Ввод первички в базу «1С:Бухгалтерии» может затянуться надолго, если делать это вручную. Заполнение данных сотрудником не только заставляет его тратить много рабочего времени, но и повышает риск появления ошибок в документах. Исключить подобные ситуации поможет автоматизация ввода первички в базу «1С».
Как автоматизировать процесс ввода первичных документов
Сканирование бумажных документов и автоматическое внесение данных в программу значительно сокращает количество времени, которое сотрудники тратят на ручной ввод. Очевидно, что для создания такого механизма нужен сторонний сервис, ведь в самой «1С:Бухгалтерии» подобного функционала нет.
Один из сервисов, который может помочь в такой ситуации – «1С:Распознавание первичных документов».
Как работает сервис «1С:Распознавание первичных документов»
Сервис «1С:Распознавание первичных документов» подходит компаниям с любыми видами документов. Процесс автоматизации прост: бумажный первичный документ сканируется и превращается в электронный скан. После этого сервис сразу загружает его в базу «1С».
Время ввода первички сокращается в 5-10 раз, а значит у сотрудников останется больше времени на другие рабочие задачи.
Использовать сервис легко. Достаточно следовать приведенной ниже инструкции.
- Отсканируйте документ. Для этого можно использовать поточный сканер, а если возможности сканирования нет, документ можно просто сфотографировать. Сервис работает с документами в любом формате: таблица Excel, pdf файл или же фото – он определит какого формата документ вы загружаете.
- Запустите процесс распознавания и дождитесь его результатов. Небольшое количество документов распознается в течение 3 минут. При большом объеме первички вы можете загрузить ее и заниматься своими делами, пока программа «1С» вносит данные за вас.
- Оцените результаты распознавания ваших документов. Проверьте, все ли прогрузилось и соответствуют документу. Сервис сам сопоставляет данные, но если скан плохого качества, то потребуется участие сотрудника, который сопоставит наименования организации, контрагентов и позиции номенклатуры.
- Создайте документы в учетной базе «1С».
Преимущества сервиса «1С:Распознавание первичных документов»
Данный сервис разработан и активно поддерживается фирмой «1С» Использовать его удобно и просто, в частности, за счет знакомого интерфейса.
«1С:Распознавание первичных документов» позволяет сэкономить много времени сотрудников, выполняя ряд задач.
- Распознавание поставщиков, покупателей, услуг и товаров и их сопоставление с объектами в информационной базе «1С».
- При наличии расхождений в записях базы пользователя от указанных в документе, сервис ищет похожие варианты и запрашивает их подтверждение.
- Если номенклатура поставщика отличается от той, что предоставил покупатель, сервис запоминает выбор пользователя и в следующий раз выберет именно его.
- Проверка данных по формулам и корректность чисел в таблицах.
- Подсвечивание цветом тех мест, на которые надо обратить внимание.
- Помогает точно и быстро создать всю недостающую номенклатуру.
- Прикрепляет документы–основания, к соответствующему скану документа.
- Формирует необходимый комплект из документов, которые отражают одну и ту же хозяйственную операцию.
- Сервис предлагает использовать универсальное распознавание для некоторых документов, которые система считает незнакомыми, но отражающими хозяйственные операции поступления или списания товара.
Сервис поддерживают две программы «1С»:
- «1С:Бухгалтерия предприятия» с версии 3.0.106.60.
- «1С:Управление нашей фирмой» (в сервисе 1cfresh.com).
Использование сервиса «1С:Распознавание первичных документов» поможет быстрее загружать любой объем первичных документов в базу «1С» и использовать их почти сразу после сканирования.
Много первичных документов?
Сервис «1С:Распознавание первичных документов» поможет загрузить их в «1С» в 5 раз быстрее.
Узнать подробнее
.png)