Как контролировать ведение учета более эффективно краткий обзор программных решений

Контролировать правильность отражения фактов хозяйственной жизни необходимо для эффективной деятельности компании. В статье расскажем о наиболее оптимальных инструментах, помогающих бухгалтеру контролировать ведения учета.

• Приведем данные исследование о контроле ведения учета
• Самостоятельный контроль
• Обращение к профессиональному аудитору
• Сервисы «1С» на страже ведения учета
• «1С:Контрагент»: заполнение данные за несколько секунд и оценка надежность контрагента
• «1С:Сверка»: соответствие счета-фактуры с данными контрагентов
• «1СПАРК Риски»: оценка и анализ контрагента
• «1С-Финконтроль»: решение для госучреждений
• «Скан-Загрузка документов» и «Скан-Архив»: контроль ввода первички в «1С» и финансовых документов
• Какой способ контроля ведения учета лучше?

Приведем данные исследование о контроле ведения учета

Мы спросили практикующих бухгалтеров, как они контролируют ведение учета. Большая часть проверяет все самостоятельно, а некоторые обращаются к аудитору. Примечательно, что 28% опрошенных предпочитают использовать для этого специальные сервисы «1С». Далее мы рассмотрим эти варианты с разных сторон с позиции пользы и недостатков как для самого бухгалтера, так и компании в целом.

Самостоятельный контроль

Первое, что может сделать бухгалтер — это осуществлять контроль самостоятельно. Это имеет свои плюсы:

• Оперативность контроля. Бухгалтер постоянно находится в оперативном учете, поэтому ему не нужно тратить много времени на поиск возможной ошибки. В этом ему помогает следующий пункт.
• Прозрачность. Если специалист отвечает за все сам, он видит абсолютно все процессы и аспекты учета, требующие внимания.
• Экономия денежных средств. Если все проверять самим, то не нужно тратить дополнительные ресурсы на то, чтобы нанять специалистов для этих целей (например, внутреннего аудитора или еще одного бухгалтера).
• Глубокие знания в своей области ведения учета. Этот пункт касается в основном тех бухгалтеров, которые ведут учет какой-то одной сферы: зарплаты, кадров, кассы, производства и т.п.

Несмотря на то, что за счет этого самостоятельный контроль среди практикующих специалистов наиболее популярен, он имеет и негативные стороны:

• Нехватка времени. Вместо того, чтобы решать текущие задачи, бухгалтер тратит время на постоянные проверки документов и оформленных операций.
• Профессиональная стагнация. Имея знания в определенной области учета, специалисту некогда развиваться в более широких сферах своей деятельности: нет времени на отслеживание изменений законодательства, просмотр лекториев, посещение курсов по профессиональной переподготовке.
• Хроническая усталость и «замыленный» взгляд на многие бизнес-процессы. Из-за постоянного контроля специалист часто находится в стрессе, из-за которого многое воспринимаются через чур привычно: в таком состоянии человек не может посмотреть на вещи под другим углом и мыслить более гибко.
• Отсутствие взаимозаменяемости и невозможность делегировать свои задачи. Если весь контроль лежит на одном человеке, в случае его болезни или ухода в отпуск контроль ведения учета в организации прервется. По приходу бухгалтеру придется потратить много времени на то, чтобы все проверить и снова «включиться» в работу.

Обращение к профессиональному аудитору

Некоторые организации предпочитают обращаться к профессиональным аудиторам для проверки корректности ведения учета. В чем преимущество такого инструмента?

1. Высокая объективность. Приглашенный внешний аудитор максимально непредвзят в формировании своего заключения.
2. Оперативность проверки. Будучи заключенным в жесткие временные рамки, аудитор будет производить проверку в поставленные сроки.
3. Опыт и профессионализм. Так как аудитор постоянно занимается проверками подобного рода, благодаря опыту он подкован как в вопросах законодательства, так и в тонких нюансах ведения учета.
4. Взгляд со стороны. Непредвзятое мнение стороннего специалиста, особенно если дело касается какой-либо критики, воспринимается более спокойно, нежели это была бы критика «своего» сотрудника.
5. Аудиторское заключение можно использовать в качестве инструмента по привлечению заказчиков — к компании будет более высокое доверие со стороны клиентов.

Если говорить о минусах внешнего аудита, то стоит отметить, что ни один аудитор не будет знать всех производственных особенностей проверяемой компании и физически не сможет проанализировать систему качества учета полностью ввиду выборочного характера проверки. Здесь сказывается также недостаток времени на то, чтобы охватить как можно больше деталей.

Сервисы «1С» на страже ведения учета

Помимо «ручной» проверки как самим бухгалтером, так и сторонними специалистами, разработчики «1С» создали специальные сервисы, которые помогут автоматически контролировать ведение учета без привлечения дополнительных ресурсов и значительно экономя время. 28% опрошенных нами бухгалтеров уже пользуются ими.

«1С:Контрагент»: заполнение данные за несколько секунд и оценка надежность контрагента

Этот сервис наиболее популярен среди бухгалтеров. Чем он полезен и как помогает контролировать правильность ведения учета?

1. Экономит время. Сервис автоматически заполняет данные контрагента по ИНН и наименованию, занимает это несколько секунд. Также автоматически загружается адресный классификатор ФИАС.
2. Проверяет правильность реквизитов ФНС, ФСС и ПФР для корректного осуществления платежей.
3. Сформирует отчет «Досье контрагента»: так компания может оценить степень его надежности. В досье будут отражены как отчетность контрагента, так и результаты проверок контролирующими органами, а также представлен финансовый анализ его деятельности.

«1С:Сверка»: соответствие счета-фактуры с данными контрагентов

Данный сервис поможет бухгалтеру сформировать декларацию по НДС без ошибок. Для этого производится автоматическая проверка несоответствия сумм, дат и номеров счетов-фактур, а также ошибки в реквизитах контрагентов.

Сверка данных производится без привлечения сторонних ресурсов. Таким образом, информация, являющаяся для компании коммерческой тайной, не будет разглашена.

По окончанию проверки сервис сформирует отчет. В нем будут видны выявленные несоответствия, по которым бухгалтер может перейти в необходимый документ для дальнейшего анализа и корректировки.

Значительным «плюсом» сервиса является то, что для сверки данных не нужно ждать окончания отчетного периода, что позволит бухгалтеру вовремя обнаружить расхождения и исправить их своевременно, а не в крайний срок сдачи декларации.

«1СПАРК Риски»: оценка и анализ контрагента

Сервис «1СПАРК Риски» используется не только бухгалтерами и специалистами финансовых служб, но и теми, кто принимает бизнес-решения — руководителями компаний, менеджерами, а также ИП.

Основные направления возможностей сервиса:

1. Оценка платежеспособности контрагента;
2. Предупреждение о значимых изменениях в деятельности контрагента: банкротство, ликвидация, смена руководителя;
3. Анализ надежности контрагента (например, не является ли он фирмой-однодневкой).

С точки зрения пользы для бухгалтера, сервис поможет снизить риск претензий от ФНС, повысить шансы получить налоговый вычет без дополнительной бумажной волокиты и потери времени. Помимо этого, сервис позволяет контролировать дебиторскую задолженность в разрезе финансовых показателей должников.

Для руководителей и тех, кто, так или иначе, принимает управленческие решения, «1СПАРК Риски» дает возможность отслеживать изменения у партнеров и клиентов, избегая сделок с неплатежеспособными контрагентами и финансовых потерь.

Отдельно стоит отметить, что формируемые сервисом бизнес-справки о контрагенте подписываются электронной подписью от «Интерфакс» и обладают юридической силой.

«1С-Финконтроль»: решение для госучреждений

Возможности «1С-Финконтроль»:

1. Организовать внутренний финансовый контроль согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 17 марта 2014 года № 193;
2. Автоматизировать проверки корректности ведения учета в казенных, бюджетных и автономных учреждениях.

«1С-Финконтроль» поможет не только бухгалтерам в разрезе своевременного обнаружения ошибок и их исправления, но и распорядителям бюджетных средств в разрезе организации мониторинга ведения учета подведомственными учреждениями. Помимо этого, сервис может использоваться ревизорами, проверяющими финансово-хозяйственную деятельность госучреждений, облегчая им проверку отдельных участков учета.

«Скан-Загрузка документов» и «Скан-Архив»: контроль ввода первички в «1С» и финансовых документов

Как для коммерческих, так и для госучреждений, обрабатывающих большое количество первички, программистами «ГЭНДАЛЬФ» были разработаны два программных продукта: «Скан-Загрузка документов» и «Скан-Архив».

Чем бухгалтеру поможет программа «Скан-Загрузка документов»:

1. Первичные документы вводятся в базу «1С» быстро и в автоматическом режиме — 3 страницы за 1 минуту;
2. Исключает ошибки ручного ввода и «человеческий фактор»;
3. Является внешней обработкой и не мешает обновлениям баз «1С».

При этом «Скан-Загрузка документов» максимально проста в работе: бухгалтер сканирует документы, система их распознает и создает соответствующие документы в базе «1С».

Для контроля входящего и исходящего потока первички разработчиками «ГЭНДАЛЬФ» была создана программа «Скан-Архив»:

1. С помощью системы штрихкодов программа помечает исходящие документы, а по ключевым реквизитам распознает входящие.
2. Помогает навести порядок в документообороте компании: с помощью специального реестра программа отслеживает, кто из сотрудников работал с документами и не вернул их в архив.
3. Снижает риск штрафов от ФНС за несвоевременно предоставленные сведения: программа ускоряет сбор документов к предстоящим проверкам.
4. Внедряется исходя из особенностей базы «1С» и индивидуальных потребностей организации.

Какой способ контроля ведения учета лучше?

Лучшего и единственно верного способа контроля для снижения всех рисков не существует. Однако и руководитель, и бухгалтер могут выбрать наиболее полезные для себя инструменты исходя из потребностей своей компании. Все, как и в бухгалтерии, сводится к балансу и «золотой середине», т.е. к умелой комбинации предложенных решений и их грамотному применению в конкретной компании.