Недостача при инвентаризации в учреждениях

Совсем не за горами завершение финансового года. В связи с этим все бухгалтеры бюджетной сферы начинают подготовку к проведению инвентаризации имущества, денежных средств и обязательств. Как правильно провести инвентаризацию и отразить ее результаты без потери нервных клеток расскажем далее в данной статье.

• Понятие инвентаризации
• Этапы проведения инвентаризации
• Отражение результатов
• Отражение недостачи
• Примеры отражения недостач

Понятие инвентаризации

Инвентаризация - один из древнейших учетных приемов по сверке фактического и бухгалтерского наличия объектов, она должна проводиться по правилам и порядку, описанным в учетных документах учреждения.

Существуют случаи, когда инвентаризация должна быть проведена в обязательном порядке. Это:

• составление годовой отчетности;
• ликвидация или реорганизация учреждения;
• смена материально ответственного лица;
• факт выявления недостачи, установка хищений и порчи;
• последствия после стихийный бедствий и других чрезвычайных ситуаций;
• иные случаи, которые предусмотрены законодательством РФ.

Основной задачей инвентаризации является выявление соответствий или несоответствий между учетными бухгалтерскими данными и фактическим наличием по объектам имущества и обязательствам.

Этапы проведения инвентаризации

Процесс проведения инвентаризации требует соблюдения некоторых обязательных правил, которые помогут корректно провести инвентаризацию и правильно оформить ее результаты.

• Правило 1. Составление плана-графика инвентаризации, который поможет определить объем работ и выявить потребность в трудовых ресурсах.
• Правило 2. Создание инвентаризационной комиссии, члены которой точно будут присутствовать при проведении инвентаризации.
• Правило 3. Проведение инструктажа для инвентаризационной комиссии и ответственных лиц.
• Правило 4. Инвентаризации подлежат все объекты учета.
• Правило 5. Оформление данных инвентаризации регламентными документами. Напомним, что с 2022 года вместо Приказа об инвентаризации создается документ по ф. 0510439 Решение о проведении инвентаризации, согласно Приказу 61н.
• Правило 6. В рамках инвентаризации должен быть проведен не только подсчет объектов, но и экспертиза по соблюдению правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств.
• Правило 7. Отражение результатов инвентаризации.

Отражение результатов

Для правильного отображения результатов инвентаризации рекомендуется обратиться к Федеральному стандарту бухгалтерского учета «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора». В нем указано, что результаты инвентаризации должны быть отражены в соответствующем периоде в бухгалтерском учете и отчетности, включая годовую отчетность.

Учреждения государственной сферы должны использовать для отражения результатов инвентаризации унифицированные бланки приказа Минфина 52н. К таким бланкам относятся:

• Инвентаризационные описи по ф.0504081-0504089 и ф.0504091;
• Ведомость расхождений по результатам инвентаризации по ф.0504092;
• Акт о результатах инвентаризации по ф. 0504835.

Напоминаем О Приказе 61н и об активном внедрении внутреннего электронного документооборота, согласно которому, появились новые формы:

• Решение о проведении инвентаризации по ф. 0510439;
• Изменение решения о проведении инвентаризации по ф. 0510447;
• Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств по ф. 0510836;
• Акт о результатах инвентаризации по ф. 0510463.

Отражение недостачи

Хорошо, когда бухгалтерский учет полностью совпадает с тем наличием, которое имеется по факту в учреждении. Но бывают случаи, когда фактическое количество материальных ценностей, денежных средств или обязательств отличается в меньшую сторону. В этом случае возникает недостача.

Конечно же, в таких неприятных случаях, необходимо выявить причину возникновения недостачи. Для этого, необходимо в первую очередь, восстановить последовательность первичных документов, в которых данных объект был задействован, так как иногда бывают случаи, когда материально-ответственное лицо попросту своевременно не предоставило все необходимые данные в бухгалтерию или бухгалтерия не провела документ на выбытие.

По результату проведения инвентаризации составляется Ведомость расхождений по ф. 0504092 или ф. 0510463. В данных документах должна быть отражена информация о выявленном отклонении.

Что делать дальше?

Если в отношении недостающих материальных ценностей были установлены нормы естественной убыли, то обнаруженную недостачу, если она входит в пределы данной нормы, можно списать за счет нормы убыли.

Если недостача связана с различными форс-мажорными обстоятельствами, такими как стихийными бедствиями, террористическими актами или техногенными катастрофами, то выявленная недостача списывается на финансовый результат.

В других случаях, как правило, устанавливается виновное лицо. В трудовом кодексе РФ имеется статься, которая предусматривает полную материальную ответственность установленного виновного лица-работника. (ст. 243 ТК РФ).

Для расчета суммы ущерба используется текущая восстановительная стоимость материальной ценности на день обнаружения недостачи.

Примеры отражения недостач

Недостача денежных средств оформляется документом Расходный кассовых ордер со следующими проводками: Дт Х 209.81 560 Кт Х 201.34. 610. Чтобы оформить недостачу денег, нужно составить документ «Расходный кассовый ордер». В этом документе будут содержаться некоторые проводки.

• Дебет счета Х (например, счет 209.81) на сумму недостачи денежных средств.
• Кредит счета Х (например, счет 201.34) на сумму недостачи денежных средств.
• Кредит счета Х (например, счет 560) на сумму недостачи денежных средств.
• Дебет счета Х (например, счет 610) на сумму недостачи денежных средств.

В случае недостачи денежных документов, можно воспользоваться документом «Расходный кассовый ордер (фондовый)». В этом документе также следует указать соответствующие проводки.

• Дебет счета Х (например, счет 401.10) на сумму недостачи денежных документов.
• Кредит счета Х (например, счет 172) на сумму недостачи денежных документов.
• Кредит счета Х (например, счет 201.35) на сумму недостачи денежных документов.
• Дебет счета Х (например, счет 209.82) на сумму недостачи денежных документов.
• Кредит счета Х (например, счет 401.10) на сумму недостачи денежных документов.
• Дебет счета Х (например, счет 560) на сумму недостачи денежных документов.

Недостача ОС, НМА, НПА отражается документами списания: Дт Х 401.10 172 Кт 101.ХХ (102.ХХ, 103.ХХ) если установлено виновное лицо и Дт Х. 401.10 273 Кт 101.ХХ (102.ХХ, 103.ХХ), в случае других причин.

Недостача материальных запасов отражается документом списания МЗ:

• в пределах нормы: Дт Х 401.20 272 Кт Х 105.ХХ
• чрезвычайные обстоятельства: Дт Х 401.20 273 Кт Х.105.ХХ
• за счет виновного лица: Дт Х 401.10.172 Кт 105.ХХ

Результаты инвентаризации расчетов:

• списание дебиторской задолженности по доходам, источникам финансирования дефицита бюджета: Дт Х 401.10 173 Кт Х 205.ХХ \207.ХХ с отражением на забалансе 04 счета;
• списание дебиторской задолженности по платежам в бюджет: Дт 1 401.10 173 Кт 1 303.ХХ;
• списание кредиторской задолженности: Дт Х 401.10 173 Кт Х 205.ХХ с одновременным отражением на забалансе 20 счета;
• списание задолженности по принятым обязательствам: Дт Х 302.ХХ\ 208.ХХ Кт Х 401.10 173 с одновременным отражением на забалансе 20 счета;
• суммы восстановленной задолженности неплатежеспособных дебиторов по выявленным недостачам Дт Х 209.ХХ Кт Х 401.10 173 с отражением на забалансе 04 счета.