С 1 марта 2026 года воинский учет в РФ окончательно перешел в цифровой формат. Запуск единого Реестра воинского учета изменил правила игры: теперь данные работодателей автоматически сверяются со сведениями ФНС и МВД, отчетность направляется через портал «Госуслуги» с обязательным заверением усиленной квалифицированной электронной подписью, а призыв стал круглогодичным.
Большинство российских компаний ведут кадровые процедуры в программе «1С». В актуальных версиях конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (далее 1С:ЗУП) реализован полноценный функционал для автоматизации этого направления, однако многие специалисты кадровых служб и бухгалтеры не используют его возможности на полную мощность или не знают актуальных правил настройки системы.
В этой статье подробно разберем, как вести воинский учет в «1С», чтобы минимизировать риски ручных ошибок и избежать крупных штрафов.
Что изменилось в законодательстве
Главное изменение — создание единого цифрового контура. Любые кадровые перемещения военнообязанных граждан теперь видны контролирующим органам практически в режиме реального времени. Попытки вести учет «вручную» на бумажных носителях или в сторонних таблицах приводят к пропуску сроков уведомления военкоматов.
Программа «1С:ЗУП» выступает ключевым звеном интеграции кадровых данных организации с государственными информационными системами. Начиная с версий 3.1.34.173 и 3.1.36.41, в систему заложена возможность выгрузки пяти основных форм документов в электронном формате для последующего обмена через специализированные порталы (включая Реестрповесток.рф).
«1С:ЗУП»: настройки воинского учета, пошаговый алгоритм
Для приведения программного продукта в соответствие с требованиями 2026 года, необходимо выполнить последовательную настройку параметров системы в «1С». Ниже представлен пошаговый порядок действий для конфигурации «1С:ЗУП» редакции 3.1.
Шаг 1. Подключение функционала воинского учета
Перейдите по пути: Настройка — Кадровый учет — Воинский учет.
-
Установите флаг «Ведется воинский учет». Данное действие активирует специализированный подраздел, открывает доступ к необходимым документам, электронным файлам и печатным формам.
-
Если организация осуществляет бронирование граждан на период мобилизации и на военное время, установите соответствующий второй флажок.
Важно: для корректного заполнения личных карточек без дублирования адресов в этом же окне настроек доступна опция «Заполнять только адрес по прописке в документах электронного обмена». Если ее активировать, система перестанет автоматически подтягивать адреса места проживания и информирования, оставляя только официальную регистрацию. Для корректного учета всех категорий сотрудников здесь же можно активировать флаг «Учитывать внешних совместителей в документах электронного обмена».
Шаг 2. Назначение ответственного лица
Перейдите в раздел: Настройка — Организации — Учетная политика и другие настройки — Ответственные лица.
В поле «Ответственный за ВУР» (воинский учет и бронирование) укажите сотрудника, данные которого будут автоматически подставляться в печатные и электронные формы отчетов.
Шаг 3. Подготовка первичного пакета документов
В разделе Настройка — Организации — Учетная политика и другие настройки — Воинский учет доступны регламентированные печатные формы:
-
Приказ об организации воинского учета (согласно приложению № 4 к Методическим рекомендациям).
План работы (приложение № 17 к Методическим рекомендациям).
Обратите внимание: программа формирует план работ со стандартными сроками сдачи отчетности. Период отправки извещений о приеме и увольнении сотрудников в плане может выводиться по старым нормам (2 недели), в то время как по действующему законодательству этот срок ограничен 5 днями.
Шаг 4. Классификация должностей
Откройте справочник: Настройка — Должности. Для каждой позиции штатного расписания необходимо заполнить поле «Категория воинского учета». Без этих сведений невозможно корректное автоматическое заполнение таких сводных документов, как Карточка учета организации (Форма 18).
Шаг 5. Внесение сведений о физических лицах
Перейдите в меню: Кадры — Сотрудники.
-
По гиперссылке «Воинский учет» укажите отношение к воинской обязанности, воинское звание, состав, категорию годности и данные о зачислении в запас.
-
В разделе «Личные данные» внесите реквизиты документов (военный билет, справка взамен военного билета, водительское удостоверение).
Заполните уровень образования и состав семьи.
В персональных настройках пользователя ( Настройка — Сервис — Персональные настройки — Работа с файлами — Таблица «Настройки открытия файлов» ) рекомендуется вручную прописать расширение «csv» в поле «Расширение». Это позволит использовать встроенный редактор «1С» для оперативного просмотра выгружаемых электронных реестров перед их отправкой.
Также в карточках физических лиц появились новые поля для ввода даты начала проживания (для адреса места жительства) и даты «Используется с» (для адреса информирования). При заполнении карточки гражданина в разделе «I. Общие сведения» в пункте 11 теперь отображается именно дата начала проживания.
Формирование карточек учета и автоматическая отчетность в «1С:ЗУП»
Карточка учета организации (Форма № 18)
Документ предназначен для постановки компании на учет в военкомате или органах местного самоуправления. Единой унифицированной формы для всей страны нет — региональные ведомства могут предъявлять специфические требования к оформлению.
В программе «1С:ЗУП» отчет формируется по пути: Кадры — Кадровые отчеты — Карточка учета организации (форма № 18). Сведения о численности сотрудников, включая забронированных граждан, рассчитываются системой автоматически на основании ранее введенных кадровых данных. При первоначальной подаче регистрационный номер не указывается — его присваивает ведомство.
Карточка гражданина, подлежащего учету (Форма № 10)
Основной документ персонального учета военнообязанного сотрудника или призывника. Находится в меню Кадры — Кадровые отчеты — Карточка гражданина, подлежащего учету (Форма № 10). Блок «Сведения о приеме и увольнении» заполняется автоматически на основании кадровых приказов.
Исключение составляет графа 4 (сведения о входящих/исходящих номерах уведомлений) — данные вносятся через специализированный документ «Сведения о приеме, переводе и увольнении для военкомата».
Чтобы зафиксировать факт проверки сведений, в системе регистрируются документы «Сверка с документами воинского учета» и «Сверка с военным комиссариатом».
Работа с журналом «Сведения для военкоматов»
Основным рабочим пространством для взаимодействия с цифровым реестром является журнал «Сведения для военкоматов» (Кадры — Воинский учет). Здесь аккумулируются кадровые изменения, и формируются файлы в формате CSV для пяти ключевых типов событий:
| Тип электронного документа в «1С:ЗУП» | Основание для формирования | Срок подачи |
|---|---|---|
| Извещение о приеме или увольнении для военкомата | Проведенные документы приема/увольнения сотрудников по основному месту работы. | В течение 5 рабочих дней. |
| Изменения сведений сотрудников для военкомата | Документ «Листок сообщения об изменениях» с обязательным заполнением нового поля «Вид изменений». | В течение 5 дней с момента выявления изменений. |
| Первоначальная постановка на воинский учет | Список сотрудников мужского пола, которым в текущем году исполняется 17 лет. | По запросу ведомства (автоматический сбор за указанный год). |
| Сведения о подлежащих воинскому учету гражданах | Данные сотрудников со статусом «Военнообязанный» или «Призывник». | В течение 2 недель по запросу военкомата. |
| Сообщение о не состоящих на воинском учете гражданах | Выявление сотрудников, у которых в поле отношения к ВУ указано «Не состоит (но должен)». | В течение 3 рабочих дней с момента обнаружения. |
Для исключения повторной отправки или случайного редактирования данных после выгрузки файла в документы журнала вносится флаг «Отправлено в военкомат», блокирующий изменения.
Инструменты контроля: списки сверки и «Текущие дела»
Работодатель обязан регулярно проводить сверку данных с военными комиссариатами. Для этого в кадровых отчетах формируется «Список граждан для сверки» (по форме приложения № 23 к Инструкции МО РФ № 700). Документ оформляется в двух экземплярах.
Чтобы минимизировать риски просрочки, в «1С:ЗУП» задействован механизм мониторинга на начальной странице программы в блоке «Текущие дела».
Система автоматически анализирует кадровые события за последние две недели. Если в программе проведен приказ о приеме на работу военнообязанного, но электронное извещение еще не сформировано, в списке «Текущие дела» появится соответствующее уведомление.
Переход по гиперссылке автоматически создает нужный документ в журнале сведений. Если документ уже создан и его дата актуальна, напоминание снимается.
Чек-лист по организации воинского учета в «1С:ЗУП»
Для проверки корректности ведения воинского учета в «1С:ЗУП» рекомендуется использовать следующий чек-лист:
Использование встроенных алгоритмов автоматизации «1С:ЗУП» позволяет полностью перевести воинский учет на предприятии в цифровой формат, исключить ручной сбор анкет и списков, а также гарантирует соответствие передаваемых данных актуальным классификаторам ведомственных реестров.
Настроим блок воинского учета в вашей «1С:ЗУП» под требования 2026 года — быстро и без ошибок.
ПодробнееЧасто задаваемые вопросы
Процесс строится вокруг своевременного заполнения личных данных сотрудников и выгрузки сведений. Главное правило 2026 года — контроль дедлайнов (большинство извещений необходимо передать в ведомства в течение 5 рабочих дней).
Кадровику необходимо аккумулировать все изменения, проверять их через журнал «Сведения для военкоматов», формировать файлы специального формата CSV и отправлять их через личный кабинет работодателя (авторизация по учетной записи компании на «Госуслугах») в единый Реестр воинского учета, заверяя файлы усиленной квалифицированной электронной подписью.
Программа полностью автоматизирует подготовку как регулярных регламентированных отчетов, так и оперативных извещений:
-
Извещения о приеме или увольнении сотрудников;
-
Карточка учета организации (Форма № 18) — сводный отчет со сведениями о численности военнообязанных и забронированных граждан;
-
Сведения об изменениях личных данных сотрудников;
-
Списки первоначальной постановки на учет (для сотрудников, которым в текущем году исполняется 17 лет);
-
Списки граждан, (не) состоящих на учете, но обязанных на нем состоять.
Все оперативные формы выгружаются в журнал электронного обмена, а печатные бланки формируются автоматически на основании данных кадровых приказов.
Учет ведется с помощью карточки гражданина, подлежащего воинскому учету (Форма № 10). Чтобы она заполнялась корректно:
-
В карточке сотрудника перейдите по ссылке «Воинский учет» и укажите отношение к воинской обязанности, звание, состав и категорию годности.
-
В разделе «Личные данные» заполните реквизиты военного билета или приписного свидетельства.
-
Программа автоматически сформирует печатную и электронную форму из раздела Кадры — Кадровые отчеты — Карточка гражданина, подлежащего учету. Разделы о кадровых перемещениях и увольнениях подтягиваются в форму без ручного вмешательства.
С марта 2026 года учет стал полностью цифровым в связи с полноценным запуском Реестра воинского учета и автоматической сверкой данных со сведениями МВД и ФНС. В актуальных версиях «1С:ЗУП» под эти требования реализованы:
-
Специализированный журнал «Сведения для военкоматов» для формирования CSV-файлов электронного обмена;
-
Новые маркеры в личных данных сотрудников (например, даты начала проживания и фиксация изменений для адресов информирования);
-
Обязательное поле «Вид изменений» в документе «Листок сообщения об изменениях» для автоматической классификации причин корректировок;
-
Новые системные флаги, позволяющие гибко настраивать выгрузку (например, автоматический учет внешних совместителей или выгрузка исключительно адреса по прописке).
Процедура сверки личных карточек организации с данными комиссариатов должна проводиться не реже одного раза в год. В «1С:ЗУП» этот процесс автоматизирован:
-
Для фиксации результатов сверки используется специальный электронный документ по пути Кадры — Воинский учет — Сверка карточек воинского учета — Создать — Сверка с военным комиссариатом.
-
В табличную часть с помощью кнопок «Подбор» или «Добавить» вносятся сотрудники, по которым проводится сверка, и проставляется номер списка.
-
Программа позволяет сформировать «Список граждан для сверки» (по форме приложения № 23 к Инструкции МО РФ № 700) в электронном и печатном виде. После проведения документа данные о факте сверки автоматически отображаются в персональной форме № 10 каждого сотрудника в блоке «Общие сведения».
Нет времени разбираться?
Проверим воинский учет в вашей организации и настроим «1С:ЗУП» под новые требования.
Нужна консультация
 1.png){kind=icon}
.png){kind=icon}