Как быстро внести первичные документы в базу?

Ввод первички в базу «1С:Бухгалтерии» может затянуться надолго, если делать это вручную. Заполнение данных сотрудником не только заставляет его тратить много рабочего времени, но и повышает риск появления ошибок в документах. Исключить подобные ситуации поможет автоматизация ввода первички в базу «1С».

Как автоматизировать процесс ввода первичных документов

Сканирование бумажных документов и автоматическое внесение данных в программу значительно сокращает количество времени, которое сотрудники тратят на ручной ввод. Очевидно, что для создания такого механизма нужен сторонний сервис, ведь в самой «1С:Бухгалтерии» подобного функционала нет.

Один из сервисов, который может помочь в такой ситуации – «1С:Распознавание первичных документов».

Как работает сервис «1С:Распознавание первичных документов»

Сервис «1С:Распознавание первичных документов» подходит компаниям с любыми видами документов. Процесс автоматизации прост: бумажный первичный документ сканируется и превращается в электронный скан. После этого сервис сразу загружает его в базу «1С».

Время ввода первички сокращается в 5-10 раз, а значит у сотрудников останется больше времени на другие рабочие задачи.

Использовать сервис легко. Достаточно следовать приведенной ниже инструкции.

1. Отсканируйте документ. Для этого можно использовать поточный сканер, а если возможности сканирования нет, документ можно просто сфотографировать. Сервис работает с документами в любом формате: таблица Excel, pdf файл или же фото – он определит какого формата документ вы загружаете.
2. Запустите процесс распознавания и дождитесь его результатов. Небольшое количество документов распознается в течение 3 минут. При большом объеме первички вы можете загрузить ее и заниматься своими делами, пока программа «1С» вносит данные за вас.
3. Оцените результаты распознавания ваших документов. Проверьте, все ли прогрузилось и соответствуют документу. Сервис сам сопоставляет данные, но если скан плохого качества, то потребуется участие сотрудника, который сопоставит наименования организации, контрагентов и позиции номенклатуры.
4. Создайте документы в учетной базе «1С».

Преимущества сервиса «1С:Распознавание первичных документов»

Данный сервис разработан и активно поддерживается фирмой «1С» Использовать его удобно и просто, в частности, за счет знакомого интерфейса.

«1С:Распознавание первичных документов» позволяет сэкономить много времени сотрудников, выполняя ряд задач.

• Распознавание поставщиков, покупателей, услуг и товаров и их сопоставление с объектами в информационной базе «1С».
• При наличии расхождений в записях базы пользователя от указанных в документе, сервис ищет похожие варианты и запрашивает их подтверждение.
• Если номенклатура поставщика отличается от той, что предоставил покупатель, сервис запоминает выбор пользователя и в следующий раз выберет именно его.
• Проверка данных по формулам и корректность чисел в таблицах.
• Подсвечивание цветом тех мест, на которые надо обратить внимание.
• Помогает точно и быстро создать всю недостающую номенклатуру.
• Прикрепляет документы–основания, к соответствующему скану документа.
• Формирует необходимый комплект из документов, которые отражают одну и ту же хозяйственную операцию.
• Сервис предлагает использовать универсальное распознавание для некоторых документов, которые система считает незнакомыми, но отражающими хозяйственные операции поступления или списания товара.

Сервис поддерживают две программы «1С»:

• «1С:Бухгалтерия предприятия» с версии 3.0.106.60.
• «1С:Управление нашей фирмой» (в сервисе 1cfresh.com).

Использование сервиса «1С:Распознавание первичных документов» поможет быстрее загружать любой объем первичных документов в базу «1С» и использовать их почти сразу после сканирования.