Расчет отпускных в 2024 году. Актуальные вопросы в части расчета среднего заработка, исчисления и удержания НДФЛ

В преддверии сезона отпусков, мы хотим помочь вам освежить в памяти правила расчета отпускных, а также описать нюансы начислений и удержаний, связанных с отпускными, изменения в расчете и сроках уплаты НДФЛ.

Как нам известно, отпуск гарантирован каждому работнику Трудовым кодексом РФ, в соответствии со ст. 114 ТК РФ на период отпуска за сотрудником сохраняются рабочее место и средний заработок.

Виды отпусков

1. Основной отпуск, предоставляемый и оплачиваемый ежегодно — 28 календарных дней.
2. Дополнительный оплачиваемый отпуск, предоставляемый ежегодно работникам с вредными или опасными условиями труда.
3. Отпуск, превышающий 28 дней, предоставляемый в соответствии с федеральными законами (отпуска военнослужащим, педагогам, медицинским работникам).
4. Учебный отпуск, отпуск по уходу за ребенком и другие.

Для всех видов отпусков в 2024 году расчет отпускных производится по единой формуле, в соответствии с Постановлением Правительства РФ N 922 от 24.12.2007 г. за исключением отпусков без сохранения заработной платы, и отпуска по уходу за ребенком, который рассчитывается в соответствии с ФЗ N 255-ФЗ от 29.12.2006 г.

Хотелось бы напомнить, что каждая организация не позднее чем за две недели до нового года, должна создать график отпусков на следующий год, в котором необходимо внести сведения об очередности отдыха сотрудников. При составлении графика отпусков нужно учитывать, что минимальная продолжительность ежегодного отпуска по ТК РФ составляет 28 дней, при этом одна часть отпуска должна быть не менее 14 дней, а оставшееся время работники могут брать по частям. Нерабочие праздничные дни в продолжительность отпуска не включаются.

Перенос запланированных отпусков

Отклонения фактических отпусков от графика возможны и бывают достаточно часто, вот основной перечень причин переносов запланированных отпусков:

1. Обязательное продление или перенос отпуска: Работодатель обязан продлить или перенести отпуск, согласовав конкретные действия и сроки с работником.
2. Перенос отпуска по просьбе работника: Работник может выступить с просьбой о переносе отпуска. В этом случае у работодателя может возникнуть как обязанность согласиться, так и право отказать в переносе отпуска по желанию работника.
3. Перенос отпуска по инициативе работодателя: Инициатива переноса может исходить от работодателя. Для того чтобы перенос состоялся, необходимо согласие работника.

Обязанность в продлении или переносе отпуска возникает у работодателя в случаях, когда время отпуска совпало:

• с больничным: отпуск совпадает с периодом временной нетрудоспособности самого работника (не членов его семьи).
• с исполнением государственных обязанностей: работник исполняет государственные обязанности, требующие освобождения от работы.
• с другими законодательно предусмотренными ситуациями: возникновение иных обстоятельств, предусмотренных законодательством или локальными нормативными актами.

Кому в обязательном порядке предоставляется отпуск

Другие причины для переноса отпуска по желанию работника могут быть разными, но здесь уже работодатель решает, согласовать перенос или нет, при этом, есть ситуации, когда работодатель не имеет права отказать.

В удобное для работника время отпуск обязаны предоставить:

• работникам в возрасте до 18 лет;
• беременным женщинам;
• работникам, усыновившим ребенка в возрасте до трех месяцев;
• в иных случаях, предусмотренных законодательством или локальными нормативными актами.

В других случаях работодатель вправе как согласиться на перенос отпуска по желанию работника, так и отказать в этом. Если у работодателя нет принципиальных возражений против переноса, но есть возражения по его срокам, стороны могут договориться, установив те сроки, которые устраивают обе стороны.

После урегулирования всех нюансов по срокам предоставления отпуска, наступает следующий этап – написание заявления работником и издание приказа на отпуск, после чего работодатель обязан не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска рассчитать и выплатить отпускные.

Формула расчета отпуска

Напомним, что расчет отпуска производится по формуле:

Сумма отпускных = средний дневной заработок Х количество дней отпуска.

При этом формула расчета среднего заработка выглядит так:

Средний дневной заработок (для отпуска в календарных днях)
=
Зарплата, начисленная за расчетный период / 12 / 29,3

Обращаем ваше внимание на то, что при расчете среднего заработка не учитываются следующие виды начислений:

• выплаты социального характера;
• выплаты, не имеющие отношения к оплате труда: материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие;
• дивиденды по акциям, проценты по вкладам, страховые выплаты, кредиты и т.п;
• также, нельзя учитывать премии, которые не входят в систему оплаты труда (письмо Минтруда от 05.07.2021 г. № 14-3/ООГ-6234).

Формула расчета отпускных в 2024 году при неполном отработанном расчетном периоде выглядит следующим образом:

Средний дневной заработок (для отпуска в календарных днях)
=
Зарплата, начисленная за расчетный период / (29,3 * кол-во полностью отработанных месяцев + кол-во кал. дней в не полностью отработанных месяцах).

Кол-во календарных дней в не полностью отработанных месяцах = 29.3 / количество кал. дней в месяце * кол-во кал. дней, приходящихся на отработанное в месяце время.

Хотелось бы отметить, что при расчете среднедневного заработка бухгалтерия вправе отказаться от общепринятого расчетного периода в 12 месяцев и принять в расчет другой период (6, 3 месяца и т.п.), главное, чтобы новый период расчета не уменьшал средний заработок работника (ст. 139 ТК РФ).

Изменения в праве предоставления отпусков, принятые в 2024 году для отдельных категорий граждан

До 2024 года работодатели не могли удовлетворить просьбу сотрудницы, находящейся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет, о предоставлении ей ежегодного оплачиваемого отпуска, так как находиться в двух отпусках одновременно Трудовой кодекс РФ не позволял. Единственным вариантом в такой ситуации было прерывание отпуска по уходу за ребенком, выход в ежегодный оплачиваемый отпуск, а затем возобновление отпуска по уходу за ребенком.

С 01.01.2024 года ситуация изменилась. В соответствии с новой редакцией ст. 256 ТК РФ, сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, имеет право, не прерывая данный отпуск, выйти на работу (в том числе на полную ставку или дистанционно) или даже устроиться к другому работодателю. Это дает работающей маме право на обычный оплачиваемый отпуск, а также на получение выплат по нетрудоспособности, при этом декретные выплаты будут выплачиваться независимо в течение положенного срока.

Вопросы исчисления и уплаты НДФЛ с отпускных в 2024 году

Сначала необходимо определиться с датой выплаты отпускных. Согласно трудовому законодательству (статья 136 Трудового кодекса РФ), отпускные должны быть выплачены работнику не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска.

К примеру, если работник начинает отпуск с понедельника, то он должен получить деньги не позднее четверга. В случае если отпуск начинается в среду, отпускные должны быть выданы до выходных, то есть до субботы или воскресенья (в случае шестидневки). Несоблюдение установленных сроков может повлечь за собой негативные последствия в виде значительных штрафов, которые налагает трудовая инспекция в соответствии с пунктом 6 статьи 5.27 КоАП РФ.

Теперь перейдем непосредственно к расчету НДФЛ. Как известно, отпускные облагаются НДФЛ по стандартным ставкам:

• 13% — для выплат в пользу резидентов;
• 30% — для нерезидентов.

С 2021 года действует прогрессивная ставка 15% для доходов, превысивших 5 млн руб. за календарный год. При этом, с 2024 года сумма превышения считается отдельно по каждой из двух групп доходов резидентов:

1. дивидендные выплаты
2. зарплатные

Отпускные выплаты и больничные относятся ко второй группе. Когда общая сумма зарплатных выплат в течение года превысит значение 5 млн. рублей, с суммы превышения налог будет считаться по повышенной ставке — 15%.

Не забываем, что при расчете НДФЛ с отпускных необходимо предоставить работнику все положенные стандартные, социальные и имущественные вычеты, если они не были предоставлены за текущий месяц ранее.

Последние изменения в сроках перечисления НДФЛ с отпускных

В 2024 году изменились сроки подачи уведомлений и уплаты НДФЛ. Для перечисления в бюджет установлены следующие контрольные даты:

1. Если НДФЛ был удержан в период с 1 по 22 число текущего месяца, оплата должна быть осуществлена до 28 числа.
2. Если НДФЛ был удержан в период с 23 по последнее число предыдущего месяца, оплата должна быть произведена до 5 числа.
3. Если налог удержан в период с 23 по 31 декабря, последний рабочий день года является сроком уплаты.

Обратите внимание на сроки подачи уведомления по НДФЛ:

• Для первого срока перечисления до 25 числа.
• Для второго срока до 3 числа.
• Для заключительного декабрьского НДФЛ до последнего рабочего дня года.

Ответственность за пропуск сроков перечисления НДФЛ с отпускных и компенсационных выплат весьма серьезна. Если срок оплаты будет пропущен, налоговый агент будет наказан соответствующим образом. Налоговая инспекция взыщет с него:

1. Сумму недоимки в виде недоплаты НДФЛ с отпуска.
2. Пени, начисленные на сумму недоимки.
3. Штраф в размере 20% от суммы, которую необходимо было удержать или перечислить в бюджет.

Однако существуют случаи, когда наказания в виде штрафа не применяются:

1. работодатель самостоятельно выявил ошибку до обнаружения ее налоговыми инспекторами и сдал корректирующую отчетность 6-НДФЛ, предварительно доплатив налог с пенями;
2. доходы выплачивались в натуральной форме, и налоговый агент не имеет возможности удержать с них налог.

Таким образом, чтобы избежать штрафных санкций и конфликтных ситуаций с контролирующими органами, важно внимательно рассчитывать налог, полностью удерживать его из доходов налогоплательщика и своевременно перечислять в бюджетную систему РФ.