Ведение воинского учета в программе «1С:ЗКГУ»

1 октября 2023 года вступил в действие закон № 404-ФЗ, по которому были значительно увеличены штрафы за нарушения ведения воинского учета. Бухгалтеру важно знать, как работать с нововведениями, чтобы избежать санкций от контролирующих органов.

Рассмотрим какой функционал предусмотрен в программе «1С:ЗКГУ» по ведению воинского учета.

• Как настроить программу для ведения воинского учета
• Предоставление отчетности в военкомат
• Какие отчеты необходимо предоставлять в военкомат
• Подведем итог

Как настроить программу для ведения воинского учета

С учетом изменений законодательства, важно быть в курсе новых требований по ведению воинского учета. Программа «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» является важным инструментом для бухгалтеров и кадровиков и содержит актуальные формы, разработанные согласно изменениям законодательства.

Для ведения воинского учета в программе необходимо установить в настройке кадрового учета (раздел Настройка – Кадровый учет) флажок «Ведется воинский учет» и, при необходимости, «Ведется учет бронирования граждан на период мобилизации и на военное время» (рис. 1).

После установки данных настроек в карточке организации на закладке «Учетная политика и другие настройки» в «Ответственных лицах» появится поле для ввода данных по ответственному за воинский учет сотруднику в вашем учреждении – «Ответственный за ВУР».

А также на закладке «Учетная политика и другие настройки» появится гиперссылка «Воинский учет» (рис. 2).

Если организация раньше не вела воинского учета, к примеру организация вновь создана, то необходимо поставить ее на учет в военкомате. Необходимые документы можно сформировать в программе из карточки организации (Настройка - Реквизиты организации - Учетная политика и другие настрой - Воинский учет).

• Приказ об организации воинского учета граждан, в том числе бронирования граждан, пребывающих в запасе, согласно приложению 4 к Методическим рекомендациям Генштаба ВС РФ.
• План работы по осуществлению воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе, в соответствии с приложением 17 к Методическим рекомендациям Генштаба ВС РФ.

Лица и расшифровки в данных формах будут заполнены согласно данным, указанным в Ответственных лицах карточки организации.

При постановке на учет организации также может потребоваться Карточка учета организации (форма №18). Формируется в программе в разделе «Кадровые отчеты».

Если в настройках кадрового учета установлены отметки о ведении учета бронирования граждан, то можно задать потребность в специалистах на период мобилизации в карточке организации в разделе «Воинский учет». На установленный год в таблице отмечается количество требуемых работников по категориям должностей. Указанные данные используются при заполнении отчета «Анализ обеспеченности трудовыми ресурсами».

После установки настроек по ведению учета в Кадровом учете в разделе «Кадры» появятся соответствующие документы и справочники.

Для ведения воинского учета в карточках должностей в разделе Настройки – Должности необходимо установить категории воинского учета. Данная информация будет отражаться при заполнении отчетов в военкомат.

В разделе Кадры - Сотрудники заполните в карточках сотрудников данные по воинскому учету в разделе «Воинский учет». Также необходимо заполнить в разделе «Личные данные» информацию по образованию сотрудника, составу семьи, паспортные данные, водительское удостоверение и так далее.

Воинский учет сотрудников ведется на основании специальной карточки гражданина, подлежащего воинскому учету в организации по форме № 10. Карточку нужно оформить на каждого сотрудника, который подлежит воинскому учету.

Сформировать такую карточку в программе можно с помощью кадрового отчета «Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету».

Предоставление отчетности в военкомат

При установке соответствующих флажков в кадровых отчетах в разделе «Кадры» - «Кадровые отчеты» появляются отчеты для военкомата и отчеты для бронирования.

Какие отчеты необходимо предоставлять в военкомат

При приеме или увольнении сотрудника необходимо направить в военкомат форму «Сведения о гражданине, подлежащем воинскому учету, при принятии (поступлении) его на работу (в образовательную организацию) или увольнении (отчислении) его с работы (из образовательной организации)» согласно приложения 2 к Положению о воинском учете в течение 5 дней с даты такого кадрового события.

Для заполнения данной формы в программе «1С:ЗКГУ» предусмотрен кадровый отчет «Извещение о приеме или увольнении».

При изменении данных сотрудника, подлежащего воинскому учету (семейное положение, образование, должность, место жительства и т.д.) работодатель должен оформить документы:

• листок сообщения об изменении сведений о гражданах, состоящих на воинском учете;
• сведения об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете.

Данные документы формируются в программе «1С:ЗКГУ» на вкладке «Кадры» в разделе «Воинский учет».

Листок сообщения заполняется и передается сотруднику под личную роспись в журнале учета листков сообщений и корешков к ним. Сотрудник должен лично прибыть в свой военкомат и передать данный листок. В военкомате на корешке листка сообщения ставится соответствующая отметка и передается сотруднику, который в свою очередь передает его с отметкой работодателю.

Сведения направляются в военный комиссариат, в котором состоит на воинском учете сотрудник, в течение 5 дней со дня изменения кадровых данных сотрудника. Также в сведения включаются и сведения о сотрудниках, которые не передали в военкомат листок сообщения и не вернули работодателю корешок с отметкой военкомата.

Не реже одного раза в год работодатель должен выполнять сверку имеющихся у них сведений о воинском учете со сведениями, содержащимися в документах воинского учета сотрудников, а также сверку сведений с военкоматами. Дата и время сверки устанавливаются военкоматами.

Если сотрудник, состоящий на воинском учете, закреплен за другим военкоматом, например, зарегистрирован в другом регионе, сверка производится путем направления в военкомат списков граждан с указанием сведений из раздела 2 карточки учета граждан, подлежащих воинскому учету. Форма называется «Список граждан, пребывающих в запасе, для сверки учетных сведений о воинском учете, содержащихся в личных карточках», формируется в программе «1С:ЗКГУ» с помощью кадрового отчета «Список граждан для сверки с военкоматом». Данная форма составляется в 2 экземплярах, второй экземпляр с указанием регистрационного номера и даты отправки хранится у работодателя год.

Первоначальная постановка на воинский учет граждан мужского пола осуществляется в период с 1 января по 31 марта в год достижении ими возраста 17 лет. Подавать в военкомат таких граждан не нужно. Данную информацию военкомат получает из других ведомств. Если же сведения не будут получены в достаточном объеме от ведомств военкомат может направить запрос на поучение этих данных работодателю до 15 сентября. В ответ работодатель до 1 ноября должен представить в военкомат следующую информацию:

• список граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, согласно приложению 6 к Положению о воинском учете. В список нужно включить всех сотрудников, которым в следующем году исполняется 17 лет, а также работников, которые не были поставлены на первоначальный воинский учет ранее, но обязанные состоять.
• анкеты на этих граждан по форме согласно приложению №7.

Список граждан и анкета формируются с помощью кадрового отчета «Список первоначальной постановки на воинский учет» (раздел «Кадры» - «Кадровые документы»).

Подведем итог

Программа «1С:ЗКГУ» обеспечивает ведение полноценного воинского учета, включающего в себя создание различных документов, обеспечение своевременности и точности информации, а также возможности анализа и составления отчетности. Это позволяет бухгалтерам быть уверенными в соответствии своей отчетности текущему законодательству и снизить риски штрафов.