С 1 января 2023 года документы в государственных учреждениях составляются в электронном формате и подписываться простой электронной подписью или квалифицированной электронной подписью (приказы Минфина РФ от 15 июня 2020 г. № 103н и 15 апреля 2021 г. № 61н).
К исключениям относятся случаи, когда отсутствует возможность формирования и хранения документов в электронном виде или правовыми актами установлена необходимость составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.
Есть 3 решения, которые помогут выполнить требование законодательства — «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» версии ПРОФ и КОРП и «1С:Документооборот государственного учреждения». Рассмотрим в статье их функции и различия.
«1С:Бухгалтерия государственного учреждения» (БГУ) версии ПРОФ
Программа позволяет:
- сохранять электронный документ в файл;
- подписывать документ разными видами электронных подписей с отображением соответствующих штампов;
- подписывать документ несколькими ответственными лицами согласно маршруту подписания;
- использовать обработку «Внутренние документы пользователя» для контроля подписываемых документов;
- отклонять или аннулировать электронный документ.
Настроить внутренний ЭДО в программе «1С:БГУ» ПРОФ можно в разделе «Администрирование», пункт «Настройка параметров учета». В блоке настроек «Документы и отчеты» нужно поставить галку «Использовать внутренние электронные документы».
Протестируйте возможности «1С:БГУ» ПРОФ!
Закажите бесплатный доступ к программе на 30 дней.
Получить доступДалее настраиваются маршруты подписания каждого документа и добавляются квалифицированные подписи. После этого в карточке организации на вкладке «Настройки внутреннего ЭДО (БГУ)» каждому документу присваивается свой маршрут подписания и печатная форма.
Документы, подлежащие подписанию, можно увидеть с главной страницы или в разделе «Органайзер» по ссылке «Внутренние документы пользователя». В этом же разделе по ссылке «Архив внутренних документов» хранятся уже подписанные документы.
Подключить сертификат ЭЦП следует типовым способом по ссылке «Настройка электронной подписи и шифрования» раздела «Обмен электронными документами».
Также необходимо добавить квалифицированные подписи для соответствующих сотрудников.
«1С:Бухгалтерия государственного учреждения» версии КОРП
Рекомендуется использовать для организации внутреннего электронного документооборота:
- крупным учреждениям;
- головному учреждению с филиальной сетью;
- централизованной бухгалтерии и субъектам централизованного учета;
- оператору облака и группе учреждений, работающих в выделенных областях ведомственного облака.
В программе есть подсистема «Процессы обработки документов», которая позволяет реализовать информационное взаимодействие между пользователями системы по единым правилам формирования и применения унифицированных форм электронных первичных учетных документов и других документов бухгалтерского учета.
«1С:БГУ» КОРП дает пользователям следующие возможности:
- поэтапно обрабатывать документ несколькими ответственными исполнителями;
- разграничивать ответственность по реквизитам, разделам документа между ответственными исполнителями;
- подписывать данных документа в зоне ответственности при помощи простой (ЭП) либо усиленной (квалифицированной) электронной подписи (ЭЦП) и хранить эти данные;
- подписывать внутренний электронный документ ЭП и ЭЦП;
- обеспечивать защиту подписанных данных документа от несанкционированных исправлений.
Перед началом работы с программой необходимо настроить шаблоны процессов всех документов. Это можно сделать в разделе «Органайзер» по ссылке «Шаблоны процессов».
При создании шаблона на некоторых этапах можно указать необходимость подписания и тип подписи.
Обратите внимание! Функционал по работе с электронным документооборотом реализован только в редакции 2.0 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения».
Хотите сравнить возможности версий ПРОФ и КОРП?
| Показатель | «1С:БГУ» ПРОФ | «1С:БГУ» КОРП | |
|---|---|---|---|
| 1. | Внутренний ЭДО | Инструмент подписания электронного документа (ЭД). | Инструмент заполнения и подписания ЭД. |
| Перед началом подписания ЭД должен быть полностью заполнен. | Перед началом подписания ЭД может быть частично не заполнен и будет дозаполняться по мере движения по бизнес-процессу. | ||
| Все подписывают один и тот же ЭД. | Каждый подписывает свой набор данных, по умолчанию — данные предыдущих подписантов и свои данные. | ||
| 2. | Бизнес-процесс | Маршрут подписания ЭД. | Шаблон бизнес-процесса по обработке прикладного документа, во время которого происходит подписание ЭД. |
| Все этапы бизнес-процесса являются этапами подписания ЭД. | Этапы бизнес-процесса настраиваются в пользовательском режиме, можно создавать свои этапы с необходимыми названиями и произвольным составом действий. | ||
| Каждый этап предполагает подписание ЭД или отказ от подписи. | Для каждого действия можно указать необходимость использования электронной подписи. | ||
| 3. | Маршрутизация | Движение только вперед, без ветвлений и возвратов на предыдущие этапы. | Движение по маршруту настраивается в пользовательском режиме, возможны ветвления и возвраты на предыдущие этапы. |
| При отказе одного исполнителя от подписи документ возвращается ответственному исполнителю. | Документ можно вернуть на доработку на любой этап, не обязательно начальный. | ||
| При изменении данных документа весь процесс подписания необходимо запустить заново. | При изменении данных документа необходимо заново выполнить только этапы, в зону ответственности которых входят измененные данные. | ||
| 4. | Статусы документов | Предопределенный набор: | Статусы настраиваются в пользовательском режиме. |
| — не начат; | Для каждого действия этапа процесса можно указать, в какой статус оно переведет документ. | ||
| — требуется подписание; | Может быть любой набор статусов: | ||
| — требуется уточнение; | — новый; | ||
| — завершен; | — на доработке; | ||
| — аннулирован; | — на подписании в ЦБ; | ||
| Если ожидается подписание любым из исполнителей, то статус будет «Требуется подписание». | — на утверждении руководителем; | ||
| — отражен в учете и т.д. | |||
| 5. | Адресация | Только прямая (пользователям). | Прямая, ролевая (в т.ч. с использованием объектов адресации) возможность использования специальных функций для сложных этапов: голосование, согласование, ознакомление. |
| Если разные документы одного и того же вида необходимо подписывать разными пользователями, то для каждого документа нужен отдельный маршрут, либо каждый раз вручную указывать состав подписантов. | Для одного вида документов можно составить один шаблон процесса, состав исполнителей будет определяться по данным документа автоматически. | ||
| 6. | Ролевая адресация | Мощный инструмент, незаменимый в крупных организациях. | |
| Позволяет объединять исполнителей в группы — роли, где каждый имеет одинаковые права по обработке, подписанию документов. | |||
| Позволяет равномерно распределять нагрузку на исполнителей роли. | |||
| Позволяет назначать исполнителя задачи вручную, если исполнители роли не принимают ее к исполнению. | |||
| Использование объектов адресации позволяет уточнить, какому исполнителю роли следует направить задачу. | |||
| 7. | Предмет подписи | Табличный документ (mxl-файл). | Набор реквизитов (xml-файл). |
| Не требуется дополнительная настройка. | Для этапа процесса требуется включение набора реквизитов в зону ответственности исполнителя. | ||
| Для генерации формы требуемого вида достаточно одних данных подписанного файла. | Подписание присоединенных файлов. | ||
| Форма генерируется по данным прикладного документа, а не подписанного файла, но есть гарантия, что данные прикладного документа соответствуют подписанному набору данных. | |||
| 8. | Защита данных от изменения | Предусмотрена настройка, позволяющая открывать форму прикладного документа только на просмотр, если запущен процесс подписания электронного документа. | Защита подписанных данных используется по умолчанию. |
| Пользователь с правами настройки ЭДО может изменить документ в процессе подписания. | Данные, подписанные на предыдущих этапах, нельзя изменить ни интерактивно, ни программно. | ||
| Нет защиты от изменения данных на уровне записи документа. | Есть защита от изменения данных на уровне записи документа. | ||
| Можно дополнительно настроить доступ к данным документа «пореквизитно» для каждого этапа процесса. | |||
| 9. | Рабочее место исполнителя | «Внутренние документы пользователя». | «Мои задачи для обработки документов». |
| Список электронных документов, требующих подписания текущим пользователем. | Список текущих задач пользователя. | ||
| Список электронных документов, у которых пользователь ответственный. | Возможность отображения выполненных задач. | ||
| Возможность группового подписания нескольких документов. | Гибкие возможности поиска, отбора, группировки задач. | ||
| Отображение дополнительных колонок со значениями реквизитов документов. | Отображение дополнительных колонок со значениями реквизитов документов. | ||
| 10. | Выполнение зависимых шаблонов | Не предусмотрено. | Возможность настроить влияние одних этап на другие процессы (процессы других документов): при выполнении этапа по текущему документу можно автоматически выполнить этапы других связанных документов и перевести их далее по их бизнес-процессам. |
| 11. | Выполнение прикладной логики | Не предусмотрено. | Возможность выполнять прикладную логику при выполнении задач пользователями при помощи дополнительных обработчиков. |
| Дополнительные обработчики предварительно описываются в переопределяемых модулях системы, после чего появляется возможность их выбора в шаблонах процессов для конкретных результатов конкретных этапов процессов. | |||
| Бывают трех видов: | |||
| — клиент; | |||
| — сервер до транзакции; | |||
| — сервер в транзакции; | |||
| 12. | Дополнительные колонки списков задач | Не предусмотрено | Возможность отображения в списках задач дополнительных колонок, значения которых формируются по реквизитам документов. |
| Добавление и настройка дополнительных колонок идентична настройке граф для журналов документов «1С» в конфигурации. | |||
| Возможность обмена настройки дополнительных колонок между однотипными конфигурациями. | |||
| По значениям колонок можно выполнять поиск, отбор и сортировку задач. | |||
| 13. | Дополнительные колонки списков задач | Не предусмотрено | Возможность указания срока выполнения задачи: |
| — отдельных этапов — по нормативу; | |||
| — групп этапов (регламентных интервалов); | |||
| — срок по регламенту. | |||
| 14. | Импорт/экспорт шаблонов процессов | Не предусмотрено | Возможность обмена шаблонами процессов между однотипными конфигурациями, что позволяет, например, централизованно вести настройку шаблонов в одной информационной базе и затем обновлять соответствующие шаблоны в других информационных базах при помощи загрузки файла поставки. |
| 15. | Внедрение и сопровождение | Не требует внедрения и сопровождения. | Обязательно потребует внедрения и сопровождения, особенно на начальном этапе разработки шаблонов бизнес-процессов. |
| Простая настройка подсистемы. | Сложная настройка подсистемы. | ||
| 16. | Эксплуатация системы | Эксплуатация более трудоемкая: придется часто вручную заполнять список подписантов, контролировать актуальность ЭД. | Эксплуатация настроенной системы более простая: все бизнес-процессы утверждены, ролевая адресация позволяет не менять шаблоны процессов, жесткий контроль актуальности ЭД. |
«1С:Документооборот государственного учреждения»
Что нужно знать об интеграции с «1С:ДГУ»?
Рассказываем в статье! Информация применима как к «1С:Документообороту», так и к «1С:ДГУ».
ПодробнееЕсли вся организация работает в «1С:БГУ», есть риск, что сотрудники получат доступ к ценным данным и произойдет утечка, либо кто-то случайно удалит важную запись в расчетах и бухгалтера это точно не обрадует. Поэтому многие пользователи предпочитают интегрировать «1С:БГУ» с «1С:Документооборот государственного учреждения 8» («1С:ДГУ»).
После интеграции сотрудники могут работать с нужными данными через «1С:ДГУ», а бухгалтер в «1С:БГУ». С точки зрения безопасности данных это верное решение.
Возможности программы «1С:ДГУ»:
Настройка прав доступа к документам. Устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.
Регистрация входящих и исходящих документов. Включает следующие процессы:
Разграничение прав доступа в «1С:Документооборот» 3.0
Применимо как к «1С:Документообороту», так и к «1С:ДГУ».
Подробнее- учет поступивших документов, сканирование бумажных документов, печать штрихкодов и регистрационных штампов;
- автоматизация процедуры рассмотрения документов, отправки на исполнение и постановки на контроль;
- поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
- ведение номенклатуры дел, формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;
- последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.
Хотите посмотреть, как работает «1С:ДГУ»?
Закажите бесплатную демонстрацию программы.
Бесплатная демонстрацияСистема внешнего документооборота (СВД). Обеспечивает автоматический обмен электронными документами между различными предприятиями и учреждениями в соответствии с ГОСТ Р 53898-2010 и ГОСТ Р 53898-2013.
При использовании СВД программа автоматически осуществляет многие операции, которые обычно выполняются сотрудниками вручную:
- обмен входящими и исходящими документами,
- учет поступающих документов в журналах,
- увязывание входящих и исходящих документов в цепочки,
- отслеживание состояния отправленных документов.
