Внутренний контроль за соблюдением трудового законодательства

Все предприятия в обязательном порядке регулярно проходят внешний контроль трудовой инспекции за соблюдением трудового законодательства. Однако несколько лет назад начал существовать внутренний контроль. Данное дело добровольно, соответственно не все работодатели его организовывают, а зря. Благодаря внутреннему контролю пройти внешний контроль значительно легче.

• Внутренний контроль: его сущность и цели
• Служба внутреннего контроля
• Сервис «Электронный инспектор»
• Результаты самоинспектирования

Внутренний контроль: его сущность и цели

Министерством труда 28 декабря 2016 г. были утверждены Методические рекомендации для работодателей по добровольному внутреннему контролю (самоконтролю) соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (далее – Рекомендации).

Согласно Рекомендациям, внутренний контроль означает добровольную оценку работодателем соответствия своей деятельности обязательным требованиям трудового законодательства и иных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, посредством организационных мер, процедур и инструментов.

Изначально Роструд осуществил работу по внедрению Рекомендаций, а именно:

• утвердили проверочные листы, которые расположены на сайте Роструда;
• разместили на электронном портале «Онлайнинспектор.рф» на сайте Роструда сервис «электронный инспектор».

И только после этого Письмом Минтруда РФ 07.05. 2018 года № 837-ТЗ Рекомендации были доведены для применения всем работодателям.

В Рекомендациях в первую очередь отмечено, что внутренний контроль осуществляется на добровольной основе. Проводить его рекомендуется не реже одного раза в год на основании разработанного локального нормативного акта.

Внедрение внутреннего контроля предполагает следующие цели: обеспечить соблюдение требований, сформировать «инструменты «самооценки» соблюдения требований, подтвердить соответствие деятельности предприятия требованиям, прогнозировать мероприятия по обеспечению соблюдения требований трудового законодательства и иных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, и обеспечить открытость принятия управленческих решений внутри организации-работодателя.

В рекомендациях предусмотрены два вида организации системы внутреннего контроля:

• создание службы внутреннего контроля и (или) назначение контролера при численности сотрудников свыше 250 человек;
• «самоинспектирование» с использованием интерактивного сервиса «Электронный инспектор».

Служба внутреннего контроля

Реализовать службу внутреннего контроля можно в виде двух структурных подразделений (отдел по контролю за соблюдением требований по охране труда и отдел по контролю за иными требованиями, соответственно состоящих из инженеров по охране труда и внутренних контролеров-инспекторов).

Кроме того, должна быть создана комиссия, состоящая из представителей этих отделов, руководства организации, профсоюзов и отдельных представителей работников.

Можно заменить два отдела одним структурным подразделением, выполняющим одновременно все необходимые функции. Если же нет возможность организовать ни один, ни два отдела, то руководитель может утвердить просто должность контролера, чтобы тот проводил постоянный мониторинг состояния законности внутри предприятия.

Основными задачами Службы внутреннего контроля являются:

• установление фактического состояния организации посредством анализа состояния и причин нарушений работодателем трудового законодательства;
• сопоставление фактических данных и требований действующего трудового законодательства в ходе проведения специальной оценки условий труда;
• анализ найденных отклонений и степени их влияния на параметры функционирования организации, анализ последствий установленных отклонений и утверждение на их основании разрабатываемой в организации проектной, технологической и другой документации по обеспечению соблюдения трудового законодательства;
• выявление причин установленных отклонений, разработка планов, программ по выявлению и предупреждению нарушений законодательства;
• отслеживание выполнения плана, фиксация проведения деятельности хозяйствующего субъекта в соответствии с требованиями законодательства, оказание организационно-методической помощи по выполнению планов;
• установление порядка профилактических работ по предупреждению нарушений трудового законодательства;
• информирование и консультирование руководства и рядовых сотрудников о порядке выполнения отдельных положений трудового законодательства;
• увеличение эффективности и повышение качества управления предприятия с помощью внедрения инструментов внутреннего контроля.

Для формирования сведений о результатах мероприятий внутреннего контроля в Рекомендациях предлагается следующая таблица:

Сервис «Электронный инспектор»

Провести «самоинспектирование» по проверочным листам, представляющими собой список критериев в тестовой форме, по которым работодатель может самостоятельно осуществлять оценку соответствия требованиям законодательства, можно через сервис «Электронный инспектор» на интернет сервисе «Онлайнинспекция.рф».

Также сервис предоставляет возможность получить рекомендации по устранению нарушений до проведения ГИТ с приложением правового обоснования и необходимых форм документов.

На сегодняшний день Рострудом утверждено 133 проверочных листа согласно Приказу от 10.11.2017 № 655.

Перед началом работы с сервисом работодатель приказом должен назначить уполномоченное должностное лицо, ответственное за осуществление предварительной проверки соблюдения требований законодательства, из состава кадровой службы или службы внутреннего контроля, имеющего высшее образование (юридическое или экономическое), опыт работы и обладающего знаниями трудового законодательства.

Процедура самоинспектирования не предусмотрена для проверки в отношении государственных и муниципальных служащих, служащих ОВД и других правоохранительных органов.

В данный момент работа сервиса осуществляется в тестовом режиме, поэтому достаточно ввести даже условное наименование организации и начать проверку с последующей электронной регистрацией уполномоченным работником.

При регистрации необходимо указать основные сведения об организации (наименования учреждения, ОГРН/ИНН, наименование структурного подразделения и ФИО уполномоченного на проведение предварительной проверки лица, контактной информации и электронного адреса пользователя).

Рабочий кабинет ответственного работника, в котором будут хранится сведения о паспорте пользователя и уведомления о сообщениях, поступивших на имя этого пользователя, будет доступен только ему и оператору сервиса.

Так как проверке подлежит соблюдение прав каждого работника, то предварительно нужно определить сотрудника, в отношении которого будет осуществиться проверка.

Прежде чем ее начать, надо подготовить и положить перед собой ряд документов, например, трудовой договор, приказ о приеме на работу, трудовую книжку, заявление об увольнении и т. д.

После этого вносится условное или реальное наименование организации и проводится тест.

Результаты самоинспектирования

Если по результату проверки нарушений не было обнаружено, автоматически формируется соответствующая системная отметка. Если же были, работодателю предложат перечень мероприятий и инструментов для их устранения, что нужно будет сделать незамедлительно, привести документацию в соответствии законодательству.

По окончании проверки сервисом «Электронный инспектор» формируется акт проверки работодателем трудового законодательства.

Практика осуществления внутреннего контроля не нова, длится не один год, однако это не значит, что, если работодатель не внедрил ее на начальных этапах, то не сможет внедрить никогда – совершенно нет. Важно понимать, что нарушения лучше не допустить, чем исправлять, или же исправить, чем попасть под штрафные санкции, которые нельзя назвать «символическими». Однако это не отменяет того, что выбор остается за работодателем, ведь проведение внутреннего контроля не носит обязательный характер. На основании ранее изложенного можно сделать вывод, что не затратным, как в финансовом аспекте, так и в отношении времени, способом самопроверки является использование сервиса «Электронный инспектор», прохождение которого даже в тестовом режиме выявит и поможет исправить все допущенные нарушения.