Особенности заполнения отчета 6-НДФЛ

Правила заполнения отчета 6-НДФЛ уже давно утверждены, однако Федеральная налоговая служба не перестает выпускать письма, регламентирующие порядок заполнения данной формы. Фирма «1С» вслед за налоговой модернизирует процесс заполнения данного отчета. Рассмотрим основные нововведения по заполнении формы 6-НДФЛ как со стороны ФНС, так и со стороны фирмы «1С».

• Отображение премий по кодам дохода в 6-НДФЛ за год
• Коды дохода в «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8»
• Пояснения ФНС по заполнению 6-НДФЛ

Премии по кодам дохода

На данный момент у многих пользователей возникает вопрос отображения премий по кодам дохода «2002», «2003». Данные коды были регламентированы Приказом ФНС от 22.11.2016 № ММВ-7-11/633@ и для целей учета НДФЛ не дают ответа ни о крайнем сроке перечисления налога, ни об отражении этого дохода в отчетной форме 6-НДФЛ, а только лишь информируют бухгалтера об источнике финансирования премии:

• «2002» – суммы премий, выплачиваемых за производственные результаты и иные подобные показатели, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами (выплачиваемые не за счет средств прибыли организации, не за счет средств специального назначения или целевых поступлений).
• «2003» – суммы вознаграждений, выплачиваемых счет средств прибыли организации, средств специального назначения или целевых субсидий.

Данные коды могут быть отнесены как к заработной плате, так и к разовым выплатам. Для того чтобы определить, какой из кодов дохода будет считаться неотъемлемой частью заработной платы, а какой будет отражать разовую премию, необходимо проработать локальные нормативные документы – положение о заработной плате, положение о премировании.

К премиям, входящим в оплату труда, относятся те, которые связаны с выполнением трудовых обязанностей работника и выплачиваются в соответствии с трудовым договором и принятой в организации системой оплаты труда (устанавливается коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами работодателя – ст. 135 ТК РФ). Например, премии по результатам работы за месяц, год, квартал. Датой получения такого дохода является последний день месяца, которым датирован приказ о назначении премии.

Объясняется это тем, что согласно ст. 129 ТК РФ стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии, иное поощрение) наравне с компенсационными выплатами и вознаграждением за исполнение трудовых обязанностей выступают элементом оплаты труда.

НДФЛ с таких премий отображается в 6-НДФЛ:

• Дата фактического получения дохода (строка 100) для таких премий – последний день месяца.
• НДФЛ удерживается (строка 110) при выплате сумм.
• НДФЛ уплачивается (строка 120) в бюджет не позднее следующего дня (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Прочие вознаграждения, не входящие в систему оплату труда, могут отражаться кодами «4800», «2002», «2003». Причем код «2003» следует использовать, если выплата происходит из прибыли учреждения. Для такого рода премий, не входящих в систему оплаты труда, отображение такое:

• Дата фактического получения дохода (строка 100) для таких премий – день выплаты.
• НДФЛ удерживается (строка 110) при выплате сумм.
• НДФЛ уплачивается (строка 120) в бюджет не позднее следующего дня.

Коды дохода в учетной программе

Для целей учета 6-НДФЛ в подсистемах «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8», ред. 1.0, «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8», ред. 3.1, есть возможность относить данные коды дохода либо к системе оплаты труда, либо выделять как доход, отличный от заработной платы.  Для этого в справочнике «Коды доходов НДФЛ» добавлен флаг «Соответствия оплате труда» (п.2 223 ст. НК РФ). Для «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8», ред. 1.0.

Не допускается в этом справочнике использование одинаковых кодов дохода. Т.е. невозможно поддерживать одновременно коды «2002», соответствующие и несоответствующие оплате труда. Аналогична ситуация и с кодом «2003». Решение следует принять по настройке кодов один раз. При принятии решения следует учитывать, как влияет флаг «Соответствует оплате труда» на срок перечисления налога и на отражение в форме 6-НДФЛ.

Далее в настройке вида расчета устанавливается код дохода. Если положение о премировании предусматривает лишь два вида премии (за счет затрат и за счет прибыли), то можно применить коды «2002» и «2003».

В случае если положение о премировании предусматривает больше вариантов, то методически «1С» рекомендует отображать премию следующим образом:

• код «2000» применяется, если премия является частью «системы оплаты труда» или выплачивается по итогам работы за определенный период, ежемесячно или ежеквартально;
• код «2002» используется, если премия выплачивается «за производственные результаты» и не является системной;
• код «2003» будет предусматриваться в случаях выплаты премий, как другие, поощрительные выплаты за счет средств прибыли.

При таком отображении премий флаг «Соответствует оплате труда» не будет устанавливаться в кодах «2002», «2003», и датой фактического получения дохода для таких премий будет день фактической выплаты.

Пояснения ФНС по 6-НДФЛ

Важной информацией является то, что ФНС пояснили в Письме от 21.08.2017 № БС-4-11/14329@, когда операция по выплате дохода считается завершенной в целях ее отражения в расчете по форме 6-НДФЛ.  Пояснили, что раздел 1 расчета составляется нарастающим итогом за I квартал, полугодие, 9 месяцев и год. А раздел 2 заполняется за соответствующий период операциями, которые были произведены за последние три месяца предоставляемого периода.

Если учреждение производит операцию в одном периоде представления, а завершает ее в другом, то данная операция должна быть отражены в том периоде, в котором будет завершена. Завершенной является операция в том периоде, в котором наступает срок перечисления налога в соответствии с п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226 НК РФ.И не стоит забывать, что по строке 120 раздел 2 формы 6-НДФЛ отображается крайний срок перечисления удержанного налога, а не фактический.

В программах «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8», ред. 1.0, «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8», ред. 3.1, формирования отчетов по форме 6-НДФЛ происходит именно по описанному правилу выше. То есть заработная плата за июнь месяц должна была отразиться в разделе 2 формы 6-НДФЛ за период предоставления «9 месяцев», даже если фактически она была выплачены 30 июня, потому что датой получения дохода является 30.06.2017, и так как этот день выпадает на пятницу, крайним сроком перечисления удержанного налога было 03.07.2017.

Что касается заработной платы за сентябрь месяц, она будет представлена в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за период «год», даже в том случае, если выплата заработной платы была произведена 29.09.2017.

Больничные и отпускные, начисленные и выплаченные в сентябре месяце, также будут отражены в разделе 2 годовой формы расчета 6-НДФЛ.