Что такое платежный календарь

Платежный календарь в крупных организациях обычно составляется в рамках ведения бюджета движения денежных средств, но в малых организациях может использоваться как отдельный или единственный инструмент.

Платежный календарь является прогнозным инструментом, составляется на будущее, на основании текущего состояния платежей, заключенных контрактов, подписанных договоров и обязательств, а также на основе анализа движения денежных средств в прошлые отчетные периоды (особенно это актуально при продаже сезонных товаров и услуг).

По сути, платежный календарь является инструментом резервирования денежных средств для исключения кассовых разрывов, который помогает предусмотреть нехватку денежных средств и показывает, от кого конкретно будут получены или кому заплачены денежные средства.

Какие задачи решает

Внедрение платежного календаря позволит решить следующие задачи:

• организовать учет поступления и расходования денежных средств в целях недопущения кассовых разрывов, при которых денежных средств в кассе и на расчетных счетах не хватает для выполнения своих обязательств. Платежный календарь позволяет принимать меры для исключения подобных ситуаций путем перемещения доходной, либо расходной части по срокам, показывает необходимость согласования с поставщиками и покупателями отсрочек либо предоплат;
• сформировать информационную базу о движении денежных потоков. В процессе составления платежного календаря формируется история платежей, периодичность поступлений и расходования, определяются основные источники доходов и расходов, что обеспечивает более точное планирование в будущем;
• проводить анализ неплатежей (по суммам и источникам возникновения), следовательно, планировать на основе анализа организацию конкретных мероприятий по их предотвращению;
• планировать потребность в заемных средствах при временной нехватке денежных средств;
• планировать (по суммам и срокам) размещение свободных денежных средств организации. На свободных денежных средствах также возможно зарабатывать. Например, открыть несколько депозитных счетов (в разных банках) и получать дополнительный доход от размещения, либо использовать инвестиционные счета и т.п.;
• сформировать систему согласования и проведения платежей, которая включает в себя делегирование полномочий и ответственности, систему формирования и согласования заявок на расходование денежных средств, установления лимитов расходования по подразделениям.

Кому необходим

Круг лиц, которым необходим платежный календарь, может быть очень обширен: это собственники, руководители высшего и среднего звена, работники финансового-экономического подразделения.

В любой организации финансы (в т.ч. и движение денежных средств) тесно связано с основной деятельностью – производством, торговлей или оказанием услуг. Внедрение платежного календаря позволит значительно сократить трудозатраты на контроль за расходованием денежных средств.

При отсутствии платежного календаря руководителю приходится просматривать и подписывать каждую заявку на оплату, а при наличии платежного календаря порядок согласования формализован, ответственность распределена между руководителями подразделений, прочими ответственными лицами и контроль денежных потоков можно возложить на работника финансовой службы. При этом процесс согласования будет заключаться в согласовании итоговой таблицы по платежам, либо контролю исполнения установленных лимитов.

Кроме того, правильно выстроенные бизнес-процессы по системе платежного календаря помогают свести к минимуму риск злоупотреблений со стороны сотрудников за счет распределения функций контроля выплат и инициативы их оплаты.

Как разработать

Разработка платежного календаря проходит в несколько этапов:

• определение технологии формирования плановых данных. На данном этапе необходимо определить, какие данные будут использоваться при планировании. Необходимо определить, кто и какую информацию предоставляет от подразделений, либо заносит их в программу или файл, который в дальнейшем используется. Для более четкого составления платежного календаря необходима система, при которой будут учитываться все отгрузки товара и услуг покупателям и плановые поступления денежных средств от них, а также все необходимые оплаты в течение определенного времени. Но если полной точности в расчетах не требуется, то плановые поступления могут определяться также на основании данных о поступлениях за прошлые аналогичные периоды с учетом инфляции (как дополнительные данные);
• определение перечня анализируемых данных (групп данных). Можно использовать следующие группы: по центрам финансовой ответственности – это отделы, подразделения, организации; по источникам денежных средств; по статьям движения денежных средств (предварительно необходимо определить перечень статей учета, при этом не стоит злоупотреблять количеством и углубляться далеко в мелкие платежи, достаточно определить ключевые статьи, занимающие не менее 5% от всех расходов и доходов. В противном случае анализ будет трудоемким и немобильным); по контрагентам; по отдельным договорам, по проектам, по приоритетам платежей;
• построение механизма формирования реестра платежей и заявок. Самым важным инструментом при построении системы платежного календаря является механизм заявок. Возможно сделать систему очень простой – менеджер получает счета, они все собираются в одном месте (например, на столе у руководителя) и потом решается, что и как оплатить. Но при большом количестве счетов это очень сложно. В этом случае формируются заявки-запросы на расходование денежных средств. Заявка представляет из себя документ, содержащий описательную информацию о расходе. В заявке желательно отражать статьи расходов, вспомогательные данные для осуществления платежа, приоритетность и возможные комментарии ответственных лиц. В дальнейшем все заявки должны попадать в реестр заявок – это перечень заявок, консолидированных по определенному признаку (например: дата, ответственный, источник денежных средств, вид статей). В результате именно реестр заявок является источником для принятия управленческих решений, поэтому он должен быть наиболее полным и содержать достаточно информации;
• описание всего бизнес-процесса в одном документе (регламенте). При формировании документа необходимо задать вопросы – кто, что, когда и в какие сроки. Этот этап очень важен в процессе разработки платежного календаря. На данном этапе устанавливается порядок взаимодействия работников и платежная дисциплина организации, которая влияет на исполнение обязательства и репутацию. Регламент должен содержать информацию о порядке прохождения заявок на оплату, сроках, лицах, ответственных за согласование и утверждение расходов, обязанностях и полномочиях сотрудников, последовательности их действий.

Пример платежного календаря

Визуально платежный календарь в упрощенном варианте представляет из себя электронную таблицу, которая отображает все ежедневные поступления и расходы с отражением входящих и исходящих остатков (можно как плановых, так и фактических). Желательно составлять платежный календарь отдельно по каждой организации, подразделению или кассе.

Платежный календарь составляется по дням, так как именно этот горизонт планирования наиболее показателен. Но если в организации не принято правило оплаты ежедневно, то срок может быть и больше (неделя, декада, месяц).

Ведение календаря в «1С»

Ведение платежного календаря при большом объеме платежей без автоматизации возможно, но очень трудозатратно. Один раз заплатить за автоматизацию дешевле, чем ежемесячно платить заработную плату нескольким сотрудникам, собирающим и консолидирующим информацию.

Большинство организаций малого и среднего бизнеса для автоматизации используют Excel и прочие непрофильные программы. Но такой способ имеет ряд недостатков: низкую оперативность в отражении информации и формировании отчетности, нет защиты от двойного ввода данных, сбоев в работе компьютера, большие затраты времени на сбор и консолидацию данных.

При построении системы работы по платежному календарю удобно пользоваться программой «1С».

В «1С» для учета поступлений используется документ «Планируемое поступление денежных средств» (рис. 1).

Документ делает движения по регистру «Планируемые поступления денежных средств». После формирования планируемых поступлений можно формировать данные по поступлению денежных средств с различной детализацией.

Расходы формируются на основе документа «Заявка на расходование средств» (рис. 2).

Программа «1С» позволяет на основе заявок на расходование средств увидеть планируемые входящие и исходящие платежи, а также остатки по счетам на определенную дату, позволяет делать различные варианты детализации, например, по контрагентам.

На «1С» можно также построить систему прохождения согласования платежей и с помощью отчета формировать платежный календарь на любой момент времени.