении или по факту начисления по итогам месяца.
Основание для начисления – Табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421), Записка-расчет об исчислении среднего заработка (ф. 0504425) и другие учетные документы по учету труда и его оплаты.
Почему бухучет требует начисление раньше выплаты
С 01.01.2026 применяется федеральный стандарт «Единый план счетов бухгалтерского учета государственных финансов», утв. приказом Минфина России от 30.08.2024 № 121н (далее – СГС «Единый план счетов», Стандарт № 121н).
В отношении каждого счета Стандарт № 121н устанавливает признак: активный счет (А), пассивный счет (П) или активно-пассивный (А, П). У активного счета по итогам любой бухгалтерской записи не может быть кредитового остатка. У пассивного счета не может быть дебетового остатка.
Единый план счетов (приложение № 1 к Стандарту № 121н) относит счет 302 00 «Расчеты по принятым обязательствам» – и в том числе счет 302 10 «Расчеты по оплате труда, начислениям на выплаты по оплате труда» – к пассивным.
Методические рекомендации по применению СГС «Единый план счетов», доведенные письмом Минфина России от 30.06.2025 № 02-07-08/63940, прямо называют дебетовый остаток на пассивном счете ошибкой бухгалтерского учета: она связана с неотражением или несвоевременным отражением первичного документа, подтверждающего начисление обязательства, либо с искажением учета из-за несоответствия документов фактам хозяйственной жизни.
Счет 302.11 – пассивный. Поэтому с 01.01.2026 порядок жесткий: сначала в учете отражают начисление аванса, потом – его выплату. Обратный порядок дает дебетовый остаток на счете 302.11, а это прямой признак методической ошибки.
Как отразить начисления в «1С:Зарплате и кадрах государственного учреждения 8»
В программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» редакции 3 начисленную зарплату, НДФЛ и страховые взносы отражают в учете документом «Отражение зарплаты в бухучете» (раздел Зарплата – Отражение зарплаты в бухучете) рис. 1.
🔍 Увеличить
Рис. 1
В форме документа указывают месяц, по итогам которого формируют результаты, и организацию (или ее обособленное подразделение). Документ заполняют по кнопке Заполнить. На закладках появляются:
-
Начисленная зарплата и взносы – суммы начислений сотрудникам и начисленных по ним страховых взносов;
-
Начисленный НДФЛ – суммы исчисленного налога на доходы физических лиц;
-
Удержанная зарплата – суммы удержаний из зарплаты за указанный месяц;
-
Выплата за счет резервов – суммы отпускных, выплаченных за счет накопленных резервов (закладка появляется, если организация формирует оценочные обязательства по оплате отпусков).
Как выделить именно аванс: расчет за первую половину месяца
Документ Отражение зарплаты в бухучете может формировать результат отдельно для начисленной зарплаты за первую половину месяца (аванс), других межрасчетных выплат, удержания НДФЛ и иных удержаний. Для этого нужно включить настройку «Регистрировать в бухучете результаты расчета за первую половину месяца» в разделе Настройка – Расчет зарплаты – Настройки бухучета.
🔍 Увеличить
Рис. 2
После этого в документе доступны два условия формирования (рис. 1):
-
Данные межрасчетного периода – в документ попадают только результаты расчета за первую половину месяца: соответствующие начисления и удержания из них. Выплаты, которые определяются только по итогам месяца, и страховые взносы в этот расчет не включаются – это соответствует правилам, разобранным выше;
-
Окончательный расчет – в документ попадают данные окончательного расчета за месяц за вычетом того, что уже учтено как аванс.
После проведения документ можно синхронизировать с «1С:Бухгалтерией государственного учреждения 8» – при уже настроенной синхронизации дополнительных действий не требуется. Документ Отражение зарплаты в бухучете можно выгружать несколько раз в течение месяца.
Как данные аванса попадают в «1С:Бухгалтерию государственного учреждения 8»
Загрузка данных – как межрасчетной выплаты в течение месяца, так и окончательного расчета за месяц – формирует в «1С:БГУ» ред.2.0 документ Отражение зарплаты в учете (раздел Учет и отчетность – Заработная плата).
При загрузке документа из «1С:ЗКГУ» с признаком «Данные межрасчетного периода» в документ «1С:БГУ» ред. 2.0 попадают результаты расчета за первую половину месяца (рис. 3). При его проведении формируются бухгалтерские записи по начислению зарплаты за первую половину месяца и принятию денежных обязательств на ее оплату.
🔍 Увеличить
Рис. 3
Окончательный расчет: как закрыть месяц
При окончательном расчете за месяц (опция Окончательный расчет) в документ в «1С:ЗКГУ» включаются данные окончательного расчета за минусом того, что уже начислено за первую половину месяца. Документ также можно синхронизировать с «1С:БГУ» ред. 2.0.
При загрузке этих данных в «1С:БГУ 2» документ «Отражение зарплаты в учете» формирует бухгалтерские записи по начислению зарплаты за вторую половину месяца и принятию денежных обязательств на ее оплату.
Если данные расчета зарплаты и других выплат за первую половину месяца отражены в учете своевременно, на пассивном счете 302.11 не возникнет дебетового остатка – то есть учет будет соответствовать требованиям Стандарта № 121н.
 1.png){kind=icon}
.png){kind=icon}