Преимущества автоматизации с помощью сервиса «1С:Распознавания первичных документов»

Прежде чем погрузиться в преимущества, давайте начнем с краткого обзора того, что представляет собой «1С:Распознавание первичных документов». Это программное решение, разработанное фирмой «1С», спроектированное для автоматического распознавания и извлечения информации из различных типов документов, включая счета, накладные, контракты, паспорта и многое другое.

«1С:Распознавание первичных документов» становится незаменимым сервисом для организаций, стремящихся улучшить эффективность своих бизнес-процессов. Это позволяет компаниям сэкономить время, уменьшить вероятность ошибок и оптимизировать ресурсы, обрабатывая документы эффективнее.

Давайте вместе разберемся, что умеет этот сервис.

Анализ экономии времени и ресурсов

Ускорение обработки документов

Одним из наиболее очевидных способов экономии времени и ресурсов является существенное ускорение процесса обработки документов. Ручная обработка бумажных документов может занять значительное количество человеческих ресурсов и много времени. С использованием «1С:Распознавание первичных документов», этот процесс ускоряется в разы. Программа способна автоматически распознавать и извлекать информацию с документов, что делает его гораздо более эффективным, чем ручная обработка.

Снижение рутинной работы

Ручная обработка документов часто включает в себя множество рутинных и монотонных задач, таких как ввод данных. Это может быть не только утомительным для сотрудников, но и увеличивать риск ошибок. Автоматизация с помощью «1С:Распознавание первичных документов» освобождает сотрудников от рутины, позволяя им сосредоточиться на более важных и стратегических задачах.

Минимизация вероятности ошибок

Ошибки в данных могут иметь серьезные финансовые последствия и повлиять на репутацию компании. «1С:Распознавание первичных документов» работает с высокой точностью, что снижает вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором. Это позволяет сэкономить не только время, но и ресурсы, которые могли бы быть потрачены на исправление ошибок.

Экономия бумажных ресурсов

Помимо времени и человеческих ресурсов, автоматизация с помощью «1С:Распознавание первичных документов» способствует экономии бумажных ресурсов. Многие организации хранят огромные объемы бумажных документов, что требует физического места для их хранения и поддержания. С использованием цифровых копий и автоматической обработки, необходимость в больших архивах сокращается, что также экономит ресурсы.

Ключевые функции. Как это работает?

Основные функции у сервиса «1С:Распознавание первичных документов» выглядят так:

• распознает и сопоставляет поставщиков, покупателей, номенклатуры и прочие данные с объектами из базы «1С»;

• помогает создать новые объекты, которых нет в базе;

• «умное» сопоставление номенклатуры - нужно 1-2 раза выбрать верную номенклатуру, чтобы сервис запомнил выбор .

• прикрепляет сканы оригиналов документов к уже созданным в базе «1С» документам;

• формирует комплект из документов, отражающих одну и ту же хозяйственную операцию;

• всегда предлагает универсальное распознавание нетиповых документов, отражающих хозяйственные операции поступления/списания товаров или услуг

• проверяет на логику числовые значения в табличной части документа (что сумма=цена*кол-во);

• подсвечивает места в документах, на которые надо обратить внимание.

В каких программах работает «1С:РПД»

«1С:РПД» доступен как в локальных версиях программ «1С», так и для пользователей облачного сервиса 1cfresh.com

Сервис встроен в программы «1С» и не требует дополнительного подключения.

«1С:РПД» поддерживает работу со следующими программами:

• «1С:Бухгалтерия предприятия», начиная с версии 3.0.106.60

• «1С:Управление торговлей 8», начиная с версии 11.5.9

• «1С:Комплексная автоматизация», начиная с версии 2.5.9.119

• «1С:Управление нашей фирмой», начиная с версии 3.0.4.88

• «1С:ЕRР Управление предприятием 2», начиная с версии 2.5.9

• И более чем в 25 отраслевых прикладных решениях.

Главные преимущества сервиса: кратко

Мы выделили несколько важных возможностей сервиса, которые будут полезны для любой сферы деятельности.

• Помогает уйти от монотонности и рутинности работы

• Закрывает основные потребности бизнеса в работе с документами.

• Минимизирует ошибки в бизнес-процессах.

• Экономит время сотрудников, работающих с документами.

• Сервис создан на базе ИИ

• Легкий в использовании. Команда разработчиков ежедневно работает над улучшением функционала сервиса.

Какие бизнес-процессы выигрывают от экономии

«1С:Распознавание первичных документов» может применяться в различных бизнес-процессах, и в каждом из них оно приносит свои выгоды:

• Финансовая отчетность. Процесс сбора и анализа финансовых данных становится более эффективным и точным, что позволяет компаниям принимать более обоснованные финансовые решения.

• Управление поставками. Автоматическая обработка накладных и счетов позволяет оптимизировать процессы поставок и улучшить управление запасами.

• Клиентский сервис. Благодаря более быстрой обработке запросов и заявок, компании могут обеспечить более высокий уровень обслуживания клиентов.

• Человеческие ресурсы. Автоматизация процессов связанных с кадрами, таких как обработка резюме и контрактов, снижает административные нагрузки в отделе кадров и позволяет сосредоточиться на стратегических аспектах управления персоналом.

• Юридический отдел. Автоматическое распознавание контрактов и соглашений помогает юридическим отделам более эффективно управлять юридической документацией и контролировать соблюдение сроков и условий.

«1С:Распознавание первичных документов» который помогает компаниям экономить как время, так и ресурсы. Сервис ускоряет обработку документов, снижает рутинную работу, минимизирует вероятность ошибок и способствует оптимизации различных бизнес-процессов.

Снижение вероятности ошибок

Ошибки и риски в бизнесе могут иметь серьезные последствия, включая финансовые убытки и ущерб репутации. Автоматизация с использованием «1С:Распознавание первичных документов» представляет собой мощное средство для снижения вероятности ошибок и уменьшения рисков.

• Точность распознавания данных. «1С:Распознавание первичных документов» использует современные технологии оптического распознавания символов (OCR) и машинного обучения, чтобы точно распознавать текст и данные на документах. Это существенно снижает вероятность ошибок, связанных с неправильным считыванием или вводом данных. Важно отметить, что программа способна обрабатывать как машинопечатный текст, так и рукописный, что делает ее универсальным инструментом для различных типов документации.

• Предотвращение человеческих ошибок. Ручная обработка документов часто включает в себя человеческий фактор, который может стать источником ошибок. Сотрудники могут допустить опечатки, неправильно считать данные или пропустить важные детали. «1С:Распознавание первичных документов» устраняет этот риск, так как программа работает с высокой точностью и не подвержена человеческим ошибкам.

• Повышение согласованности данных. Важным аспектом снижения ошибок является обеспечение согласованности данных. «1С:Распознавание первичных документов» обрабатывает данные однородным образом, что гарантирует их согласованность в разных частях бизнес-процесса. Это помогает избежать противоречий и несоответствий в информации.

Примеры типичных ошибок, которые могут быть предотвращены

• Ошибки в финансовых данных. В финансовой сфере даже небольшие ошибки в расчетах или вводе данных могут привести к серьезным финансовым потерям. «1С:Распознавание первичных документов» помогает предотвращать такие ошибки, обеспечивая точность в финансовой отчетности и учете.

• Несоблюдение сроков. Пропуск важных сроков или дедлайнов может привести к штрафам и упущенным возможностям. Автоматизация с помощью «1С:Распознавание первичных документов» позволяет более эффективно отслеживать и контролировать сроки и уведомлять о них.

• Ошибки в контрактах. Неправильно оформленные или интерпретированные контракты могут стать источником юридических споров и потери ресурсов. «1С:Распознавание первичных документов» помогает в точном распознавании и анализе контрактов, предотвращая потенциальные ошибки.

• Некорректные заказы и поставки. Ошибки в заказах и поставках могут привести к недовольству клиентов и потере доверия. Автоматизация обработки заказов и накладных с помощью «1С:Распознавание первичных документов» помогает предотвращать ошибки и улучшать точность поставок.

• Ошибки в медицинской документации. В медицинской сфере допущенные ошибки могут оказать серьезное воздействие на здоровье пациентов. «1С:Распознавание первичных документов» позволяет повысить точность и надежность медицинской документации, снижая риски для пациентов и улучшая качество медицинских услуг.

Улучшение точности и надежности данных

Автоматическое распознавание данных

«1С:Распознавание первичных документов» использует передовые технологии оптического распознавания символов (OCR) и машинного обучения для автоматического распознавания текста и данных на документах. Это исключает ручной ввод данных и связанные с ним человеческие ошибки. Программа способна работать с различными типами документов, включая счета, накладные, контракты и другие, что делает ее мощным инструментом для точного извлечения информации.

Повышение консистентности данных

«1С:Распознавание первичных документов» обрабатывает данные однородным образом, что гарантирует их согласованность в различных частях бизнес-процесса. Это предотвращает противоречия и несоответствия в информации, что способствует более высокой надежности данных.

Устранение человеческих ошибок

Человеческие ошибки могут возникнуть при ручном вводе данных, даже при наличии высокой квалификации сотрудника. «1С:Распознавание первичных документов» исключает этот риск, так как программа работает с высокой точностью и не подвержена человеческим ошибкам. Это способствует улучшению точности данных.

Влияние точных данных на принятие бизнес-решений

• Обоснованные решения. Точные данные предоставляют компаниям более полное и точное представление о текущем состоянии и производительности бизнеса. Это позволяет принимать обоснованные и информированные решения, основанные на фактах, а не на предположениях.

• Улучшенная стратегическая планирование. Точные данные являются основой для разработки стратегических планов и бизнес-стратегий. Компании могут опираться на точные цифры и аналитику для определения наилучших путей развития и достижения целей.

• Управление рисками. Точные данные позволяют компаниям более эффективно управлять рисками. Они могут выявлять потенциальные проблемы и угрозы заранее и разрабатывать стратегии по их предотвращению или смягчению.

• Улучшенное взаимодействие с клиентами. Точные данные о клиентах и их предпочтениях позволяют компаниям предоставлять персонализированные услуги и улучшать взаимодействие с клиентами. Это способствует увеличению удовлетворенности клиентов и укреплению долгосрочных отношений.

• Эффективное управление ресурсами. Точные данные о ресурсах, таких как запасы, оборудование и персонал, позволяют компаниям оптимизировать и эффективно использовать свои ресурсы. Это способствует снижению издержек и увеличению прибыли.

Возможности интеграции «1С:Распознавание первичных документов»

«1С:Распознавание первичных документов» предоставляет мощные инструменты для интеграции с другими системами, такими как системы учета, управления документами, CRM и многие другие. Вот некоторые из основных возможностей интеграции:

• API и SDK. «1С:Распознавание первичных документов» предоставляет API (Application Programming Interface) и SDK (Software Development Kit), которые позволяют разработчикам интегрировать его функциональность в существующие системы. Это обеспечивает гибкость и возможность создания индивидуальных решений.

• Импорт и экспорт данных. С помощью «1С:Распознавание первичных документов» можно легко импортировать данные из других систем и экспортировать их обратно. Это облегчает обмен информацией и поддерживает целостность данных.

• Интеграция с облачными сервисами. Продукт может быть интегрирован с различными облачными сервисами, такими как Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive и другими. Это упрощает хранение и обмен документами в облаке и обеспечивает доступность данных из любой точки мира.

Облегчение обмена информацией между бизнес-процессами

Интеграция «1С:Распознавание первичных документов» с другими системами приносит несколько значимых преимуществ:

• Автоматизация рабочих процессов. Интеграция позволяет автоматизировать процессы считывания и обработки документов, что сокращает время и усилия, затрачиваемые на этот этап. Результаты могут быть мгновенно переданы в другие системы для дальнейшей обработки.

• Улучшение точности данных. Интеграция гарантирует, что данные на документах точно идентифицируются и извлекаются без ошибок. Это улучшает качество данных, которые поступают в другие системы, и повышает надежность информации.

• Ускорение принятия решений. Благодаря быстрому обмену информацией между системами, решения могут быть приняты быстрее. Это особенно важно в ситуациях, где скорость реагирования имеет критическое значение.

• Сокращение рисков. Интеграция помогает уменьшить риски, связанные с потерей или неправильной интерпретацией данных. Данные могут быть более надежно отслеживаемы и контролируемы.

Интеграция «1С:Распознавание первичных документов» с другими системами становится важным шагом в улучшении бизнес-процессов и обмена информацией.

Тестовый период: что доступно пользователю?

Для тех, кто хочет познакомиться с сервисом еще до его покупки, предусмотрен тестовый доступ. При его подключении пользователю сразу доступны:

В локальной версии:

• бесплатное распознавание первых 250 страниц

• программа «1С» на официальной поддержке

• доступ в Интернет

При использовании сервиса «1С:Фреш» в тариф уже включено:

• в тарифах ПРОФ, КОРП, СПЕЦ и ERP - 250 страниц в год;

• базовый тариф – 30 страниц в год.

Как пользователи используют сервис: ситуации и их решение

Разберем несколько примеров.

Кейс №1.

• Задача: уменьшить нагрузку бухгалтера в пиковые периоды. Периодически увеличивающийся поток первички.

• Сфера деятельности: строительные и ремонтные компании с выраженной сезонностью (н-р, торговля семенами и так далее), любые проектные компании.

• Решение: функционал 1С:РПД обеспечивает удобство и реальное уменьшение времени на работу с первичкой (в 5-10 раз) в пиковые периоды.

Кейс №2.

• Задача: нужно удобно работать с многостраничниками, есть большой справочник номенклатуры, часто появляется новая и сложная номенклатура.

• Сфера деятельности: производственные компании (н-р, производство окон, мебели), торговые компании с большим ассортиментом (н-р, книги, детские товары, автомобильные товары, мебель)

• Решение: сервис дает возможность загружать многостраничник можно по одному или сразу группой, и так намного быстрее. Загружать многостраничник можно одним файлом или фото/сканом каждой страницы. Также можно загружать архивы Доступна функция группового создания номенклатуры.

Выводы

Сервис обеспечивает более эффективное использование данных, повышает точность и надежность информации и способствует более оперативному принятию решений.

Именно поэтому «1С:РПД» становится стратегической необходимостью для современных компаний, стремящихся к конкурентоспособности и успешному развитию.