ГЭНДАЛЬФ сообщил о внедрении электронного архива документов в ООО «Союзпак».
Масштабы производства и торговли для бухгалтерии «Союзпак» отражаются в огромном потоке документов. Только в месяц их может быть до 5-6 тысяч. Такое количество на бумажных носителях сложно хранить и контролировать, что прежде сказывалось на подготовке к любым проверкам контролирующих органов. В зависимости от объема нужных документов, специалисты тратили на это от нескольких часов до нескольких дней. Чтобы решить возникшие сложности, главный бухгалтер решила установить программу «Скан-Архив». Это разработка компании ГЭНДАЛЬФ для контроля учета и наличия первичной документации на предприятии с помощью единого электронного архива. Такой архив позволяет бухгалтерам в любой момент получать доступ к документам.
Установка и внедрение программы кардинально изменили ситуацию в «Союзпак»: контролировать документооборот стало легче и быстрее почти в 20 раз. Подготовка к проверкам теперь занимает максимум 1,5 часа, и провести ее может любой из бухгалтеров в одиночку, без затрат рабочего времени других сотрудников. Это не только упрощает работу всей бухгалтерии, где работает 23 человека, но и увеличивает производительность труда. Благодаря «Скан-Архиву» бухгалтеры решили проблему ухода от бумажных носителей. Кроме того, вместе со специалистами ГЭНДАЛЬФ программу доработали под специфику предприятия — добавили возможности адресного хранения документов и отслеживания долгов по «первичке».
Около 70% текущего документооборота компании уже перевели в «Скан-Архив». Над самим процессом перевода работают 2 человека, но сейчас его планируют ускорить и для этого приобрести лицензию на еще одно рабочее место.
Источники: IT-week, IT-world , IT Channel News.