Крупнейшее в мире внедрение Office 365 в коммерческом секторе с одновременным использованием возможностей телефонии Lync Server 2010

Проект в компании «Седьмой Континент» стал первым внедрением в российском ритейл-сегменте и крупнейшим в мире внедрением Office 365 в коммерческом секторе с одновременным использованием возможностей телефонии Lync Server 2010.

Оборудование для хранения почтовых ящиков компании «Седьмой Континент» ограничивало возможности расширения числа пользователей сервиса и объема хранимых данных, что негативно влияло на качество и скорость работы сотрудников. Для решения этой задачи руководство компании приняло решение о миграции на Microsoft Office 365. Перевод почты с Exchange Server на Exchange Online позволил не только увеличить объем почтовых ящиков более чем в 12 раз, но и сэкономить около 200000 долларов США на отказе от закупки новых систем хранения. Выбор тарифного плана Е4 веб-служб Office 365 также позволил компании продолжить использование Lync Server, развернутого в собственных дата-центрах компании. Проект в «Седьмом Континенте» стал крупнейшим в мире внедрением Office 365 в коммерческом секторе с построением гибридной схемы использования Exchange Online и Lync Server 2010 и тарифного плана E4.

Основанная в 1994 году, компания OAO «Седьмой Континент» одной из первых в России создала мультиформатную розничную сеть. Сегодня «Седьмой Континент» – один из лидеров розничного рынка России. Всего в компании насчитывается около 2500 пользователей: из них около 600 – в центральном офисе в Москве, а остальные распределены по магазинам. У компании два региональных филиала и 156 магазинов, основная часть из которых расположена в Москве.

Ситуация

Все сотрудники компании, за исключением линейного персонала магазинов, используют решения Microsoft в своей ежедневной работе: для планирования рабочего времени, обсуждения, презентаций, решения важных вопросов, получения нужной информации, а также в процессах документооборота.

Несколько лет назад в компании был централизованно развернут почтовый сервис на базе Microsoft Exchange Server 2010, который активно использовался сотрудниками офисов, магазинов и партнерских организаций. Это было одно из первых внедрений в России. Однако со временем оборудование для хранения почтовых ящиков стало ограничивать возможности расширения числа пользователей сервиса и объема хранимых данных.

В зависимости от должности пользователя размер почтовых ящиков варьировался от 300 Мб до 2 Гб, что ограничивало сроки хранения переписки, заставляло архивировать часть корреспонденции на ПК.

К концу 2011 года система хранения исчерпала свой ресурс и требовалась модернизация хранилища. В то же время закупка нового оборудования означала крупные инвестиции, которых руководство компании планировало избежать. Для решения этой задачи и для обеспечения удобной электронной почтой сотрудников компании руководство «Седьмого Континента» приняло решение о пилотном проекте миграции на Microsoft Office 365.

Облачные решения других вендоров компанией рассматривались на первоначальном этапе, но выбор был сделан в пользу Office 365, так как сотрудники «Седьмого Континента» давно и успешно пользуются продуктами Microsoft, и переход на другие технологии мог потребовать переобучения персонала. Кроме того, проект миграции на другую платформу затронул бы вопросы интеграции с уже имеющимися в компании приложениями и потребовал бы дополнительных финансовых вливаний.

Решение

Компания выбрала оптимальный для себя способ миграции на Office 365 в рамках обновленного лицензионного соглашения Enterprise Agreement. Microsoft – единственная компания, которая предоставляет заказчикам право осуществлять миграцию приложений из собственных дата-центров в облако без увеличения платежей за лицензии в течение года. Компания «Седьмой Континент» воспользовалась этим правом: уже оплаченные компанией лицензии Microsoft Exchange Server безболезненно «трансформировались» в веб-службы Office 365.

Также в «Седьмом Континенте» до проекта был установлен Microsoft Lync Server 2010, на базе которого пользователи по всей России получают все преимущества этого решения для Объединенных коммуникаций. ИТ-специалисты используют Lync для обсуждения и оперативного решения проблем с ИТ-сопровождением в регионах, а руководители компании при помощи веб-конференций, аудио- и видеозвонков проводят совещания и связываются с филиалами. Выбор тарифного плана Е4 веб-служб Office 365 позволил «Седьмому Континенту» продолжить использование Lync Server, развернутого в собственных дата-центрах компании.

Еще одной особенностью этого проекта является тот факт, что, несмотря на большое количество пользователей, весь объем работ по настройке и миграции почтовых ящиков в Office 365 был выполнен двумя специалистами компании «Седьмой Континент» при консультации партнерской компании КРОК.

После настройки с помощью специалистов Microsoft гибридной миграции, позволяющей использование как облачных, так и серверных продуктов вендора, перенос почтовых ящиков на Exchange Online производился буквально в один клик мыши в рабочее время таким образом, что пользователи даже не заметили этого перехода.

Проект миграции на Exchange Online занял примерно 3 месяца. Пилотный проект стартовал в ноябре 2011 и закончился в январе 2012 года. Собственно перевод 2400 пользователей на облачный почтовый ресурс производился с января по май 2012 года.

Процесс перехода в Office 365 в «Седьмом Континенте» происходил в несколько этапов: сначала были переведены сотрудники московского офиса, вслед за ними – персонал региональных офисов, затем сотрудники магазинов.

Преимущества

Проект в компании «Седьмой Континент» стал крупнейшим в мире внедрением Office 365 в коммерческом секторе с построением гибридной схемы использования Exchange Online и Lync Server 2010 и тарифного плана E4. Кроме того, это первый такого размера проект по миграции в Office 365 в России, позволяющий всем сотрудникам компании воспользоваться преимуществами решения.

Благодаря переходу на Office 365 компания «Седьмой Континент» получила возможность сократить затраты на обслуживание своей ИТ-инфраструктуры.

Office 365 позволяет ИТ-департаменту компании гибко управлять количеством почтовых ящиков и их объемом: при росте бизнеса можно предоставить новым сотрудникам доступ к ресурсу в течение 1-2 дней. Кроме того, поддержка пользователей стала проще и удобнее за счет стандартизации предоставления ИТ-услуг.

С Office 365 не требуется обслуживание и поддержка систем хранения – почтовые ящики пользователей хранятся в современных дата-центрах Microsoft, доступ к которым гарантирован 99,9% времени, а уровень безопасности сертифицирован по самым высоким в мире ИТ-стандартам (ISO 27001). Поэтому специалисты ИТ-департамента «Седьмого Континента» могут фокусироваться на предоставлении пользователям новых возможностей и администрировании почтового ресурса через механизмы, встроенные в Office 365.

Exchange Online также предполагает интегрированную защиту от вирусов, спама и производимое службами Microsoft обновление до ожидаемых в недалеком будущем новых версий Exchange. Это тоже позволяет высвободить рабочее время ИТ-специалистов и сократить расходы компании.

Рядовые сотрудники «Седьмого Континента» тоже не испытали каких-либо трудностей от переноса почты в облако, так как продолжают пользоваться привычным настольным приложением Microsoft Outlook.

Кроме того, в компании активно используется Microsoft SharePoint Server 2010, развернутый в дата-центре «Седьмого Континента», и SharePoint Online, входящий в Office 365.

Так, например, компании «Седьмой Континент» требовалась замена системы создания и хранения пропусков, так как прежняя не справлялась с потоком посетителей, и существовала потребность в дальнейшем хранении бумажных носителей, что приводило к дополнительным затратам. Созданное на базе SharePoint Online решение (проект выполнялся партнером V6) позволяет не только обслуживать необходимый поток посетителей, но и сократить затраты на хранение и персонал.

SharePoint Online также будет применяться в «Седьмом Континенте» для организации обмена информацией и файлами между структурными подразделениями заказчика, поставщиками и подрядчиками. Главный аргумент в пользу такого решения заключается в том, что пользователям внешних подрядных организаций для предоставления инструментов совместной работы и обмена информацией не требуется открывать доступ в сеть компании, обмен будет производиться в безопасном и защищенном хранилище SharePoint Online без дополнительных затрат на лицензии для внешних контрагентов.

Лицензирование и сопровождение решений от одного вендора также позволяет «Седьмому Континенту» сокращать затраты на ИТ. Кроме того, рядовые сотрудники могут пользоваться знакомыми приложениями, с однотипным удобным интерфейсом и прозрачной идентификацией.