Инвентаризация финансовых обязательств в бюджетном учреждении

Для достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности в бюджетных учреждениях проводится инвентаризация активов и обязательств. Инвентаризацию финансовых обязательств в бюджетных учреждениях проводят как планово, так и инициативно. Какова последовательность и суть данных процедур, читайте в статье.

• Когда и в каких случаях необходимо проводить инвентаризацию финансовых активов
• Порядок проведения инвентаризации

Когда и в каких случаях необходимо проводить инвентаризацию финансовых активов

В бюджетном учреждении инвентаризация финансовых активов может быть проведена согласно законодательным актам, то есть иметь плановый характер, а также носить инициативный, когда речь идет о распоряжении руководителя или в соответствии с локальными нормативными актами учреждения.

Согласно приказам Минфина РФ № 33 и 256н, инвентаризация финансовых и других активов должна быть проведена в следующих случаях:

• при смене материально-ответственного лица;
• при установке факта хищения или порчи;
• в случае стихийного бедствия;
• при передаче (возврате) комплекта объектов в аренду, управление, безвозмездное пользование, хранение;
• при реорганизации или ликвидации учреждения;
• при составлении годовой отчетности;
• согласно порядку, прописанному в учетной политике, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Для автономных и бюджетных учреждений установлены обязательные сроки проведения инвентаризации: 1 июля, 1 октября, 1 января года, следующим за отчетным. Данные требования выдвигаются на основании п. 69 Инструкции, утвержденной приказом Минфина № 33н, где описывается обязанность учреждений предоставлять распорядителю сведения по задолженностям, которые в свою очередь должны быть выявлены по результатам инвентаризации.

Порядок проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации финансовых активов очень схож с порядком проведения инвентаризации активов и пассивов. Процедура представляет собой комплекс следующих этапов:

1. Руководителем бюджетного учреждения издается приказ об организации и проведении инвентаризации, а также утверждается состав инвентаризационной комиссии, без которой инвентаризации проведена быть не может. На данном этапе применяется утвержденная форма ИНВ-22. В приказе необходимо указать основание для проведения организации и перечислить отдельные обязательства, по которым необходимо провести инвентаризацию.

2. Далее необходимо отразить сведения о приказе в специальном журнале. Форма журнала унифицирована — ИНВ-23.

3. Следующее, что требуется сделать — это оформить расписки для лиц, на которых возложена материальная ответственность. Обычно данные расписки включены в структуру унифицированных инвентаризационных описей.

4. На основании документов бухгалтерского учета проводится заполнение стандартных описей по инвентаризации, которые отображают финансовые обязательства. Например, сличительных ведомостей по итогам изучения документов бухучета, таких как опись по форме 0504083 (задолженность по займам) и опись по форме 0504089 (расчеты с покупателями, поставщиками).

Форма 0504083 отражает информацию о том, какая имеется задолженность у учреждения перед контрагентом, а именно:

• размер просроченной задолженности;
• размер процентов, пеней и штрафов, которые не были оплачены;
• размер долга учреждения в целом;
• суммы неподтвержденных и подтвержденных долгов учреждения.

Форма 0504089 отражает информацию о взаиморасчетах организации с контрагентами, а именно:

• данные о контрагентах организации;
• размеры долгов, подтвержденных или неподтвержденных документами;
• размеры задолженностей, расписанных по статьям оснований;
• данные о суммах долгов учреждения;
• денежные обязательства;
• срок исковой давности.

Если учреждение бюджетное или автономное, то как мы отмечали в начале, еще должна быть заполнена форма 0503769 по приказу № 33н. Данную форму используют для того, чтобы убедиться в обоснованности освоения средств бюджета.

Форма 0503769 это документ, в котором отражаются данные о задолженности, а именно:

• просроченная задолженность организации;
• информация о кредиторской и дебиторской задолженности учреждения;
• движение дебиторской и кредиторской задолженности в форме аналитических данных.

Также, помимо вышеуказанных могут быть составлены такие унифицированные формы как: Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами по форме ИНВ-17, сведения о проведении инвентаризации в виде Таблицы № 6 по приказу № 33н.

Форма ИНВ-17 заполняется всеми учреждениями и представляет акт сверки расчетов с контрагентами, который составляется на основании данных, отраженных в описях унифицированных форм, основной целью которого является получение согласия с текущим состоянием задолженности бюджетного учреждения. Также, акт позволяет:

• получить согласие в отношении наличия и размера задолженности от контрагента;
• выявить допущенные ошибки в учете обязательств.

Акт формы ИНВ-17 составляется в двух экземплярах и предусматривает двухсторонние подписи (руководителя бюджетного учреждения и руководителя контрагента).

Таблица № 6 включает в себя данные об итогах инвентаризации за отчетный период. Первые четыре графы предусмотрены для того, чтобы в них отразить информацию об сновании инвентаризации, сроков ее проведения, реквизиты приказа, который подтверждает ее правомерность. Следующие две графы 5 и 6 содержат информацию о несоответствиях, которые были выявлены в ходе инвентаризации. 7 графа содержит перечень мероприятий, которые предприняты бюджетной организацией для приведения в соответствие данных службы бухгалтерского учета и результатов работы инвентаризационной комиссии.