Как ООО «Коракс» организовало работу с документами в «Скан-Архиве»

О клиенте

ООО «Коракс» входит в число ведущих производителей дымоходов и дымовых труб из нержавеющей стали в России. Собственный завод компания открыла в Ростове-на-Дону в 2011 году. Производство оснащено современным автоматизированным оборудованием. Сегодня предприятие каждый день отправляет заказчикам по всей стране десятки тысяч элементов систем дымоотведения.

С марта 2021 года компания работает со «Скан-Архивом».

Причина для внедрения

Усиление налогового контроля побудило компанию заранее наладить работу с документами. Требовалась надежная система, которая позволяла бы быстро отвечать на запросы налоговых органов и сократить время на подготовку материалов.

Ранее наличие документов и их возврат фиксировали отметками в «1С». Однако сотрудники не всегда вносили их вовремя, а некоторые отметки вовсе пропускали, поэтому такой способ учета был ненадежным. Определить, какие документы отсутствуют, можно было только в «1С». Возвратом занимались менеджеры: они вручную связывались с контрагентами по телефону.

Срок поиска зависел от того, за какой год требовались материалы. Папки за текущий и предыдущий годы находились в кабинете, поэтому получить доступ к ним было сравнительно просто. Документы старше трех лет подшивали, складывали в коробки и уносили в отдельное помещение. Чтобы сделать копии, приходилось извлекать их из архива, сканировать, а затем возвращать на место. Эта работа отнимала много времени. Кроме того, из-за ошибок при оформлении, потерь во время доставки и других причин контрагенты несвоевременно возвращали до 30–50% документов.

Как проходило внедрение

На настройку и отладку системы ушло около года. Несколько доработок и обновлений позволили адаптировать продукт под специфику работы бухгалтерии.

Компания изменила порядок сбора документов и закрепила ответственность за конкретными сотрудниками. Документами от клиентов занимается бухгалтер по реализации, а возврат от поставщиков контролирует бухгалтер по работе с поставщиками.

Акты сканируют после закрытия соответствующего периода: квартала, полугода или года. Банковские документы обрабатывают иначе — загружают по мере заполнения папки. Перед внесением в систему бухгалтеры проверяют каждый комплект: есть ли транспортная накладная и доверенность, проставлены ли подписи и печати, правильно ли оформлены бумаги. Такая проверка дополнила текущие процедуры контроля и стала частью повседневной работы.

Результаты

• На поиск одного документа уходит 1–2 минуты. Для этого в «1С» выбирают контрагента и нужный период.
• Комплект для проверки или ответа на запрос Федеральной налоговой службы (ФНС) готовят за 5–10 минут. После указания периода и параметров по контрагентам все необходимые документы одним действием выгружают в отдельный файл.
• Доля документов, которые контрагенты не вернули в срок, уменьшилась с 30% до менее чем 5%. Этому способствует и сканирование: при обработке бухгалтеры замечают отсутствующие бумаги и неполные комплекты.
• Проверять оформление стало проще. Если возникают разногласия по ставке налога на добавленную стоимость (НДС), номенклатуре или стоимости, сотрудники открывают скан-копию и сравнивают сведения, не обращаясь к бумажному архиву. Такой порядок неоднократно помогал быстро решать вопросы, в том числе при изменении ставок НДС у контрагентов.
• Перед загрузкой проводится повторная проверка комплектности, подписей и печатей. Благодаря этому сканирование выполняет функцию двойного контроля и снижает вероятность ошибок и пропусков.
• Без системы поиск оригиналов потребовал бы значительно больше времени. Особенно это касается документов за давние периоды, которые хранятся в архивных коробках.