Начисляем и выплачиваем отпускные

Рассмотрим, как оформить приказ на отпуск, рассчитать и учесть остатки отпуска в программе «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8».

График отпусков

Для определения очередности предоставления отпусков в учреждении в обязательном порядке разрабатывается график отпусков. В программе «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» данный документ вводится в меню «Кадровый учет – Заполнение графика отпусков». Для этого необходимо создать новый документ. График можно заполнить как подбором сотрудников из списка, так и по кнопке «Заполнить с отбором по подразделению, должности, сотруднику». Указываем период отпуска – дату начала и дату окончания. Поле «Примечание» заполняется автоматически, здесь выводится информация о количестве дней отпуска, за какой период предоставлен, а также дата приема сотрудника на работу. Из проведенного документа можно сформировать унифицированную форму № Т-7 (рис. 1).

Приказ на отпуск

Для оформления отпуска работодателем сотрудник должен предоставить ему заявление на ежегодный отпуск, если же график отпусков составлен с указанием конкретных дат начала отпуска, то заявление на отпуск от работника не требуется.

Приказ на отпуск в программе оформляется кадровым документом «Отпуска учреждения», расположенном в меню «Кадровый учет».

Создаем новый документ и заполняем все необходимые поля: «Сотрудник», «Вид отпуска», «Даты начала и окончания», «Кол-во дней» (в том числе дополнительного отпуска), «Рабочий год» и «Основание». Поле «Освобождать ставку» заполняется, если на ставку данного сотрудника во время его отпуска планируется принять замещающего сотрудника; поле «Напомнить» заполняется, если необходимо уточнить и зарегистрировать в программе дату возврата. Документ также может быть заполнен автоматически по «Графику отпусков», если такой ранее заполнялся в программе (рис. 2).

Из заполненного и проведенного документа можно распечатать унифицированную форму № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», либо Т-6а на группу работников.

Расчет отпуска

Для расчета сумм причитающихся работнику отпускных в программе «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» необходимо заполнить расчетный документ. Создается документ как из кадрового документа «Отпуск», так и самостоятельно в закладке «Расчет зарплаты». В первом случае в кадровом документе по кнопке «Открыть начисление» открывается обработка «Анализ неявок», где необходимо проверить заполненные поля и нажать последовательно кнопки: «Создать документы», «Рассчитать», «Провести» (рис. 3).

Во втором случае документ создается по кнопке «Добавить» в «Журнале оплачиваемых неявок» в закладке «Расчет зарплаты». В созданном документе заполняются все необходимые поля, расчет производится по кнопке «Рассчитать» на вкладке «Условия».

Данные о заработке, используемые для исчисления среднедневного заработка для оплаты соответствующего отпуска, отображаются на закладке «Расчет среднего заработка».

На закладке «Оплата» отображаются суммы к начислению, а также возможные сторно-записи. Здесь же производится расчет НДФЛ.

При проведении документа рассчитанные суммы будут отражены в начислениях того месяца, который был указан в поле «Месяц начисления».

Особое внимание стоит обратить на поле «Дата выплаты дохода» на закладке «Условия». Здесь необходимо указать именно ту дату, когда работник фактически получит сумму отпускных на руки. Эта же дата будет отображена в отчете 6-НДФЛ во втором разделе в строках 100 «Дата фактического получения дохода» и 110 «Дата удержания налога». Перечислить НДФЛ в бюджет с данного начисления необходимо до конца того месяца, в котором сотрудники получил этот доход.

Из рассчитанного и проведенного документа можно распечатать форму расчета среднего заработка. А также унифицированную форму 0504425 «Записка – расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях» (рис. 4).

Учет остатков отпусков

В программе есть возможность настройки учета остатков отпусков. В «Параметрах учета» на закладке «Кадровый учет» в поле «Остатки отпусков будут уменьшаться при регистрации фактических отпусков» необходимо выбрать один из вариантов – «Кадровыми приказами» или «Расчетными документами».

Сами же остатки отпусков работников можно увидеть в одноименном журнале в меню «Кадровый учет». Для этого необходимо выделить работника и в нижней панели выбрать «Справку по отпуску»: здесь отображается вся информация по всем отпускам сотрудника, в том числе и остатки. Также в данном журнале предоставлена возможность редактирования по кнопке «Редактировать остаток отпуска». Операцию можно выполнить как простым вводом отпусков – указав остаток на текущую дату за период, так и детальным вводом – указав все периоды, за которые были предоставлены отпуска с количеством фактически использованных дней отпуска.