С 1 января 2020 г. начался переход на электронные трудовые книжки, который продлиться до 31 декабря 2020 г. Также в феврале 2020 г. стартует первая отчетная кампания новой кадровой отчетности.

• Что делать с ЭТК
• Кто имеет право на ЭТК
• Сведения из электронной трудовой
• Отчетность работодателей

Что делать с ЭТК

До 30 июня 2020 г. работодатель обязан письменно оповестить своих сотрудников об изменениях законодательства, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде и о праве выбора. Форма оповещения не установлена законодательством, поэтому предоставляется на усмотрение работодателя. Затем в течение 2020 г. необходимо внести изменения в локальные документы, где ранее присутствовала формулировка «трудовая книжка», а также в любые соглашения и коллективные договоры. Это касается и профсоюзных организаций.

До 31 декабря 2020 г. включительно, работники подают работодателям письменные заявления о своем выборе: о продолжении ведения работодателем своей трудовой книги в бумажном виде, либо в электронном. Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно. Для тех, кто работает в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8», ред. 3.1, начиная с релиза 3.1.10.276, фирма «1С» разработала и поместила в программу форму заявления с волеизъявлением сотрудника, которую можно распечатать.

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) регулируется:

1. Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
2. Федеральным законом от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Кто имеет право на ЭТК

Работник, подавший заявление работодателю о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, не теряет право перейти на электронную трудовую книжку, даже при смене места работы, в то время как, работники, изъявившие желания вести электронную трудовую книжку, не смогут обратно вернуться к бумажной трудовой книжке. При выдаче бумажной трудовой книжки работнику на руки, необходимо внести соответствующую запись о том, что далее ведется электронная трудовая книжка. Таким образом, мы рекомендуем не откладывать все на последний месяц, а передавать заявления от работников постепенно в течение года. Для работников, не подавших заявления в течение 2020 г., работодатель будет обязан вести трудовую книжку на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Работники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями до 31.12.2020 могут сделать это в любое другое время после этой даты. К таким работникам относятся работники, которые по состоянию на 31.12.2020 не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период:

• временной нетрудоспособности;
• отпуска;
• отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ.

Также в эту категорию входят лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31.12.2020 не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.

Обратите внимание: работодатель формирует сведения о трудовой деятельности только своих работников, с которыми действуют трудовые отношения по состоянию на 1 января 2020 г.

Начиная с 2021 г. для тех, кто устроится на работу впервые, трудовые книжки будут вестись только в электронном варианте. Сведения в электронной трудовой книжке будут аналогичными, что и в бумажной и будут содержать:

• ФИО работника;
• место работы;
• периоды работы;
• должность (профессия, специальность);
• квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
• даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
• основания увольнения.

Сведения из электронной трудовой

Ранее работники обращались к работодателю за получением сведений из его трудовой книги, например, для кредитов, для получения визы, то при ведении электронных трудовых книжек процесс получения данных упрощен, за счет того, что теперь работник может получить данные о своей трудовой деятельности не только у работодателя, но еще по запросу в ПФР/МФЦ, либо в личном кабинете ПФР или на сайте Госуслуг.

При трудоустройстве работник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешенным. Предполагается, что этот вопрос будет решен внесением изменений в нормы либо работодателям придется представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге. Ранее ПФР публиковал данные о том, что это будет единая форма СЗВ-ТД, однако позднее Минтруд РФ опубликовал проект приказа об утверждении других форм:

• для заполнения работодателем: форма СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем»;
• для заполнения органами ПФР: форма СТД-ПФР «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации».

Однако это не итоговый вариант, и он находится на рассмотрении.

Отчетность работодателей

С 1 января 2020 г. работодатели предоставляют сведения в ПФР ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место случаи приема на работу, перевода и увольнения. С 1 января 2021 г. работодатель будет передавать информацию о приеме и увольнении в течение суток с момента выхода приказа. При этом, несмотря на то что отчетность мы будем передавать в ПФР, проверять и штрафовать будет Роструд.

Код из пяти цифровых знаков в соответствии со справочником «ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Общероссийский классификатор занятий» (принят и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.12.2014 № 2020-ст) – не обязателен к заполнению в 2020 г.

Пользователям решений системы «1С:Предприятие 7.7» для подготовки отчета рекомендуем воспользоваться решением «1С:Налогоплательщик 8».

Те компании, в штате которых более 25 сотрудников, подавать данные в ПФР обязаны только электронным документом, подписанном только усиленной квалифицированной подписью. В этой связи ПФР дополнительно обновляет порядок электронного документооборота между страхователями и ПФР. Поэтому тем, кто впервые будет передавать отчетность через сервис «1С-Отчетность», необходимо из программы «1С» отправить специальное заявление в ПФР и дождаться положительного результата его рассмотрения. После обновления ваша программа сама предложит отправить эти заявления.

Если вы пропустите уведомление, то:

• В программах на управляемых формах необходимо в разделе «Уведомления формы 1С-Отчетность» нажать кнопку «Создать» и выбрать пункт «Заявление на подключение к ЭДО ПФР».
• В остальных программах: в форме «Журнал обмена с контролирующими органами» открыть раздел «ПФР» – «Исходящие документы». Здесь нужно переключить режим отображения на «Заявления ЭДО ПФР» и нажать кнопку «Новый».

Обязательное условие отправки документов в электронном виде – заключение соглашения с ПФР

При предоставлении сведений впервые в отношении зарегистрированного лица работодатель одновременно предоставляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 г., а в случае, если указанные события в течение 2020 г. отсутствовали, то не позднее 15 февраля 2021 г.

Например, если работник был принят на работу 1 декабря 2014 г. в качестве руководителя отдела кадров и после этого более записей в трудовую книжку не было, то в ПФР мы должны передать данные, что на 1 января 2020 г. сотрудник числится руководителем отдела кадров с 2014 г. с указанием номера приказа.

Непредставление сведений о трудовой деятельности или представление их с нарушением срока грозит привлечением к административной ответственности за нарушении норм трудового законодательства, то есть по ст. 5.27 КоАП РФ (п. 9 ст. 1 Федерального закона от 16.12.2019 № 436-ФЗ).

Кроме того, проектом изменений в КоАП РФ предусмотрена ответственность работодателя за неоднократное (два раза и более в течение года) нарушение сроков представления в ПФР сведений о трудовой деятельности в виде предупреждения должностного лица.