Работа над ошибками по форме 6-НДФЛ

Проведем работу над ошибками, опираясь на те трудности, которые возникли при первой сдачи отчетности
в мае.

Особенности заполнения

Последовательно рассмотрим заполнение 6-НДФЛ с учетом тех данных, которые введены в программу.

Форма 6-НДФЛ включает в себя:

• титульный лист;
• раздел 1 «Обобщенные показатели»;
• раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».

Титульный лист содержит стандартную информацию о налогоплательщике. Заполняется в верхней части данными ИНН и КПП, указанными в карточке учреждения на закладке «Основные».

Также на титульном листе выбирается номер корректировки, указывается в какой налоговый орган предоставляется отчет, код ОКТМО.

Выбирается статус налогоплательщика:

• 1 – налоговый агент,
• 2 – представитель налогового агента.

Данные о регистрации в налоговой заполняются в справочнике «Регистрация в ИФНС» главное меню «Операции – Справочники».

Заполнение раздела 1

Раздел 1 «Обобщенные показатели» заполняется нарастающим итогом за I квартал, полугодие, 9 месяцев и год и содержит обобщенные показатели для каждой налоговой ставки:

• сумму начисленного дохода (строка 020), в том числе сумму начисленного дохода в виде дивидендов (строка 025);
• сумма налоговых вычетов (строка 030);
• сумма исчисленного налога (строка 040), в том числен суммы НДФЛ, исчисленные с дивидендов (строка 045), и фиксированные сумм авансовых платежей (строка 050).

В суммы полученного дохода включаются все доходы, при выплате которых организация признается налоговым агентом: это зарплата, премии, вознаграждения по гражданско-правовым договорам и другие доходы (п. 1.1 Порядка, утвержденного приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450).

В зарплатной программе данный доход регистрируется документами начислений и записывается в регистр накопления, а именно: «Главное меню – Операции – Регистр – Накопления НДФЛ сведения о доходах». Т.е. весь доход, зарегистрированный в данном регистре начиная с 1 января 12016 г., попадает в данную строку.

Суммы налоговых вычетов регистрируются также в документах начислений и записываются в регистр «Предоставленные стандартные и социальные вычеты по НДФЛ» («Главное меню – Операции – Регистр накопления»).

Суммы исчисленного налога при проведении документов начислений в программе записываются и попадают со знаком плюс в регистр накопления «НДФЛ расчеты с бюджетом». В строку 040 попадают суммы нарастающим итогом, начиная с 1 января 2016 г.

Строки 060 – 090 заполняются суммарно по всем ставкам:

• по показателю «Количество физических лиц, получивших доход» – указывается количество человек, которые получали доход в течение отчетного (налогового) периода;
• «Суммы удержанного налога» – указывается сумма удержанного налога при выплате доходов сотрудникам.

  Если какой-либо доход уже признан, налог с него исчислен, но фактической выплаты еще не было, тогда удержать эту сумму до фактической выплаты дохода будет невозможно. Поэтому показатель для заполнения строки 070 появится только после того, как доход будет выдан сотрудникам. В соответствие с этим суммы исчисленного (строка 040) и удержанного (строка 070) НДФЛ могут не совпадать;

• «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» – сумма НДФЛ, которая была исчислена, но не удержана. Т.е. если доход сотруднику начислен в отчетном периоде, но выплата будет происходить в следующем отчетном периоде, сумма исчисленного дохода попадет в строку 080;
• показатель «Сумма налога, возвращенная налоговым агентом» заполняется суммой налога, возвращенного в соответствии со ст. 231 НК РФ.

Заполнение раздела 2

В разделе 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ» указывают даты получения и удержания налога, предельный срок, установленный для перечисления налога в бюджет, а также суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ.

В соответствующем отчетном периоде в разделе 2 отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода. Если налоговый агент производит операцию в одном отчетном периоде, а завершает ее в другом отчетном периоде, то эта операция отражается в том отчетном периоде, в котором завершена.

Каждой дате фактического получения дохода (строка 100) соответствует:

• дата удержания НДФЛ (строка 110), исчисленного именно с этого дохода;
• крайний срок перечисления этого налога в бюджет (строка 120). Если в один день выплачиваются доходы, для которых установлены разные сроки уплаты НДФЛ, то эти суммы тоже нужно указать раздельно. Об этом сказано в письме ФНС РФ от 18.03.2016 № БС-4-11/4538. Информация о суммах дохода и налога указывается в строках 130 и 140 соответственно.

В случае с 6-НДФЛ дата фактического получения дохода (строка 100) – это дата, по состоянию на которую должен быть исчислен налог. Дата фактического получения дохода определяется по правилам статьи 223 НК РФ.

Дата получения зарплаты при полном отработанном месяце – последний день месяца, за который она начислена.

В случае увольнения дата фактического получения зарплаты – последний день работы в месяце увольнения, за который начислена зарплата.

Для отпускных и пособия по нетрудоспособности датой фактического получения считается день их выплаты или перечисления на счет.

Для сверхнормативных суточных датой фактического получения считается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.

Для материальной выгоды дата получения дохода зависит от причины ее образования.

Дата удержания налога (строка 110) – день, когда следует удержать исчисленный налог зависит от вида дохода:

• удерживать налог с зарплаты, премий и доплат нужно в день выплаты зарплаты за вторую половину месяца. Выплата аванса не является основанием для удержания налога, так как по закону дата фактического получения дохода в виде зарплаты – это последнее число месяца, за который ее начислили (п. 2 ст. 223 НК РФ).

  Например, датой получения зарплаты за январь считается 31 января. Раньше этого срока ни исчислить, ни удержать НДФЛ нельзя (письмо ФНС РФ от 25.07.2014 г
  № БС-4-11/14507);

• с больничных, отпускных и компенсаций отпуска удерживать НДФЛ следует в день их выплаты;
• для сверхнормативных суточных, натурального дохода, материальной выгоды предусмотрено, что удержать НДФЛ можно в день выплаты ближайшего дохода,
  с которого можно произвести удержание, например, зарплаты.

Что касается 120 строки «Срок перечисления дохода» – это крайняя дата перечисления НДФЛ. Фактическая дата перечисления налога в форме 6-НДФЛ не отражается.

Срок перечисления налога зависит от вида дохода:

• НДФЛ, удержанный с зарплаты и премий, нужно перечислить не позднее дня, следующего за выдачей зарплаты за вторую половину месяца.
• НДФЛ с больничных, отпускных и компенсаций отпуска перечислить следует не позднее последнего дня месяца, в котором эти отпускные или пособия были выплачены.
• для других видов дохода налог нужно перечислить не позднее дня, следующего за выплатой дохода, с которого удержан НДФЛ.

1 способ заполнения формы в «1С»

В соответствие с методическими данными, представленными выше, разработчики зарплатной программы реализовали два способа удержания налога на доходы с физических лиц. В зависимости от того, какой способ учета выбран учреждением, форма 6-НДФЛ заполняется определенными данными.

Первый способ: налог может удерживаться из документа выплаты «Ведомости в банк» или «Ведомости в кассу», если на рабочем столе программы на закладке «Учреждение» в настройке «Параметры учета – Расчет зарплаты» снят флажок «При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог как удержанный» (рис. 1)

В таком случае при проведении документа «Начисление заработной платы» по дате получения дохода будет начисляться НДФЛ (рис. 2).

Эти данные можно будет увидеть в регистре накопления «НДФЛ расчеты с бюджетом» по строке с зеленым плюсом (перейти в регистр можно из документа «Начисление зарплаты – Действие – Перейти – НДФЛ расчеты с бюджетом») (рис. 3).

Начисленный налог и доход попадут в Раздел 1 формы 6-НДФЛ по строке 020 – сумма полученного дохода, по строке 040 – общая сумма исчисленного НДФЛ.

Далее необходимо сформировать документы на выплату заработной платы – это может быть «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу». При проведении документа выплаты с суммы выплаты дохода удержится НДФЛ по дате завершения выплат (в документе «Ведомость в кассу») или дате выписки из лицевого счета (в документе «Ведомость в банк») (рис. 4).

В регистре накопления «НДФЛ расчеты с бюджетом» (из документа «Ведомость в кассу (банк) – Действие – Перейти – НДФЛ расчеты с бюджетом») сформируется запись со строкой с минусом, т.е. с суммы выплаты дохода удержится НДФЛ. Также в регистре по столбцу «Срок уплаты: дата» сформируется крайняя дата перечисления налога в бюджет (рис. 5).

Таким образом, в форму 6-НДФЛ при автоматическом заполнении попадут данные, представленные на рис. 6.

Что касается «Начисление больничного», «Начисление отпуска», то в данных документах разработчики предусмотрели реквизит «Дата получения дохода», который обязательно должен совпадать с фактической датой выплаты дохода сотруднику, а именно с «Датой завершения выплат» или «Датой выписки из лицевого счета» документов «Ведомости в кассу (банк)». Иначе форма 6-НДФЛ будет заполнятся некорректными данными.

Также из данных документов начислений формируются строки по начислению налога в регистре накопления «НДФЛ расчеты с бюджетом». В данный регистр можно перейти из документа через кнопку «Действие – Перейти – НДФЛ расчеты с бюджетом».

Если при данных настройках параметров учета в учреждении есть документы начислений, сформированные датой ранее проведенного документа «Начисления зарплаты», по которым выплата еще не проводилась, и, соответственно, исчисленный налог не был удержан, то налог с данных документов начислений удержится при проведении документа выплаты заработной платы. Из-за чего при автоматическом формировании 6-НДФЛ данные раздела 2 будут искажены.

Также данная настройка параметров учета требует хронологического проведения документов в зарплатной программе. Для восстановления последовательности проведенных документов начислений и выплат предусмотрена обработка «Цепочка документов учета НДФЛ»: главное меню «Налоги и взносы – Изменение порядка учета документов». Подробная инструкция использования данной обработкой представлена на сайте itc.1c.ru в теме «Выстраивание цепочки документов учета НДФЛ для заполнения 6-НДФЛ».

2 способ заполнения формы в «1С»

Второй способ удержания НДФЛ в программе регламентирован поставленным флажком «При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог как удержанный» на рабочем столе программы на закладке «Учреждение» в настройке «Параметры учета – Расчет зарплаты».

Тогда при проведении документов начислений (начисление заработной платы, начисление больничного, отпуска, расчет при увольнении и т.д.) налог будет не только исчисляться, но и удерживаться. Поэтому регистр накопления «НДФЛ расчеты с бюджетом» будет заполнятся сразу строками с зеленым плюсом – по начислению НДФЛ и красным минусом – по удержанию НДФЛ (рис. 7).

Для того чтобы в документе «Начисление зарплаты» можно было установить фактическую дату выплаты дохода сотрудникам реализован реквизит «Дата
выплаты з/пл» (рис. 8).

По ссылке «Подробнее» для тех сотрудников, которым зарплата выплачивается не в общей ведомости, предусмотрено «Редактирование дат получения дохода по НДФЛ».

Таким образом, автоматическое заполнение 6-НДФЛ будет заполняться на основании данных, сформированных в регистре накопления «НДФЛ расчеты с бюджетом» (рис. 9).

Следовательно, при заполнении 6-НДФЛ в зарплатной программе, нужно учесть следующие моменты:

1. Необходимо выбрать удобный для вашего учреждения способ удержания НДФЛ. Если ранее для формирования 6-НДФЛ необходимо было снять флажок в параметрах учета и перепровести документы начислений и выплат для корректного формирования 6-НДФЛ, то сейчас на последнем релизе конфигурации можно вернуться к прежнему способу удержания НДФЛ. Это не повлечет за собой изменения уже сформированных документов.
2. Обращать внимание на реквизит «Дата выплаты дохода» в документах «Начисление отпускных», «Начисление больничного», «Регистрация разовых начислений» (если выплата происходит отдельно от заработной платы) и ставить в реквизите фактическую дату получения таких доходов.
3. Проведение в программе документов должно происходить в хронологическом порядке.