Особенности расчета и учет отпусков в программе 1С:ЗКГУ, ред. 3.1

Лето традиционно является периодом отпусков и для бухгалтеров начинается самый активный период расчета отпускных сотрудникам. Порой бухгалтеру приходится сталкиваться с нестандартными ситуациями при расчете отпускных. Рассмотрим чаще всего встречающиеся ситуации, с которыми приходится сталкиваться при начислении отпусков с отражением в программе ЗКГУ.

• Остатки отпусков
• График отпусков
• Продление отпуска в связи с болезнью
• Перенос отпуска
• Отзыв сотрудника из отпуска
• Замена отпуска денежной компенсацией

Остатки отпусков

Остаток дней отпуска по сотруднику в программе 1С:ЗКГУ 3.1 можно посмотреть:

1) в карточке сотрудника:

В карточке сотрудника по кнопке «Печать» можно вывести на печать форму «Справка по отпускам сотрудника» или по гиперссылке Отсутствия сформировать «Справку об остатках отпусков».

2) в кадровых отчетах по остаткам отпусков:

В блоке «Кадры» — «Кадровые отчеты» предусмотрен ряд отчетов, которые формируют данные об остатках отпусков на заданную дату.

Отчет «Остатки отпусков (кратко)» отражает данные об остатках отпусков в разрезе их видов (основной, дополнительный и т.д.).

Отчет «Остатки отпусков» формирует данные в разрезе видов отпусков и рабочих лет.

Отчет «Справка об остатках отпусков» выводит подробную информацию, с точностью до документа-регистратора;

3) в документах «Отпуск» и «Увольнение».

Информацию об остатках дней отпуска можно сформировать из документа «Отпуск» по гиперссылке «Как сотрудник использовал отпуск». При нажатии на которую открывается «Справка об остатках отпусков» по сотруднику на дату начала отпуска. Такой же функционал предусмотрен и в документе «Увольнение».

Для ввода начального остатка отпуска предусмотрен документ «Ввод остатков отпусков». Документ размещен в разделе «Главное» — «Остатки отпусков». Данным документом также можно откорректировать данные. Заметим, созданный документ «аннулирует» все предыдущие данные по остаткам отпусков, и они не будут учитываться с даты ввода остатков.

Остатки вводятся на конец дня указанной даты остатка. Достаточно ввести остатки за прошлые рабочие годы, по которым есть ненулевые остатки и обязательно ввести остаток за текущий рабочий год. Если сотрудник использовал отпуск авансом, то количество дней остатка нужно указать с минусом. Если на дату ввода остатка остаток за текущий рабочий год нулевой, то нужно указать рабочий год, а количество дней отпуска не указывать.

График отпусков

Согласно статье 123 ТК РФ график отпусков на следующий год нужно составить и утвердить не позднее чем за 2 недели до наступления нового года. В график отпусков должны быть включены все работники, с которыми заключены трудовые договора. При составлении графика должны быть учтены пожелания льготников. Пожелания остальных сотрудников согласовываются с работодателем с учетом обеспечения непрерывности рабочего процесса. За отсутствие графика предусмотрен штраф от 30 до 50 тысяч рублей согласно ч.1 ст.5.27 КоАП РФ.

Для составления графиков отпусков в программе 1С: ЗКГУ предусмотрен документ «График отпусков», размещенный в блоке «Кадры» — «Графики, переносы отпусков». Документ заполняется по сотрудникам в разрезе видов отпусков.

На основании документа «График отпусков» по ссылке «Оформить перенос» можно отразить перенос отпуска сотрудника. Документом «Перенос отпуска» можно отразить несколько периодов, на которые разбивается отпуск сотрудника.

Можно непосредственно из документа «График отпусков» создать документ «Отпуск» по сотруднику перейдя по гиперссылке «Оформить отпуск». В созданном документе будут проставлены даты начала и окончания отпуска согласно Графику отпусков.

Продление отпуска в связи с болезнью

Если во время нахождения в оплачиваемом отпуске сотрудник заболел и в медучреждении оформлен листок нетрудоспособности, то согласно законодательству отпуск сотрудника должен быть продлен или перенесен на другой срок с учетом пожелания работника.

Продление отпуска не приведет к перерасчету отпускных, так как продолжительность отпуска не меняется. Перерасчет отпускных произойдет при переносе дней отпуска на другой период, если при этом меняется расчетный период для исчисления среднего заработка.

В программе предусмотрено использование двух методик продления отпуска в зависимости настройки расчета зарплаты (блок Настройка — Расчет зарплаты). В зависимости от того установлен или нет флаг «Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов» применяется та или иная методика.

Рассмотрим продление отпуска на период больничного, когда в настройке расчета зарплаты не проставлен флаг «Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов», так как данная методика является более корректной и рекомендуется разработчиком программы.

Если период документа Больничный лист приходится на период созданного ранее документа Отпуск, для расчета такого больничного необходимо сначала ввести документ-исправление этого отпуска, о чем выдается соответствующее сообщение. Исправление отпуска можно создать по ссылке из больничного.

При нажатии на ссылку открывается исправительный документ по ранее созданному отпуску и выводится сообщение с запросом продлять или не продлять отпуск на дни, пересекающиеся с периодом листка нетрудоспособности. Для переноса необходимо нажать кнопку «Да».

Дата окончания отпуска считается со следующего дня окончания листка нетрудоспособности и увеличивается на количество дней, пересекавшимися с периодом нетрудоспособности.

Информация о продлениях отобразится на вкладке «Продления, переносы, отзывы» в созданном исправительном документе.

Сумма отпускных на вкладке «Начислено (подробно)» будет равна сумме отпускных в первоначальном отпуске, но с учетом периода продления. На вкладке «Пересчет прошлого периода» будут отражены сторнированные суммы отпускных. НДФЛ не будет рассчитан, так как сумма отпускных не изменилась.

Перенос отпуска

В случае если работник переносит отпуск на количество дней больничного на другой период предусмотрен перерасчет отпускных поскольку отпускные дни разрываются и, соответственно, меняются расчетные периоды. Перенос осуществляется аналогично продлению отпуска. При создании Больничного листа дни отпуска будут сторнироваться. Данные дни остатка отпуска будут в дальнейшем регистрироваться новым документом Отпуск.

Так как сумма отпускных после изменения периода будет уменьшена, то возникнет переплата сотруднику, которую работодатель может удержать из заработной платы сотрудника с согласия сотрудника.

Отзыв сотрудника из отпуска

Для оформления отзыва из отпуска сотрудника необходимо изменить период отпуска на период отзыва. Для этого необходимо изменить дату окончания отпуска в документе-исправлении, который создается из документа Отпуск по кнопке «Исправить». В результате перерасчета будет сторнирована ранее исчисленная сумма отпускных и отпускные начисляются заново исходя из нового периода. В поле Корректировка выплаты указывается сумма НДФЛ к зачету или возврату.

Необходимо будет создать новый документ Отпуск на этот период если после отзыва сотрудник захочет использовать оставшуюся часть дней отпуска.

Если необходимо выполнить отзыв сотрудника на весть период начисленного и оплаченного отпуска, то в документе «Отпуск» необходимо воспользоваться гиперссылкой «Сторнировать». При этом будет создан документ «Сторнирование начислений», в котором произойдет сторнирование всех начисленных сумм по документу Отпуск.

Замена отпуска денежной компенсацией

Для начисления основного ежегодного отпуска одновременно с компенсацией в «1С:ЗКГУ» необходимо создать документ «Отпуск» и на вкладке «Основной отпуск» проставить период начала и окончания отпуска, а также в поле «Компенсация отпуска» установить флаг и указать количество компенсируемых дней. В документе произведется расчет суммы отпускных и денежной компенсации.

Если же необходимо рассчитать только денежную компенсацию, то в документе «Отпуск» период основного отпуска не проставляется и устанавливается только флаг «Компенсация отпуска» и указывается количество дней компенсации. В документе будет произведен расчет денежной компенсации сотруднику.

Напомним, согласно статье 126 ТК РФ заменить неиспользованные дни отпуска денежной компенсацией можно только в случае, если они превышают 28 календарных дней за каждый отработанный работником год.

Например, если у работника накопилось 65 дней ежегодного отпуска за 2 года, то заменить компенсацией можно только 9 дней отпуска (65— 28 × 2=9).