«Кто есть кто в «ГЭНДАЛЬФ»: администратор»

В нашей компании много отделов. В сбытовых отделах показателем успешно выполненной работы считается прибыль, принесенная компании. Определить этот показатель достаточно просто – деньги либо есть, либо нет.

Задача несбытовых отделов – контроль и поддержание линий коммуникации, правильное ведение отчетности и документации, что играет ключевую роль в эффективности продаж. Работа этих отделов не всегда видна, но она колоссальна.  Словно невидимые помощники, они обеспечивают комфортную работу всех отделов, отвечая за множество административных деталей. 

Итак, мы расскажем о работе Бурлаковой Маргариты и ее отделе – службе администрирования и учета Департамента комплексного сопровождения.

– Расскажи о работе администратора. В чем она заключается?

– Это многогранный процесс. Работа администратора требует от человека таких навыков, как стрессоустойчивость, многозадачность, дипломатичность, умение видеть процесс «сверху». Чтобы выполнить поставленную задачу, каждый администратор должен знать о бизнес-процессе все. Он как компьютер, который связывает много разных элементов в одну систему. И когда в этой системе происходит сбой, все идут именно к администратору, ведь он знает о причинах сбоя и как все исправить.

– С какими отделами вы взаимодействуете?

Мы взаимодействуем со всеми отделами, потому что ИТС касается каждого сотрудника нашей компании. Мы являемся входящей точкой по оформлению договоров сопровождения 1С:ИТС. Казалось бы, ну что такое оформление? Взять и зарегистрировать в «1С». Но, чтобы оформить правильно, нужно знать опорную базу всего информационно-технологического сопровождения. Администратор – это «фильтр». Если продающий менеджер не учтет какой-то нюанс для конкретной продажи, это обязательно должен учесть администратор.

– Для более точного понимания работы администратора могла бы ты описать какой-то процесс в зоне его ответственности?

– Например, оформление договоров ИТС. Это то, с чем сталкивается каждый отдел в «ГЭНДАЛЬФ». Администратор контролирует всю финансовую часть: выставление счетов и оплату по ним. Все оплаты, которые приходят, обрабатывают администраторы. Если это случайный платеж клиента, администратор проверяет весь пакет документов и возвращает деньги через финансовую службу (ФЭС). Администратор контролирует, пришла ли оплата, верная ли она, после чего правильно оформляет ее в фирму «1С» и получает всю документацию к оплате. Затем получает от «1С» подтверждение и уведомляет об этом менеджера и клиента рассылкой, делает отгрузку физическую и отгрузку в базе, выписывает документы, передает их клиенту, контролирует их возврат... Только после этого процесс считается завершенным.

И это только одна линия работы – оформление договоров ИТС. Помимо этого, есть задачи по работе со специалистами, менеджерами, внешними клиентами. Любая задача – маленькая точка огромного бизнес-процесса.

– А какая у вас обычно рабочая обстановка?

– У нас в отделе всегда тихо, потому что каждому администратору необходима высокая концентрация на работе. Бывает шумно только тогда, когда к нам приходят сразу много специалистов за консультациями, либо в отчетный период.

В основном, это работа наедине с компьютером. Каждый уходит в себя. По сути, эта работа практически без прямых коммуникаций. Разговариваем мы, либо решая сложные задачи, либо на планерках.

В последнее время мы стали замечать: когда человек слишком долго остается наедине со своими задачами перед компьютером, пропадает ясность мышления и адекватный взгляд на их решение. Поэтому мы внедрили кофе-брейк. Каждый день в три часа мы встречаемся в расслабленной обстановке с ароматным кофе и печеньками: обсуждаем серьезные вопросы, «мозгоштрумим», делимся опытом.

– Скажи, на твой взгляд, подходит ли работа администратором людям, которые любят активное общение?

– Да, потому что есть зоны ответственности, где администратор должен быть активным и пробивным. А есть зоны, для которых больше подойдет человек тихий, спокойный, размеренный. Почему он должен быть размеренным? Потому что быстрые и активные люди могут допускать мелкие недочеты. В таких случаях администраторы, которые работают на других участках, эти ошибки не пропускают и контролируют. В работе администрирования всегда один контролирует и подстраховывает другого. Чтобы свести ошибки к минимуму, тем или иным процессом должны заниматься несколько администраторов. Работа администратора – командная работа.

– Рита, как ты смогла добиться в работе таких высот? Поделись секретом своего успеха.

– У вас могут быть цели на день, на неделю. Все они созданы для того, чтобы вы уже сегодня смогли похвалить себя за их достижение. Ответьте на вопрос: достиг ли я поставленной цели или нет? Чтобы вы не упали духом и всегда имели подпитку извне, у вас должна быть большая цель. Именно такая цель не даст вам сдаться даже в самом упадническом настроении. А в нашей работе подобное состояние может возникнуть у каждого. Важно, чтобы люди понимали, какую пользу приносит их работа, на что она имеет влияние и как связана с другими людьми.

– Как ты думаешь, что было бы, если бы в нашей компании не было твоего отдела?

– Был бы хаос. Мы бы не смогли добиваться определённых показателей – например, поддерживать статус центра сопровождения. Потому что администрирование – это учет финансов, сервисов, услуг и проверка качества работы сотрудников (менеджеров и специалистов). Они не должны тратить время на все это: их задача – максимально активно продвигать продукт и оказывать качественные услуги.

Сложно правильно оценить самого себя. Нужен кто-то, кто будет контролировать и мониторить бизнес-процесс, помогать в трудной ситуации. Для этот и создан «скелет» администрирования.

В погоне за прибылью мы не должны забывать анализировать ожидания наших клиентов, чтобы быть уверенными в безопасности интересов компании, за чем и следят наши администраторы.

Есть группа людей, деятельность которых направлена на работу с клиентами, а благоустройство и защита интересов компании – это зона ответственности администраторов.

– Спасибо!

Благодаря полученной информации можно сделать вывод: работа администратора колоссальна, пусть даже она не всегда заметна.

А ты бы хотел стать частью такой команды? Отправь свое резюме прямо сейчас по ссылке!