ГЭНДАЛЬФ завершил внедрение электронного архива документов в «Мединторге». «Мединторг» с 1994 г. занимается регистрацией и дистрибуцией фармацевтической продукции и иммунобиологических препаратов. Кроме того, среди направлений работы компании — лекарственная поддержка пациентов, страдающих редкими заболеваниями. Более 100 крупнейших российских и зарубежных производителей являются стратегическими партнерами «Мединторга», на всей территории России и в странах СНГ у компании около 2 тыс. клиентов. Центральный офис «Мединторга» находится в Москве, представительства — во всех крупных городах России.
При таких масштабах через бухгалтерию компании проходит около 30 тыс. документов в год, около 70% которых составляют исходящие. Долгое время все они хранились в бумажном архиве, но контролировать поток документов подобных размеров становилось непросто. Это создавало большие сложности во время аудиторских проверок, когда особенно важно предоставлять документы быстро и своевременно. Помимо того, трудности вызывали отчеты по наличию и отсутствию документации: каждый документ нужно было долго запрашивать и искать. В этот период главный бухгалтер узнала о программе для создания электронного архива документов — «Скан-архив». Специалисты компании-разработчика ГЭНДАЛЬФ не только установили программу, но и обучили работе с ней сотрудников «Мединторга».
Сейчас в «Скан-архиве» работают больше 100 человек. Готовятся к проверкам бухгалтеры теперь быстрее, так как скорость подготовки больших объемов документов, по данным интегратора, увеличилась почти в два раза, а хранятся документы в электронной базе, доступ к которой есть в любой момент времени. «Скан-архив» помогает полностью контролировать учет и наличие первичной документации, благодаря чему отчеты по ней оформляются без прежних сложностей. Значительно упростилась и работа с контрагентами компании как в России, так и за рубежом: найти и предоставить клиенту нужный документ каждый менеджер теперь может самостоятельно, без запросов к другим сотрудникам.
Источники: Cnews, IT Channel News, IT-world, TAdviser.