Наверх
Gendalf Gendalf

403

В каких программах реализована работа с ЭДО для государственных учреждений?

С 1 января 2023 года документы в государственных учреждениях составляются в электронном формате и подписываться простой электронной подписью или квалифицированной электронной подписью (приказы Минфина РФ от 15 июня 2020 г. № 103н и 15 апреля 2021 г. № 61н).

К исключениям относятся случаи, когда отсутствует возможность формирования и хранения документов в электронном виде или правовыми актами установлена необходимость составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.

Есть 3 решения, которые помогут выполнить требование законодательства — «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» версии ПРОФ и КОРП и «1С:Документооборот государственного учреждения». Рассмотрим в статье их функции и различия.

«1С:Бухгалтерия государственного учреждения» (БГУ) версии ПРОФ

Программа позволяет:

  • сохранять электронный документ в файл;
  • подписывать документ разными видами электронных подписей с отображением соответствующих штампов;
  • подписывать документ несколькими ответственными лицами согласно маршруту подписания;
  • использовать обработку «Внутренние документы пользователя» для контроля подписываемых документов;
  • отклонять или аннулировать электронный документ.

Настроить внутренний ЭДО в программе «1С:БГУ» ПРОФ можно в разделе «Администрирование», пункт «Настройка параметров учета». В блоке настроек «Документы и отчеты» нужно поставить галку «Использовать внутренние электронные документы».

Настройка внутреннего ЭДО в программе «1С:БГУ» ПРОФ

Протестируйте возможности «1С:БГУ» ПРОФ!

Закажите бесплатный доступ к программе на 30 дней.

Получить доступ

Далее настраиваются маршруты подписания каждого документа и добавляются квалифицированные подписи. После этого в карточке организации на вкладке «Настройки внутреннего ЭДО (БГУ)» каждому документу присваивается свой маршрут подписания и печатная форма.

Настройка внутреннего ЭДО в программе «1С:БГУ» ПРОФ

Документы, подлежащие подписанию, можно увидеть с главной страницы или в разделе «Органайзер» по ссылке «Внутренние документы пользователя». В этом же разделе по ссылке «Архив внутренних документов» хранятся уже подписанные документы.

Подключить сертификат ЭЦП следует типовым способом по ссылке «Настройка электронной подписи и шифрования» раздела «Обмен электронными документами».

Подключение сертификата ЭЦП в программе «1С:БГУ» ПРОФ

Также необходимо добавить квалифицированные подписи для соответствующих сотрудников.

Настройка электронной подписи в программе «1С:БГУ» ПРОФ

«1С:Бухгалтерия государственного учреждения» версии КОРП

Рекомендуется использовать для организации внутреннего электронного документооборота:

  • крупным учреждениям;
  • головному учреждению с филиальной сетью;
  • централизованной бухгалтерии и субъектам централизованного учета;
  • оператору облака и группе учреждений, работающих в выделенных областях ведомственного облака.

В программе есть подсистема «Процессы обработки документов», которая позволяет реализовать информационное взаимодействие между пользователями системы по единым правилам формирования и применения унифицированных форм электронных первичных учетных документов и других документов бухгалтерского учета.

«1С:БГУ» КОРП дает пользователям следующие возможности:

  • поэтапно обрабатывать документ несколькими ответственными исполнителями;
  • разграничивать ответственность по реквизитам, разделам документа между ответственными исполнителями;
  • подписывать данных документа в зоне ответственности при помощи простой (ЭП) либо усиленной (квалифицированной) электронной подписи (ЭЦП) и хранить эти данные;
  • подписывать внутренний электронный документ ЭП и ЭЦП;
  • обеспечивать защиту подписанных данных документа от несанкционированных исправлений.

Перед началом работы с программой необходимо настроить шаблоны процессов всех документов. Это можно сделать в разделе «Органайзер» по ссылке «Шаблоны процессов».

Настройка шаблонов процессов в программе «1С:БГУ» КОРП

При создании шаблона на некоторых этапах можно указать необходимость подписания и тип подписи.

Настройка шаблонов процессов в программе «1С:БГУ» КОРП

Обратите внимание! Функционал по работе с электронным документооборотом реализован только в редакции 2.0 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения».

Хотите сравнить возможности версий ПРОФ и КОРП?

Показатель «1С:БГУ» ПРОФ «1С:БГУ» КОРП
1. Внутренний ЭДО Инструмент подписания электронного документа (ЭД). Инструмент заполнения и подписания ЭД.
Перед началом подписания ЭД должен быть полностью заполнен. Перед началом подписания ЭД может быть частично не заполнен и будет дозаполняться по мере движения по бизнес-процессу.
Все подписывают один и тот же ЭД. Каждый подписывает свой набор данных, по умолчанию — данные предыдущих подписантов и свои данные.
2. Бизнес-процесс Маршрут подписания ЭД. Шаблон бизнес-процесса по обработке прикладного документа, во время которого происходит подписание ЭД.
Все этапы бизнес-процесса являются этапами подписания ЭД. Этапы бизнес-процесса настраиваются в пользовательском режиме, можно создавать свои этапы с необходимыми названиями и произвольным составом действий.
Каждый этап предполагает подписание ЭД или отказ от подписи. Для каждого действия можно указать необходимость использования электронной подписи.
3. Маршрутизация Движение только вперед, без ветвлений и возвратов на предыдущие этапы. Движение по маршруту настраивается в пользовательском режиме, возможны ветвления и возвраты на предыдущие этапы.
При отказе одного исполнителя от подписи документ возвращается ответственному исполнителю. Документ можно вернуть на доработку на любой этап, не обязательно начальный.
При изменении данных документа весь процесс подписания необходимо запустить заново. При изменении данных документа необходимо заново выполнить только этапы, в зону ответственности которых входят измененные данные.
4. Статусы документов Предопределенный набор: Статусы настраиваются в пользовательском режиме.
— не начат; Для каждого действия этапа процесса можно указать, в какой статус оно переведет документ.
— требуется подписание; Может быть любой набор статусов:
— требуется уточнение; — новый;
— завершен; — на доработке;
— аннулирован; — на подписании в ЦБ;
Если ожидается подписание любым из исполнителей, то статус будет «Требуется подписание». — на утверждении руководителем;
— отражен в учете и т.д.
5. Адресация Только прямая (пользователям). Прямая, ролевая (в т.ч. с использованием объектов адресации) возможность использования специальных функций для сложных этапов: голосование, согласование, ознакомление.
Если разные документы одного и того же вида необходимо подписывать разными пользователями, то для каждого документа нужен отдельный маршрут, либо каждый раз вручную указывать состав подписантов. Для одного вида документов можно составить один шаблон процесса, состав исполнителей будет определяться по данным документа автоматически.
6. Ролевая адресация Мощный инструмент, незаменимый в крупных организациях.
Позволяет объединять исполнителей в группы — роли, где каждый имеет одинаковые права по обработке, подписанию документов.
Позволяет равномерно распределять нагрузку на исполнителей роли.
Позволяет назначать исполнителя задачи вручную, если исполнители роли не принимают ее к исполнению.
Использование объектов адресации позволяет уточнить, какому исполнителю роли следует направить задачу.
7. Предмет подписи Табличный документ (mxl-файл). Набор реквизитов (xml-файл).
Не требуется дополнительная настройка. Для этапа процесса требуется включение набора реквизитов в зону ответственности исполнителя.
Для генерации формы требуемого вида достаточно одних данных подписанного файла. Подписание присоединенных файлов.
Форма генерируется по данным прикладного документа, а не подписанного файла, но есть гарантия, что данные прикладного документа соответствуют подписанному набору данных.
8. Защита данных от изменения Предусмотрена настройка, позволяющая открывать форму прикладного документа только на просмотр, если запущен процесс подписания электронного документа. Защита подписанных данных используется по умолчанию.
Пользователь с правами настройки ЭДО может изменить документ в процессе подписания. Данные, подписанные на предыдущих этапах, нельзя изменить ни интерактивно, ни программно.
Нет защиты от изменения данных на уровне записи документа. Есть защита от изменения данных на уровне записи документа.
Можно дополнительно настроить доступ к данным документа «пореквизитно» для каждого этапа процесса.
9. Рабочее место исполнителя «Внутренние документы пользователя». «Мои задачи для обработки документов».
Список электронных документов, требующих подписания текущим пользователем. Список текущих задач пользователя.
Список электронных документов, у которых пользователь ответственный. Возможность отображения выполненных задач.
Возможность группового подписания нескольких документов. Гибкие возможности поиска, отбора, группировки задач.
Отображение дополнительных колонок со значениями реквизитов документов. Отображение дополнительных колонок со значениями реквизитов документов.
10. Выполнение зависимых шаблонов Не предусмотрено. Возможность настроить влияние одних этап на другие процессы (процессы других документов): при выполнении этапа по текущему документу можно автоматически выполнить этапы других связанных документов и перевести их далее по их бизнес-процессам.
11. Выполнение прикладной логики Не предусмотрено. Возможность выполнять прикладную логику при выполнении задач пользователями при помощи дополнительных обработчиков.
Дополнительные обработчики предварительно описываются в переопределяемых модулях системы, после чего появляется возможность их выбора в шаблонах процессов для конкретных результатов конкретных этапов процессов.
Бывают трех видов:
— клиент;
— сервер до транзакции;
— сервер в транзакции;
12. Дополнительные колонки списков задач Не предусмотрено Возможность отображения в списках задач дополнительных колонок, значения которых формируются по реквизитам документов.
Добавление и настройка дополнительных колонок идентична настройке граф для журналов документов «1С» в конфигурации.
Возможность обмена настройки дополнительных колонок между однотипными конфигурациями.
По значениям колонок можно выполнять поиск, отбор и сортировку задач.
13. Дополнительные колонки списков задач Не предусмотрено Возможность указания срока выполнения задачи:
— отдельных этапов — по нормативу;
— групп этапов (регламентных интервалов);
— срок по регламенту.
14. Импорт/экспорт шаблонов процессов Не предусмотрено Возможность обмена шаблонами процессов между однотипными конфигурациями, что позволяет, например, централизованно вести настройку шаблонов в одной информационной базе и затем обновлять соответствующие шаблоны в других информационных базах при помощи загрузки файла поставки.
15. Внедрение и сопровождение Не требует внедрения и сопровождения. Обязательно потребует внедрения и сопровождения, особенно на начальном этапе разработки шаблонов бизнес-процессов.
Простая настройка подсистемы. Сложная настройка подсистемы.
16. Эксплуатация системы Эксплуатация более трудоемкая: придется часто вручную заполнять список подписантов, контролировать актуальность ЭД. Эксплуатация настроенной системы более простая: все бизнес-процессы утверждены, ролевая адресация позволяет не менять шаблоны процессов, жесткий контроль актуальности ЭД.

«1С:Документооборот государственного учреждения»

Что нужно знать об интеграции с «1С:ДГУ»?

Рассказываем в статье! Информация применима как к «1С:Документообороту», так и к «1С:ДГУ».

Подробнее

Если вся организация работает в «1С:БГУ», есть риск, что сотрудники получат доступ к ценным данным и произойдет утечка, либо кто-то случайно удалит важную запись в расчетах и бухгалтера это точно не обрадует. Поэтому многие пользователи предпочитают интегрировать «1С:БГУ» с «1С:Документооборот государственного учреждения 8» («1С:ДГУ»).

После интеграции сотрудники могут работать с нужными данными через «1С:ДГУ», а бухгалтер в «1С:БГУ». С точки зрения безопасности данных это верное решение.

Возможности программы «1С:ДГУ»:

Настройка прав доступа к документам. Устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.

Регистрация входящих и исходящих документов. Включает следующие процессы:

Разграничение прав доступа в «1С:Документооборот» 3.0

Применимо как к «1С:Документообороту», так и к «1С:ДГУ».

Подробнее
  • учет поступивших документов, сканирование бумажных документов, печать штрихкодов и регистрационных штампов;
  • автоматизация процедуры рассмотрения документов, отправки на исполнение и постановки на контроль;
  • поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
  • ведение номенклатуры дел, формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;
  • последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.

Хотите посмотреть, как работает «1С:ДГУ»?

Закажите бесплатную демонстрацию программы.

Бесплатная демонстрация

Система внешнего документооборота (СВД). Обеспечивает автоматический обмен электронными документами между различными предприятиями и учреждениями в соответствии с ГОСТ Р 53898-2010 и ГОСТ Р 53898-2013.

При использовании СВД программа автоматически осуществляет многие операции, которые обычно выполняются сотрудниками вручную:

  • обмен входящими и исходящими документами,
  • учет поступающих документов в журналах,
  • увязывание входящих и исходящих документов в цепочки,
  • отслеживание состояния отправленных документов.

Узнайте больше о программах для ведения электронного документооборота у наших специалистов

Оставить заявку

Поделиться  
×