Этапы внедрения кадрового ЭДО с помощью «1С:Кабинет сотрудника»

Кадровый электронный документооборот, или кадровый ЭДО, становится неотъемлемой частью современного управления персоналом. Эта технологическая область внесла революционные изменения в то, как компании взаимодействуют с данными о своих сотрудниках и управляют кадровыми процессами. От эффективного хранения информации о персонале до автоматизации HR-процедур, кадровый ЭДО стало необходимостью для организаций всех размеров.

Почему же так важно следить за развитием кадрового ЭДО? Времена меняются, и компании, которые могут адаптироваться к новым технологиям и методам управления персоналом, выигрывают в конкурентной борьбе. Системы кадрового ЭДО не только облегчают рутинные задачи HR-специалистов, но и позволяют лучше анализировать данные о сотрудниках, принимать более обоснованные управленческие решения и улучшать работу персонала.

Этап 1. Издание локального акта о введении кадрового электронного документооборота (КЭДО)

После принятия решения о введении КЭДО, работодатель издает локальный нормативный акт, например, Положение или Приказ.

В этом документе указываются:

• используемая информационная система для электронного документооборота, например, Единая цифровая платформа «Работа в России» или система работодателя;
• порядок доступа к системе работодателя, если требуется, включая авторизацию через логин и пароль;
• перечень электронных документов и категорий работников, вовлеченных в электронный документооборот;
• срок уведомления сотрудников о переходе на электронный документооборот, определяемый работодателем;
• дата вступления КЭДО в силу, которая не может быть раньше истечения срока уведомления.

При наличии профсоюза, его мнение учитывается согласно части 2 статьи 22.2 Трудового кодекса РФ (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ).

Сотрудники должны быть ознакомлены с Положением (Приказом) под подпись.

Этап 2. Разработка положения о КЭДО

Положение определяет порядок электронного документооборота в компании (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ).

Может включать:

• сроки подписания или ознакомления с документами с учетом рабочего времени и их периодичность;
• порядок инструктажа сотрудников по работе с информационной системой КЭДО;
• исключительные случаи для бумажного документооборота;
• процедуры взаимодействия с представительным органом работников и профсоюзом, а также комиссией по трудовым спорам, при необходимости;

Положение также принимается с учетом мнения профсоюза.

Работники должны быть ознакомлены с Положением под подпись.

Этап 3. Уведомление работников о введении кадрового электронного документооборота (КЭДО)

Работодатель должен уведомить работников о переходе на КЭДО в сроки, установленные в локальном нормативном акте (ЛНА), согласно части 4 статьи 22.2 ТК РФ.

Уведомление составляется в свободной форме, так как ТК РФ не предъявляет конкретных требований к его форме.

Уведомление должно включать информацию о:

• переходе на взаимодействие через КЭДО;
• Праве работника согласиться или отказаться от использования КЭДО.

В уведомление можно добавить графу для выражения согласия или отказа работника. и вопрос о наличии у работника электронной подписи различных видов.

Необходимо письменное согласие работников для перехода на ведение кадровых документов в электронном виде.

Электронный документ с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ.

Способы выражения согласия или отказа работником:

• отметка о согласии или отказе с подписью на уведомлении о КЭДО;
• заявление в свободной форме.

Если работник согласился на переход на КЭДО, отозвать согласие нельзя, так как это не предусмотрено законодательством.

При отказе работника от КЭДО, работодатель продолжает вести документацию в бумажном виде.

Несогласие на переход на КЭДО считается отказом, и в таком случае документация ведется в бумажном виде.

Согласие на КЭДО не требуется у работников, принятых на работу после 31.12.2021 без трудового стажа на эту дату. В их отношении КЭДО ведется по умолчанию (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ).

Работодатель не имеет права увольнять работников за отказ от КЭДО или отсутствие электронной подписи (ч. 8 ст. 22.2 ТК РФ)., за исключением работников, принятых после 31.12.2021 без трудового стажа.

Этап 4. Обеспечение сотрудников электронными подписями

Работодатель должен обеспечить сотрудников, согласившихся на КЭДО, электронными подписями.

Возможно направление запроса о наличии электронной подписи у работника.

Расходы по получению и использованию электронной подписи несет работодатель, если у сотрудника ее нет (ч. 12 и ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).

Использование усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) и усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) для подписания документов.    

Памятка о главных постановлениях по переходу на КЭДО (со ссылками на 1С:ИТС)

С 22 ноября 2021 года в Трудовом кодексе Российской Федерации действуют новые положения, регулирующие электронный обмен документами в области труда, в соответствии с Федеральным законом № 377-ФЗ от 22.11.2021 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации».

КЭДО в трудовых отношениях подразумевает создание, подписание, использование и хранение электронных документов, связанных с трудовой деятельностью, работодателями, работниками или кандидатами на работу, без дублирования их в бумажном виде (часть 1 статьи 22.1 ТК РФ).

Переход на КЭДО осуществляется работодателями по собственному усмотрению. Решение о переходе на электронный документооборот принимается работодателем самостоятельно, и это не является обязательным (часть 1 статьи 22.2 ТК РФ). Работодатели, предпочитающие бумажный документооборот, могут продолжать его использование.

КЭДО проводится работодателями только в отношении тех сотрудников, которые дали на это согласие.

Если сотрудники не согласны или отказываются от перехода на КЭДО, работодатель продолжает работать с их документами в бумажном формате (части 4 и 5 статьи 22.2 ТК РФ). Сотрудник может впоследствии изменить своё решение и согласиться на использование КЭДО.

Отозвать согласие на использование КЭДО нельзя после его предоставления, так как это не предусмотрено законодательством.

Работодатель не имеет права увольнять сотрудников за отказ от перехода на КЭДО или отсутствие электронной подписи (часть 8 статьи 22.2 ТК РФ). Это ограничение не применяется к сотрудникам, принятым на работу после 31.12.2021 без трудового стажа на эту дату, которых можно уволить в случае их отказа от КЭДО.

Как использовать КЭДО в компании: сервис «1С:Кабинет сотрудника»

Сервис «1С:Кабинет сотрудника», интегрированный в программное обеспечение 1С, облегчает обработку заявлений сотрудников. Теперь нет необходимости тратить время на чтение рукописных заявлений и ввод информации вручную.

Кроме того, он помогает избежать рутинных задач, связанных с управлением кадровыми документами.

Кадровый ЭДО – это система для передачи данных и обмена документами, особенно удобная для взаимодействия с сотрудниками, не находящимися в офисе. Однако простой обмен документами – это лишь часть задачи. Для эффективной обработки документов сотрудникам кадровой службы нужно:

• четко понимать содержание заявлений сотрудников;
• вводить полученные данные в информационную систему с соблюдением установленного порядка;
• подписывать необходимые документы с сотрудниками;
• архивировать все полученные документы.

Иногда требуется объяснять сотрудникам, как правильно заполнять заявления, или переоформлять их при неверном первичном заполнении.

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» объединяет преимущества кадрового ЭДО и автоматизации бизнес-процессов. Он обеспечивает быструю передачу документов, минимизирует риск упущений при заполнении заявлений и позволяет управлять процессами эффективно, несмотря на расстояние между сотрудником и работодателем.

Личный кабинет в «1С:Кабинет сотрудника» доступен через мобильные приложения или браузер и интегрирован с продуктами «1С». В нем сохраняется привычный порядок кадрового учета, дополненный новыми функциями:

• архив электронных кадровых документов;
• отправка документов сотрудникам из печатной формы;
• создание различных документов (ЛНА, приказы, инструкции и т.д.);
• другие возможности.

Использование сервиса исключает необходимость дублирования действий кадрового учета в различных порталах или дополнительных программах.

Пример заявления на отпуск в сервисе «1С:Кабинет сотрудника»

Другие возможности сервиса

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» предоставляет дополнительные функции, включая:

• публикацию расчетных листков;
• оформление налоговых вычетов;
• получение различных справок;
• учет отпусков, больничных, командировок и других кадровых документов;
• выпуск бесплатных электронных подписей для сотрудников;
• подачу заявлений об изменении личных данных;
• отображение трудового договора, приказов о приеме или переводе;
• загрузку собственных печатных форм.

Преимущества сервиса перед другими решениями

• Этот сервис позволяет работникам получать необходимую информацию, минуя прямой доступ к базам данных «1С». Для входа в систему необходимо пройти авторизацию.
• Работодатель сам настраивает доступ к данным, выбирая, какая информация будет доступна в личном кабинете и мобильном приложении.
• Использование сервиса не требует покупки дополнительных клиентских лицензий для программ «1С:Предприятие».
• Производительность сервиса не зависит от нагрузки на программу «1С», поскольку он не создает дополнительного давления на информационную базу.