ВОПРОС-ОТВЕТ

На вопросы отвечает Инна Хлевняк, главный бухгалтер-консультант бюджетной Линии консультаций «ГЭНДАЛЬФ».

— Как в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8», ред. 3.1, продлить отпуск в связи с больничным, если листок нетрудоспособности продлевается несколько раз?

— Рассмотрим пример продления отпуска в связи с больничным: Сотруднику Куприяновой Валентине Евгеньевне начислен отпуск с 06.09.2021 по 19.09.2021.

20.09.2021 сотрудник не вышел на работу в связи с тем, что во время отпуска заболел. Больничный лист еще не предоставил, поэтому создаем документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)» (раздел «Кадры» — «Все отсутствия сотрудников»). В документе указываем дату начала отсутствия — 20.09.2021, в связи с тем, что точная дата окончания больничного листка неизвестна, в документе установим дату окончания — последний день месяца. Причину отсутствия укажем «Болезнь (больничный еще не закрыт)».

В начале октября сотрудница не выходит на работу в связи с тем, что больничный был продлен на неизвестный срок. Необходимо создать еще один документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)» на весь октябрь.

06.10.2021 сотрудница принесла два больничных листка. Первый больничный листок был открыт 14.09.2021 и закрыт 23.09.2021. Второй больничный листок был открыт 24.09.2021 и закрыт 05.10.2021.

В таком случае для начала необходимо отразить в программе первый больничный лист с помощью документа «Больничный лист» (раздел «Зарплата» — «Больничный лист»). Когда данные о периоде и причине заболевания будут внесены необходимо нажать кнопку «Пересчитать документ». В результате нажатия данной кнопки в документе появится сообщение о необходимости исправления отпуска сотрудника.

Для продления отпуска на количество дней болезни сотрудника необходимо перейти по гиперссылке «Исправить отпуск...». После перехода по гиперссылке программа сообщит о том, что данные еще не записаны, и предложит их записать. Необходимо нажать кнопку «Ок». После записи данных программа выдаст вопрос о продлении основного отпуска. В рассматриваемом примере необходимо продлить отпуск поэтому нажимаем кнопку «Да».

Программа автоматически рассчитает дату окончания отпуска без учета дней продления и выдаст сообщение о том, что отпуск продлен на определенное количество дней, как показано на следующем скриншоте. Необходимо вручную установить дату окончания отпуска с учетом продления даты окончания больничного листка таким образом, чтобы сумма среднего заработка и изначально рассчитанная сумма документа отпуска осталась неизменной. Если сумма отпуска изменилась, тогда необходимо перейти на вкладку «Начислено (подробно)» и проверить количество дней отпуска, которые были рассчитаны программой автоматически. Для корректного расчета необходимо прибавить или убавить количество дней к уже установленной дате окончания отпуска. Документ исправленного отпуска необходимо сохранить и закрыть с помощью кнопки «Провести и закрыть».

В результате проведения исправленного документа «Отпуск» программа автоматически рассчитает больничный лист, который также необходимо провести и закрыть.

Затем есть необходимость исправить октябрьский документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)» и установить дату окончания документа — 05.10.2021, в связи с тем, что есть документы, которые подтверждают болезнь сотрудника, в котором указана дата окончания больничного. В рассматриваемом примере подтверждающие документы были получены в том же месяце, в котором был создан документ, поэтому исправление можно выполнить в существующем документе без применения кнопки «Исправить» и создания нового документа. Для исправления необходимо перейти в существующий документ и установить корректную дату окончания.

Далее необходимо внести информацию о втором листке нетрудоспособности с помощью документа «Больничный лист».

В новом документе необходимо установить флаг напротив строки «Является продолжением листка нетрудоспособности» и выбрать больничный лист, продолжением которого он является.

Далее необходимо продлить документ отпуска на 6 дней (количество дней отпуска, которые сотрудник болел). Сформируем продление, как и в первом случае, по гиперссылке «Исправить отпуск...». Обращаем внимание на расчет отпуска, чтобы изначально рассчитанная сумма среднего заработка и итоговая сумма отпускных оставались неизменными.

После расчета необходимо провести и закрыть больничный лист сотрудника.