Какие материальные ценности и как отражать на забалансовом счете 27

В данной статье подробно разберем как работать с 27 счетом, защитить свое имущество и соблюсти методологию Стандартов.

Передача специальной одежды или служебных вещей в личное пользование сотрудникам всегда была непростой темой для бухгалтера, так как любая ошибка в проводках во время отражения факта хозяйственной жизни при первой же ревизии грозит учреждению серьезными штрафами со стороны контролирующих органов.

Для того, чтобы такое имущество попало на забаланс правомерно, должны соблюдаться следующие условия:

1. Такое имущество закрепляется за сотрудником персонально.

2. Выдача привязана к должностным обязанностям.

3. Норма обеспечения имуществом закреплена локальными или ведомственными актами, в которых указан срок, на который выдается имущество и необходимое к выдаче количество.

4. Должностная инструкция предполагает использование таких вещей за пределами рабочего места.

При этом, имущество, выданное лицам, которые не являются сотрудниками учреждения на 27 счете не учитывается, для них рекомендуем ввести специальный дополнительный забалансовый счет и прописать это в учетной политике учреждения.

Имущество, которое нельзя отражать на забалансовом счете

1. Временно выданное, к такому имуществу можно отнести имущество, которое выдается сотруднику в связи с какими-то разовыми поручениями, это может быть телефон или спецодежда выданная на время командировки или для использования на один день.

2. Мебель, оргтехника и прочее имущество, которое используется сотрудниками в течении рабочего дня, но закрепленное на постоянной основе за материально-ответственными лицами.

На забалансе также не учитываются выданные по нормативу запасы, к ним можно отнести средства индивидуальной защиты и смывающие средства (разные кремы и средства индивидуальной защиты, смывающие средства и пр.).

На первый взгляд может показаться, что их выдача попадает под вышеописанные критерии, но в этой ситуации речь идет уже не о контроле за сохранностью, целевом использовании и движении материальных ценностей, а о соблюдении правил обеспечения сотрудников средствами индивидуальной защиты и смывающими средствами, что не относится к сфере бухгалтерского учета.

Оформление выдачи

Выдача любых материальных ценностей оформляется Актом приема – передачи объектов, полученных в личное пользование, и фиксируется в Карточке учета имущества в личном пользовании строго по балансовой стоимости.

В оприходовании материалов и основных средств есть существенные различия в части проводок:

• при выдаче материальных запасов в личное пользование подразумевает их списание с баланса на расходы и затраты, контроль за сроком использования осуществляется исключительно на 27 счете;

• по основным средствам оформляется внутреннее перемещение (смена ответственного лица), и параллельно ведется учет по забалансовому счету 27, при этом, списывать их при выдаче в личное пользование с баланса 101 счета или с забалансового счета 21 запрещено.

Прямая передача имущества, выданного в личное пользование от одного сотрудника к другому с отражением на забалансовом счете 27 действующими нормативно правовыми актами и иными документами в области бухгалтерского учета не предусмотрены. Имущество выдается строго по нормам обеспечения, установленным соответствующими правовыми актами, конкретному сотруднику.

Для передачи такого имущества другому лицу объект должен быть в обязательном порядке возвращен в место хранения от первоначального получателя и только после этого выдан новому сотруднику.

Возвратное и невозвратное имущество

По жизненному циклу имущество делится на «возвратное», «невозвратное» и «с условием». В локальных правовых актах учреждения должен быть четко определен перечень категорий при списании имущества.

Возвратное имущество всегда выдается на какой-то определенный срок и остается собственностью учреждения. Оно подлежит обязательной сдаче в место хранения по окончании срока носки или использования, при увольнении сотрудника, при переводе на другую должность или при плановой модернизации техники. Основные средства всегда входят в категорию возвратных если иное не предусмотрено специальными ведомственными нормативными актами.

К невозвратной категории относится имущество, которое выдается без условий возврата, к такому имуществу можно отнести нательное белье, перчатки и пр., так как данный вид имущества быстро утрачивает защитные и потребительские свойства, а также не может быть передано из соображений по соблюдению личной гигиены.

Такое имущество в случае увольнение сотрудника списывается по окончании срока эксплуатации и уменьшает 27 счет, при этом вещи остаются в собственности сотрудника, но списание даже такого имущества должно проходить с соблюдением процедур внутреннего контроля – то есть с привлечением комиссии учреждения.