Сотрудник уволился, а доступ к файлам по проекту остался только у него. Договор с подрядчиком ищут третий день — последнюю версию скинули в общий чат три месяца назад. Такие ситуации случаются, когда в компании нет единой системы хранения документов. Вместе с экспертом разбираем, почему сотрудники могут терять файлы и как это исправить.
Почему сотрудники теряют документы
Прежде чем внедрять новые инструменты для хранения информации, нужно разобраться, почему команде сложно быстро найти файлы. Разберем несколько причин, по которым сотрудники теряют документы.
Нет единого инструмента для хранения
Когда в компании нет общего корпоративного пространства для редактирования и хранения документов, каждый сотрудник сам выбирает удобный вариант. Например, кто-то хранит все в папках на ноутбуке, а другой — на личном облачном диске. Это приводит к следующим последствиям:
-
если человек уволился и забрал доступы, его коллеги и компания могут потерять рабочие файлы и базу знаний
-
новому сотруднику нужно больше времени на погружение и сбор информации по проектам — это приведет к срыву дедлайнов
-
команда может потерять часть протоколов и данных о проекте — из-за этого сотрудники повторяют те же ошибки, которые уже допускали ранее
-
поиск нужных документов занимает больше времени — это затягивает рабочие процессы.
Нет правил хранения и структуры работы с файлами
Если на общем диске компании много разных папок и каждый сотрудник сам выбирает, как назовет тот или иной документ, то найти нужный файл сможет только его автор. Например, в промышленной компании заявки для заказов материалов лежат в папках «На согласование», «Заказы», «Другое». Чтобы найти нужную смету, придется пользоваться поиском на всем диске. Даже в этом случае человек может увидеть десятки файлов с разными названиями — нужно потратить время на их просмотр. Вот какие проблемы из-за этого возникают:
-
конфликты в команде — вместо решений сотрудники могут тратить время на поиск виновного
-
дублирование документов
-
потеря времени на поиск документов — сроки проекта могут затянуться.
Путаница в версиях документов
Если сотрудники не используют сервис для совместной работы, то им нужно постоянно пересылать друг другу новые версии документов и менять их имена. Из-за этого сложно понять, какой файл актуальный, а правки могут потеряться.
Нет контроля доступа к документам
Без настроенных прав доступа любой сотрудник может случайно удалить или перезаписать документ в общей папке. При этом сложно отследить, кто и что делал с файлом. Это приводит к таким рискам:
-
потеря важных файлов
-
утечка данных
-
сложности с восстановлением документов
Из статьи вы также узнаете, как навести порядок в документах и на что опереться при выборе сервиса для работы с ними. Читайте полную версию по ссылке: https://mts-link.ru/blog/pochemu-sotrudniki-teryayut-dokumenty/
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
 1.png){kind=icon}
.png){kind=icon}