Налогообложение выходного пособия при сокращении и соглашении сторон в «1С:ЗУП»

Расчеты с увольняемыми сотрудниками — одна из самых чувствительных зон для бухгалтера и кадровика. Ошибки здесь стоят дорого: если недоплатить работнику, компания получит трудовой спор, а если неверно рассчитать налоги — штрафы от ИФНС и доначисления.

Основная сложность заключается в том, что налогообложение выходного пособия при сокращении, ликвидации или увольнении по соглашению сторон зависит сразу от нескольких факторов: основания увольнения, размера выплаты и корректности настроек в учетной программе.

Разбираем, в каких случаях государству придется отдать часть суммы, когда и как начисляются страховые взносы и выходное пособие НДФЛ, а когда выплата полностью освобождена от фискальной нагрузки, и как правильно настроить программу «1С:ЗУП» для автоматического расчета.

Что такое выходное пособие: виды и основания для выплаты по ТК РФ

Выходное пособие — это компенсационная выплата, цель которой — поддержать человека в период поиска новой работы. Согласно статье 178 ТК РФ, работодатель обязан выплатить пособие, если трудовой договор расторгается по причинам, не зависящим от сотрудника.

К законодательно установленным основаниям относятся:

• Сокращение штата или численности работников организации.

• Полная ликвидация компании или прекращение деятельности ИП.

• Отказ сотрудника от перевода на другую работу, необходимую ему в соответствии с медицинским заключением, либо отсутствие у работодателя соответствующей вакансии.

• Призыв работника на военную службу (или направление на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу).

• Признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности согласно медицинскому заключению.

• Отказ сотрудника от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность.

• Существенные изменения условий трудового договора со стороны работодателя, с которыми работник не согласен.

• Восстановление на работе сотрудника, который ранее выполнял эту обязанность (по решению суда или трудинспекции).

Общее правило: необлагаемый лимит

Для большинства компенсационных выплат при увольнении действует единый лимит, установленный Налоговым кодексом РФ (п. 1 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

• 3 среднемесячных заработка — общий лимит для всех организаций.

• 6 среднемесячных заработков — лимит для сотрудников компаний, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Все суммы, которые укладываются в рамки данного лимита, полностью освобождены от фискальной нагрузки. Если выплата превышает этот порог, то сумма превышения облагается в общем порядке — на нее начисляются страховые взносы, а также удерживается подоходный налог.

Когда выходное пособие не облагается НДФЛ и взносами

Рассмотрим стандартные ситуации, в которых у бухгалтера не возникает обязанности начислять налоги и взносы.

Сокращение штата или ликвидация организации

При увольнении по этим основаниям сотруднику гарантированно выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка. В дальнейшем за ним может сохраниться средний заработок на период трудоустройства (в общем случае до двух месяцев, в исключительных — до трех, а на Крайнем Севере — до шести месяцев).

Пока общая сумма выплат не превышает 3-кратный (или 6-кратный) размер среднего месячного заработка, налогообложение выходного пособия при сокращении не предполагает начисления фискальных платежей. Данное правило применяется автоматически ко всем штатным сотрудникам.

Выплаты в пределах лимита при соглашении сторон

Если организация расстается с сотрудником по соглашению сторон и выплачивает ему отступные, эти суммы также подпадают под действие общего лимита. Задаваясь вопросом, облагается ли выходное пособие НДФЛ в этом случае, нужно смотреть на сумму: до тех пор, пока размер компенсации не превышает трех среднемесячных заработков, удерживать налог и начислять взносы не нужно.

Когда НДФЛ и взносы все-таки нужны

Налоговые риски возникают тогда, когда компания выходит за рамки установленных ТК РФ минимумов или закрепляет выплаты исключительно во внутренних документах.

Выплаты сверх лимита

Любая сумма, выплаченная сверх 3-кратного (или 6-кратного для северян) размера среднего заработка, подлежит налогообложению. На сумму превышения в обязательном порядке начисляются страховые взносы, и с нее удерживается выходное пособие НДФЛ.

Пособия, не предусмотренные ТК РФ (только договором)

В трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте (ЛНА) работодатель может прописать любые дополнительные компенсации при увольнении по основаниям, которых нет в статье 178 ТК РФ (например, при увольнении по собственному желанию в связи с выходом на пенсию).

Статья 178 ТК РФ позволяет работодателю расширять перечень оснований для выплат. Но важно помнить: если выплата полностью инициирована ЛНА работодателя и не связана с законодательными гарантиями, ее квалификация зависит от общей суммы. На такие выплаты распространяется тот же лимит: суммы внутри 3-кратного заработка не облагаются, все, что сверху — облагается ли выходное пособие НДФЛ и взносами в этой части? Да, в полной мере, вся сумма превышения подлежит налогообложению.

Выходное пособие руководителю, его заместителям и главбуху

Для топ-менеджмента действуют особые правила. Статья 181 ТК РФ обязывает выплатить компенсацию в размере не менее трех средних месячных заработков при смене собственника имущества организации. Если же трудовой договор расторгается по решению собственника без вины руководителя (ст. 279 ТК РФ), компенсация также не может быть ниже трехкратного среднего заработка.

Налогообложение здесь стандартное: все, что укладывается в 3-кратный лимит — свободно от налогов, все, что выплачено сверх (например, по условиям «золотого парашюта» предусмотрено 5 окладов) — увеличивает выходное пособие НДФЛ и взносы в части этого превышения.

Выходное пособие при соглашении сторон: отдельный разбор

Увольнение по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) — самый частый источник ошибок и предмет пристального внимания налоговых инспекторов. Причина в том, что само по себе соглашение сторон не содержит обязанности работодателя выплачивать пособие по умолчанию. Выплата появляется только в том случае, если стороны прямо договорились об этом и зафиксировали сумму в документе.

Где ошибаются бухгалтеры?

1. Неправильный расчет среднего заработка для лимита. Некоторые приравнивают три среднемесячных заработка к трем должностным окладам. Это ошибка. Средний заработок рассчитывается по правилам Постановления Правительства № 922. Если оклад небольшой, но были крупные премии, средний заработок окажется выше оклада. Если оклады были высокими, а премий не было — наоборот. Если выплатить три оклада, которые по факту превысят три средних заработка, изменится налогообложение выходного пособия при сокращении или соглашении сторон, и возникнет недоимка по налогам.

2. Отсутствие связи с трудовой деятельностью. Налоговая служба может попытаться переквалифицировать выплату по соглашению сторон в материальную помощь или необоснованное расходование средств, если ее размер экономически не оправдан. Выплата должна быть зафиксирована либо в дополнительном соглашении к трудового договору, либо в самом тексте договора.

Правило для соглашения сторон простое: фиксируйте выплату в кадровых документах, рассчитывайте точный средний заработок за последние 12 месяцев, умножайте на 3 и начисляйте страховые взносы и НДФЛ только на ту часть, которая этот лимит превысила.

Как отразить выходное пособие в «1С:ЗУП»: настройка вида начисления

Чтобы программа корректно рассчитывала выходное пособие НДФЛ и страховые взносы, необходимо правильно настроить виды начислений и использовать целевые документы в программе «1С:ЗУП».

Шаг 1. Создание документа и стандартный расчет выплаты

Для отражения увольнения и начисления законодательно установленного пособия в пределах лимита используется штатный документ «Увольнение».

1. Перейдите в раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения».

2. Нажмите кнопку «Создать» и выберите «Увольнение» (или «Увольнение списком», если расторгаются договоры с группой сотрудников).

3. В открывшемся документе укажите сотрудника, месяц увольнения и дату переноса события в учет.

4. На вкладке «Условия увольнения» укажите основание (например, пункт о сокращении штата), от этого зависит правильное налогообложение выходного пособия при сокращении.

5. В поле «Выходное пособие за» введите количество рабочих дней (или календарных, в зависимости от методологии), за которые положена выплата.

6. Программа автоматически рассчитает среднедневной заработок. Посмотреть и отредактировать его можно в строке «Средний заработок» (справа внизу), нажав на значок карандаша.

7. После заполнения этих параметров на вкладке «Начисления и удержания» автоматически появится строка с расчетом компенсации. По умолчанию в программе «1С:ЗУП» данное начисление настроено так, что суммы в пределах лимита не создают выходное пособие НДФЛ и полностью освобождены от взносов.

Шаг 2. Оформление «Увольнения списком»

Если происходит массовое сокращение, операции автоматизируются:

1. В разделе «Приемы, переводы, увольнения» нажмите «Создать» → «Увольнение списком».

2. Заполните табличную часть сотрудниками.

3. Поочередно переходите по ссылке «Нет сведений об увольнении» в строке каждого сотрудника. Откроется стандартное окно «Увольнение», где нужно заполнить дату, причину и количество отработанных дней для пособия, аналогично Шагу 1.

Шаг 3. Начисление дополнительного дохода (сверх лимита или не по ТК РФ)

Если сотруднику выплачивается сумма, из-за которой меняется стандартное налогообложение выходного пособия при сокращении или соглашении сторон (выплата превышает лимит), механизм документа «Увольнение» не покроет всю специфику. Потребуется создать отдельный вид начисления и использовать документ «Разовое начисление» в «1С:ЗУП».

Сначала настроим сам вид начисления (раздел «Настройка» → «Начисления» → «Создать»):

1. Введите наименование (например, «Выходное пособие сверх лимита»).

2. На вкладке «Основное» в странице «Назначение начисления» выберите «Прочие начисления и выплаты».

3. В строке «Начисление выполняется» укажите «По отдельному документу» (в поле ниже автоматически выберется «Разовое начисление»).

4. На вкладке «Учет времени» выберите радиокнопку «Дополнительная оплата за уже отработанное время».

5. Проверьте заполнение вкладок «Зависимости», «Приоритет» и «Средний заработок» (как правило, данные выплаты не должны повторно включаться в расчет среднего заработка для будущих периодов).

6. Перейдите на вкладку «Наполнители: Налоги, взносы, бухучет»:

   • В блоке «НДФЛ» установите переключатель в положение «Облагается» (так как на вопрос, облагается ли выходное пособие НДФЛ сверх лимита, НК РФ отвечает утвердительно) и укажите код дохода 2014.

   • В блоке «Страховые взносы» в поле «Вид дохода» выберите категорию, которая подразумевает, что на это выходное пособие страховые взносы начисляются в полном объеме.

   • В строке учета расходов на оплату труда укажите необходимую статью по НК РФ.

Для проведения самой выплаты зайдите в раздел «Зарплата» → «Разовые начисления», создайте документ, выберите созданный вид начисления, укажите сотрудника и впишите сумму, превышающую лимит. Программа «1С:ЗУП» сама удержит налог и начислит страховые взносы.

Типичные ошибки и как их избежать

Чтобы избежать претензий со стороны проверяющих органов, контролируйте три ключевые точки:

• Суммирование выплат. Помните, что 3-кратный лимит действует на все компенсационные выплаты при увольнении в совокупности (кроме компенсации за неиспользованный отпуск — она увеличивает выходное пособие НДФЛ и облагается взносами с первого рубля). Если вы платите и пособие по сокращению, и дополнительную компенсацию за досрочное увольнение, их суммы для целей расчета лимита нужно складывать.

• Игнорирование северных повышений. Бухгалтеры иногда забывают, что для филиалов на Крайнем Севере лимит легально увеличен до 6 месяцев. Удержание НДФЛ с 4-го и 5-го среднего заработка у «северян» — это ущемление прав работника и излишнее перечисление налогов в бюджет.

• Сроки перечисления налога. НДФЛ с облагаемой части выходного пособия должен быть удержан непосредственно при фактической выплате денег сотруднику и перечислен в бюджет в составе ближайшего единого налогового платежа (ЕНП) с учетом действующих периодов.

Таблица-шпаргалка по налогообложению выходных пособий

Для быстрой сверки используйте итоговую таблицу. Она поможет безошибочно определить фискальный статус выплаты в зависимости от причин расставания с персоналом и понять, начисляются ли в конкретной ситуации страховые взносы и подоходный налог.