Цифровизация документооборота в госучреждениях: главные риски и способы их избежать

Для всех государственных учреждений с введением внутреннего электронного документооборота стала обязанностью цифровизация документов. Несомненно, в этом есть много положительных сторон, но нужно понимать, что есть обратная сторона – большая вероятность штрафов в случае допущения тех или иных ошибок.

В этой статье разберем самые частые ошибки, которые допускают пользователи и рассмотрим какие реальные штрафы могут быть наложены в том или ином случае.

• Основные ошибки при подписании электронных документов
• Ответственность за невыполнение требований кассовой дисциплины в цифровой среде
• Аудит соответствия регламентам

Основные ошибки при подписании электронных документов

Распространенной ситуацией с введением электронных подписей и в целом в текущем мире цифровых технологий являются технические сбои. Например, документ необходимо подписать в ближайшие 10-15мин, но происходят технические неполадки – отключение света, сбой в работе самой программы, неполадки с интернетом и многое другое.

К сожалению, мы не можем контролировать и предсказать данные перебои и в такой ситуации, если документ будет подписан не вовремя – то это является нарушением законодательства.

Если обращаться к судебной практике, то в подобных случаях сложно доказать те или иные неисправности и необходимо ожидать, что суд прибегнет к наложению штрафов и не сделает выбор в пользу оправданий государственного учреждения.

Основным аргументом здесь выступает тот факт, что с внедрением электронного документооборота необходимо учитывать, что такие ситуации могут возникнуть и необходимо было перестраховаться, подключив какой-либо резервный метод подписания.

Здесь можно так же посоветовать иметь запасной сервер или компьютер, который выручит в подобной ситуации.

Следующее обстоятельство, при которых учреждение может быть оправдано оштрафовано – это использование просроченных или не верно оформленных электронных подписей.

Если подпись просрочена по дате или оформлена с ошибками, то она не имеет никакой юридической силы и документ можно приравнять к неподписанному. В таком случае так же стоит ожидать штрафа.

Последняя ошибка, которую мы с Вами рассмотрим – это отклонение от установленного графика согласования. Здесь речь идет о первоначально утвержденном регламенте, в котором четко прописаны сроки согласования документов и даже если эти сроки нарушена на день (например, был выходной), то это так же является нарушением закона и влечет за собой ответственность.

К сожалению, мы не можем объяснить и внедрить в электронную систему такие обстоятельства как, перебои со светом или выходной, праздничный день (пока это не утверждено законом), поэтому при проверке система будет полагаться на факты, не допуская сносок.

Что нужно знать о штрафах и как их избежать

Штрафы – это нежелательная «трата» для всех организаций, но для государственных учреждений – это еще и дополнительная статья расходов.

Давайте рассмотрим основные штрафы, которые могут быть наложены за работу с персональными данными:

1. За нарушение требований к защите персональных данных для должностных лиц – до 200 000 тыс. руб;
2. За нарушение требований к защите персональных данных для организаций – до 6 млн. руб;
3. Рецидив или причинение существенного вреда – до 18 млн. руб.

Ответственность за невыполнение требований кассовой дисциплины в цифровой среде

Существуют определенные требования, в соответствии с которыми должны оформляться электронные документы в части финансовых операций.

Здесь штрафы достигают 50 тыс. руб. в случае недочетов касаемо электронной подписи на документах о движении бюджетных средств. Помимо денежных санкций возможно так же отстранение до 3-х лет.

Аудит соответствия регламентам

Для корректного перехода на электронный документооборот необходимо провести полную проверку действующих регламентов.

Начать следует с текущего процесса документооборота – пересмотреть, какие документы в целом составляются в организации сейчас, кто из должностных лиц их утверждает, сколько времени отводится на согласование, и какие сотрудники имеют доступ к тем или иным документам.

Необходимо сделать акцент на работе с персональными данными, так как именно здесь встречается большинство недочетов и ошибок.

Важно проверить, соответствует ли текущий процесс актуальным нормам законодательства и не работает ли Ваша организация по устаревшим стандартам. Ровняться необходимо на стандарты ГосЭДО, ведь именно здесь описаны все обязательные пункты, которым должно соответствовать любое государственное учреждение, когда дело касается цифровизации.

Помимо этого требуется проверить, сопоставима ли Ваша система ЭДО с системами гос.услуг и федеральными реестрами.

Необходимо провести проверку не только на верное составление электронного документа, но и на корректную передачу этого документа в федеральную систему.

Если организация учет все эти моменты, то риск наложения штрафов можно свести к минимуму и снизить данную статью расходов.

В целом, внедрение электронного документооборота требует много ресурсов, не только на проверку действующих регламентов, но и на разработку новых.

Нужно сразу позаботиться о резервных возможностях подписания документов. Это может быть либо запасной компьютер, либо резервная система подписания. Важно прописать детально все действия персонала в той или иной ситуации.

Но все новые регламенты, как бы качественно и подробно они не были написаны, могут не работать, если сотрудники не обладают достаточным количеством знаний и умений.

Поэтому для облегчения процесса перехода, руководству организаций стоит рассмотреть курсы и обучения для персонала. Ведь это поможет не только более корректно составить новые регламенты, но и предотвратить ошибки и соответственно санкции в дальнейшем.

Лучше сразу обезопасить организацию и сотрудников путем предварительного обучения и создания альтернативных способов работы с СЭДО, чем в дальнейшем столкнуться со штрафами и в любом случае выделять средства на эти цели.