Как по-новому отражать результаты инвентаризации имущества

С 2023 года большинство налогов, сборов, страховых взносов необходимо уплачивать единым налоговым платежом на единый налоговый счет. Для проверки корректности распределения поступивших на счет денежных средств по обязательствам применяется Справка о принадлежности сумм денежных средств, перечисленных в качестве ЕНП. Подробнее об этой справке – в нашей статье.

• Как принять документы
• Документы для учета в учреждении
• Документы при централизованном учете
• Проверка документов
• Учет расхождений
• Учет качественных отклонений по долгам

Как принять документы

Одним из самых важных изменений, внесенных в приказ Минфина от 13.09.2023 №144н является то, что теперь учреждение не вправе принимать излишки на баланс без документов, подтверждающих право собственности на этот на объект.

В приказе закрепили пять видов отклонений и правила работы с ними, к таким отклонениям относятся:

• излишки;
• недостача;
• качественные отклонения;
• пересортица;
• убыль в пределах нормы.

Все отклонения в данных учета с фактическими данными должны быть зафиксированы: для этого необходимо использовать акты о результатах инвентаризации и ведомости расхождений - эти документы оформляются инвентаризационной комиссией.

Для признания достоверности выявленных расхождений указанные документы должны быть проверены бухгалтерией, все отклонения – приняты к учету; только в этом случае итоги инвентаризации имущества признаются достоверными для сдачи годовой отчетности.

При отсутствии расхождений в результатах инвентаризации в Акте о результатах инвентаризации необходимо отразить заключение комиссии, учитывая новые правила из СГС «Учетная политика». При оформлении заключения можно воспользоваться формулировкой, закрепленной в пункте 25 приложения 1 к приказу №144н.

Документы для учета в учреждении

В 2023 году все итоги инвентаризации необходимо оформлять, используя Акт (ф. 0504835), это касается всего имущества, за исключением итогов по инвентаризации наличных денег. Новая форма Акта (ф. 0510463) применяется начиная с 2024 года, если иное не предусмотрено и не закреплено в учетной политике организации. Инвентаризацию наличных денег необходимо оформлять по новой форме – Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836), данный порядок закреплен в методических указаниях приказов №52н и №61н.

Документы при централизованном учете

Учреждения, которые по решению Правительства уже перешли на централизованный учет, результаты инвентаризации должны оформлять по новой форме – Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463). Данный акт уже содержит в себе таблицы для выявленных отклонений, в связи с чем нет необходимости дополнительно формировать Ведомость расхождений (ф. 0504092).

Проверка документов

Документы о результатах инвентаризации поступают в бухгалтерию, после их утверждения руководителем. Проверять все документы необходимо даже в случае отсутствия в них расхождений, так как любая недостоверная информация исказит отчетность и повлечь за собой штрафные санкции.

На что же необходимо обратить внимание при проверке документов, ниже перечислим варианты проверок некоторых документов.

1. Наличие всех подписей, их отсутствие является одним из самых частых нарушений, выявляемых контролируемыми органами. Также необходимо проверить даты: они должны совпадать с периодом проведения инвентаризации, указанным в Решении (ф.0510439).
2. Необходимо запросить в кадрах информацию о табелях, чтобы сверить нахождение всех членов комиссии и материально-ответственных лиц на своих рабочих местах, так как при отсутствии хотя бы одного из них итоги проведения инвентаризации могут признать недействительными и взыскать ущерб с материально-ответственного лица; в случае его отсутствия на рабочем месте будет гораздо сложнее.
3. Что касается нефинансовых активов, то необходимо проверить заполнение граф «Статус объекта» и «Целевая функция». В случае отсутствия записи в этих графах, необходимо вернуть описи комиссии для их дальнейшего заполнения. Отсутствие записей в данных графах грозит признанием инвентаризации фиктивной. Наличие данного статуса указывает, можно считать его активом или нет.
4. Проверка наличия исправлений и правильности их оформления. Неверная запись должна быть зачеркнута и над ней указано верное значение. Каждая поправка должна быть заверена подписями всех членов комиссии и материально-ответственных лиц. Правки должны вноситься в экземпляр учреждения и в экземпляр материально-ответственного лица.
5. Проверка пустых строк. Наличие пустых строк в описи является грубейшим нарушением. Пустая строка должна быть перечеркнута.
6. Все решения комиссии должны быть оформлены первичными документами. На основании этих документов необходимо отразить поступление или выбытие объектов на балансовый или забалансовый учет.

Учет расхождений

Излишки – главным изменением в части оприходования излишков стал запрет Минфина на оприходование имущества на баланс в отсутствие документов, подтверждающих права на объект. Излишки являются довольно серьезным отклонением, и их отражение на балансе несет за собой затраты не только на содержание, но и на возникновение налоговых обязательств. Нельзя просто взять и оприходовать данное имущество. Проведите служебную проверку, выясните причину возникновения данных излишков, определите лицо, которому принадлежит данный объект.

Пока проводите служебную проверку отразите данное имущество на забалансовом счете 02 по условной оценке: 1 объект – 1 рубль. После окончания служебной проверки данное имущество необходимо принять на баланс или списать.

Результатом проведенной проверки могут быть два варианта:

• ошибка в учете;
• излишки, не связанные с ошибкой.

Ошибка в учете. Если при проведении служебной проверки выяснилось, что данные излишки возникли из-за ошибок в учете, то их необходимо исправить в общем порядке. Если ошибка допущена в текущем году, то метод исправления может быть «Красное сторно» и/или дополнительной проводкой. Если ошибка связана с периодом прошлых лет, то исправления необходимо делать, используя специальные счета.

Излишки, не связанные с ошибкой. В этом случае все зависит от выявленной причины, есть ли собственник у данного имущества или нет, согласен он забрать этот объект или нет. В каждом случае результат оприходования будет свой. Большое значение здесь имеет и стоимость данного объекта, так как от нее будет зависеть набор документов, необходимых для его оприходования. Так, согласно статье 226 ГК, если брошенная вещь стоит более 3000 рублей, то для обращения ее в свою собственность необходимо подать заявление в суд для признания объекта бесхозным. В случае признания судом бесхозности такого объекта оформляется Акт о приеме-передаче и данный объект отражается в учете как излишки.

В случае, если собственник данного объекта не найден, то необходимо полагаться на статью 227 ГК, в таком случае найденная вещь признается находкой и учреждение обязано заявить о такой находке в полицию или орган местного самоуправления.

Качественные отклонения – это отклонения, в результате которых объект теряет свои потребительские свойства полностью или частично. Если объект физически и морально устарел и уже не может использоваться по своему целевому назначению, то он признается неактивом. Дебиторская и кредиторская задолженность тоже относятся к качественным отклонениям в случае, если истек срок исковой давности; если есть основания признать такой долг сомнительным или безнадежным, его списывают с баланса как неактив.

Любое качественное отклонение фиксируется в инвентаризационных описях. В этом случае обязательными к заполнению являются графы «Статус объекта» и «Целевая функция». Графа «Пояснения» заполняется, если необходимо внести информацию об основаниях, на основании которых долг признан неактивным.

Если данные отклонения возникли по имуществу, то их необходимо списать на финансовый результат, используя счет 401.10.172. Основанием для списания будут документы по инвентаризации и Решение о прекращении признания активами объектов НФА (ф. 0510440).

При этом, списанные объекты одновременно должны числиться на забалансовом счете 02 по условной оценке: 1 объект – 1 рубль. Такие объекты должны числиться на счете 02 до момента, пока учреждение не примет решение, что делать с этим объектом. В случае принятия решения о продаже объекта его необходимо восстановить на балансе. Если данное имущество утилизируется, то после утилизации его необходимо списать со счета 02. Основанием для такого списания будет Акт об утилизации (ф. 0510435). На счете 02 не нужно отражать объект только в случае, если он не подлежит утилизации.

Обязательно проверьте наличие правильных статусов и целевых функций для списания неактивов.

• Для основных средств и нематериальных активов статус объекта будет «Не соответствует требованиям эксплуатации», целевая функция «Списание», «Утилизация», «Продажа».
• Для материальных запасов статус объекта будет «Ненадлежащие качество», «Повреждены», «Истек срок хранения», целевая функция «Списание», «Утилизация», «Продажа».
• Для незавершенного строительства статус объекта будет «Строительство приостановлено без консервации», «Передается в собственность другим субъектам», целевая функция «Продажа», «Передача».

При проведении инвентаризации необходимо проверить признаки обесценения активов. В случае отсутствия таких признаков в инвентаризационной описи должна быть пометка о том, что таких признаков не выявлено. Если данная пометка будет отсутствовать, то контролирующими органами это будет зафиксировано как нарушение.

Учет качественных отклонений по долгам

Списать долги с баланса по итогам инвентаризации необходимо в случае, если комиссия установила, что срок исковой давности истек и существуют другие признаки, по которым данный долг признан сомнительным или безнадежным к взысканию. Но есть и другая сторона, когда долг восстанавливается на балансе.

Списать дебиторскую задолженность с баланса как сомнительную или безнадежную задолженность необходимо на финансовый результат текущего года. Дебиторская задолженность по расходам списывается в дебет счета 401.20.273, задолженность по ущербам или иным доходам – в дебет счета 401.10.173. Также необходимо учесть то, что сомнительная задолженность должна учитываться на забалансовом счете 04. Исключением будут безденежные долги, они не учитываются на забалансе.

Кроме инвентаризационной описи в бухгалтерию должны передать первичные документы: для дебиторской задолженности по доходам дополнительными документами будут Акт о признании безденежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436) и Решение о признании сомнительной задолженности (ф. 0510445), для остальных случаев необходимо применять самостоятельно разработанные формы.

Списать кредиторскую задолженность с баланса возможно в случае, если кредитор не требует и не подтверждает долг при инвентаризации; такая задолженность списывается с баланса по решению комиссии до истечения срока исковой давности. Списание производится на счет 401.10.173 и учитывается на забалансовом счете 20 до истечения срока исковой давности. Исключением является ликвидация организации-кредитора, смерть гражданина и отсутствие требований со стороны правопреемников: в этих случаях задолженность не учитывается на счете 20. Списать ее окончательно можно на основании подтверждающих документов, такими документами могут быть свидетельство о смерти или выписка из ЕГРЮЛ.

Кроме инвентаризационной описи в бухгалтерию должны передать первичные документы Решение о списании задолженности, не востребованной кредиторами (ф. 0510437), и Решение о восстановлении кредиторской задолженности (ф. 0510446).

Пересортица. При возникновении пересортицы первое, что необходимо сделать, – это выяснить причины: ответственные лица должны предоставить комиссии, проводившей инвентаризацию подробные объяснения.

По приказу руководителя, возможно сделать взаимный зачет излишков и недостач по пересортице, но делать это можно только в исключительных случаях.

Зачет пересортицы допускается в случаях, если:

• одно и тоже наименование товаров (относится к материальным запасам);
• пересортица возникла у одного и того же материально-ответственного лица;
• пересортица образовалась в один и тот же отчетный период;
• излишки и недостачи выявлены в равных количествах.

При соблюдении всех вышеперечисленных условий можно провести зачет; зачет не проводят, если хотя бы одно из условий не выполняется. При проведении зачета важно учитывать, что излишки и недостачи должны быть приобретены за счет одного КФО. Так как проводки по отражению пересортицы в бухгалтерском учете законодательно не регламентированы, необходимо закрепить их в учетной политике учреждения.

Убыль в пределах норм. Естественной убылью товара считается изменение массы товара или продукции во время хранения. Данные изменения происходят в результате физико-химических процессов, к ним можно отнести выветривание, утечку, усушку и т.д., что приводит к естественной убыли товаров.

Если недостача в пределах нормы, то ее можно списать как убыль, но только в том случае, если такая норма установлена на законодательном уровне. Если такая норма отсутствует, то недостача считается сверхнормативной и погашается за счет виновных лиц.

Списать недостачу в пределах норм естественной убыли на расходы текущего финансового года можно на основании документов Инвентаризация и Акт о списании материальных запасов. В случае, если правилами документооборота принято дополнительно издавать приказ о списании убыли, необходимо оформить и его.

Недостачу в пределах норм списывают на счет 109.ХХ.272 или 401.20.272. Метод оценки зависит от стоимости; ее определяют по фактической стоимости каждой единицы или исходя из средней фактической стоимости.

Сверхнормативные потери необходимо относить на виновных лиц. Расчет по ущербу необходимо вести, используя счет 209.74 в корреспонденции со счетом 401.10.172. Если виновное лицо не согласно с удержанием, то для отражения ущерба необходимо использовать счет 401.40.172.