Переход на ЭПД с 1 сентября 2026 года: 3 месяца на подготовку и что важно знать уже сейчас

Через 3 месяца бумажные транспортные накладные станут вне закона. Федеральный закон № 140-ФЗ от 07.06.2025 вносит изменения в 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности». С 1 сентября 2026 года использование электронных перевозочных документов (ЭПД) становится обязательным для всех участников грузоперевозок, включая ИП.

В статье расскажем о том, почему начинать подготовку лучше прямо сейчас, какие сценарии перехода существуют и с какими неопределенностями придется столкнуться.

Почему откладывать на август — рискованно?

У бизнеса есть ровно 3 месяца. Распространенное рассуждение: «Закон вступает в силу в сентябре — значит, займемся этим вопросом в августе». Это опасная иллюзия. Переход на ЭПД — не просто настройка ПО, а изменение бизнес-процессов, которые затрагивают всех участников перевозки.

Что произойдет, если вы не успеете подготовиться?

• Остановка работы с контрагентами. Электронная транспортная накладная – это связующее звено между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем. Если хотя бы один участник цепочки не будет подключен к ЭПД, документооборот встанет. Груз не уедет, оплата не придет.

• Ажиотаж у подрядчиков. В августе все побегут за электронными подписями и настройкой. Очереди в удостоверяющие центры и загрузка партнеров вырастут в разы.

• Потеря конкурентного преимущества. Те компании, которые войдут в сентябрь уже в рабочем режиме, получат свободный рынок — их менее подготовленные конкуренты будут вынуждены разбираться с остановками и срочными доработками.

Рыночная практика показывает: запуск пилотного проекта с одним ключевым контрагентом за 4–5 месяцев до дедлайна позволяет выявить ошибки и войти в обязательный режим без аврала.

Что мы знаем о переходе и чего пока не знаем?

Закон принят, но не все форматы ЭПД еще утверждены.

Согласно заявлениям Минтранса России, с 1 сентября 2026 года в электронный формат должны перейти:

• транспортная накладная при перевозке грузов автомобильным транспортом;

• заказ (заявка) при перевозке грузов автомобильным транспортом;

• железнодорожная накладная;

• грузовая накладная при перевозках грузов воздушным транспортом;

• экс

Важный момент — с мая ситуация сдвинулась с мертвой точки. Бóльшая часть неопределенности, которая висела над рынком, снята:

• Для автомобильных перевозчиков — все стабильно: форматы ЭТрН и ЭПЛ утверждены и работают, можно и нужно готовиться.

• Для железнодорожных и авиаперевозчиков — наконец, появилась ясность. По состоянию на июнь 2026 года Правительство РФ утвердило правила обмена и порядок направления электронных грузовых накладных на воздушном транспорте и электронных транспортных железнодорожных накладных в ГИС ЭПД. Постановления вступают в силу с 1 сентября 2026 года. Документы будут оформляться в виде XML-файлов по форматам, утверждаемым ФНС России.

Что касается экспедиторов, то речь идет о компаниях и специалистах, которые организуют перевозку грузов и сопровождают логистические процессы. Напомним, что регистрация в реестре «ГосЛог» началась 1 марта, а крайний срок для действующих компаний истек 30 апреля 2026 года. При этом зарегистрироваться в реестре можно и сейчас, однако за нарушение установленных сроков может быть предусмотрен штраф.

По отзывам участников рынка, процесс регистрации шел непросто, были жалобы на техническую неготовность системы, высокие затраты на интеграцию с ФСБ и размытые требования к ПО. После регистрации у экспедиторов есть 45 дней на подачу заявления в УФСБ и установку оборудования для передачи данных. И обеспечить хранение данных на российских серверах в течение трех лет.

Каким окажется рынок и какое место в новой системе займет каждый из его участников — вот что действительно волнует игроков отрасли. Бизнесу важно понимать, где будут выгоды, какие риски могут возникнуть и как избежать финансовых потерь.

Штрафы за нарушение:

• работа без регистрации в реестре — 100 - 300 тыс. рублей при первом нарушении;

• при повторном — 500 тыс. - 1 млн рублей.

Вывод для экспедиторов: не откладывать регистрацию в ГосЛоге. Процесс может занять значительно больше времени, чем кажется на первый взгляд.

Что именно становится обязательным: сценарии для разных участников

Закон № 140-ФЗ делает обязательным обмен электронными перевозочными документами при осуществлении платных перевозок грузов. Разберем типовые ситуации.

ЭТрН не требуется — внутри одной организации транспортная накладная не оформляется. Однако путевой лист (ЭПЛ) обязателен. Введение обязательного ЭПЛ для всех участников рынка планируется с 2027 года, однако соответствующий закон пока не принят. Тем не менее готовиться к этим изменениям лучше заранее.

Обязательны и ЭТрН, и ЭПЛ. ЭТрН представляет собой цепочку подписей: грузоотправитель → перевозчик → грузополучатель.

Помимо ЭПД, добавляется регистрация в ГосЛоге и взаимодействие с ФСБ (см. предыдущий раздел).

Инструментарий для перехода: общие подходы

Начать стоит не с выбора «новой программы», а с аудита того, что уже есть. На рынке существует несколько типовых вариантов, и выбор зависит от текущего ИТ-ландшафта компании.

Подходит для компаний, у которых уже есть самописная конфигурация, кастомизированная ERP или нетиповая база, развивавшаяся годами. Многие опасаются, что под ЭПД придется «ломать» наработанную инфраструктуру. На практике можно:

• провести анализ действующей системы на готовность к ЭПД;

• определить блоки, требующие доработки;

• реализовать интеграцию с оператором электронного документооборота (ЭДО) прямо внутри базы;

• доработать формы документов, маршрутизацию подписания и связь с мобильными приложениями для водителей.

Такой подход сохраняет инвестиции в уже построенную ИТ-инфраструктуру.

Для компаний с собственным автопарком (производственные предприятия, торговые сети, строительные организации) на рынке существуют специализированные системы управления транспортом. Они бывают разной глубины: от базового учета путевых листов и ГСМ до расширенных версий с управлением заказами, тарификацией и работой с привлеченным транспортом.

Важно, чтобы такое решение изначально (или в актуальной версии) поддерживало ЭПД, позволяя в одном месте создавать заявку, формировать маршрут, выпускать путевой лист и отправлять электронную накладную контрагенту без дублирования данных.

Для компаний, где управление перевозками — основной бизнес, существуют более мощные решения. У таких организаций часто уже есть учетная система (возможно, устаревшая или самописная). Ключевой вопрос не в том, чтобы «поставить новую систему», а в том, как интегрировать ее с существующей инфраструктурой.

Для компаний, у которых нет глубокого транспортного учета, но ЭПД нужны для работы с контрагентами (например, производственные предприятия, периодически заказывающие перевозки).

В типовых бухгалтерских конфигурациях после обновлений появляется блок работы с ЭПД. Не требуется покупать отдельную транспортную программу — достаточно подключить оператора ЭДО и настроить обмен. Некоторые операторы предлагают готовые расширения, добавляющие функционал ЭПД в любую учетную систему. Однако такие расширения «из коробки» корректно работают только с типовыми конфигурациями. Если база нетиповая или доработанная, требуется дополнительная настройка и адаптация.