Я, Нестерова Надежда Петровна, заместитель директора ООО «Квадро РКЦ». Мы являемся крупным рассчетно-кассовым центром и работаем с 189 домами, в которых проживает более 42 400 человек. Площадь обслуживания составляет более 1 млн квадратных метров.
Мы ведем учет по 20 000 лицевых счетов. Рассчитываем коммунальные услуги для населения и юридических лиц, принимаем платежи граждан за оказание услуг по управлению многоквартирными домами.
Почему нужно было менять систему
Учет вели в различных базах на платформе «1С:Предприятие», ред. 1.6.
Поставили себе цели - привести весь учет к единообразию, облегчить механизмы получения и обработки информации. Систематизировать управленческую отчетность.
Помимо решения базовых задач, хотели:
- ввести общие стандарты расчета начислений коммунальных услуг и выдаваемых квитанций;
- структурировать информационную базу: удалить задвоенные данные и убрать ошибки с контрагентами;
- увеличить скорость обработки входящей информации;
- обеспечить актуальный функционал для ведения бухгалтерского учета;
- реализовать возможность выгрузки данных в различные системы: ГИС ЖКХ, Реформа ЖКХ, МУСЗН;
- наладить сдачу специфической отчетности: по форме 22-ЖКХ (сводная), статистической отчетности по ЖКХ;
- получить возможность отправки платежных документов в электронном виде.
Решение предложил подрядчик
За помощью в актуализации текущих информационных баз обратились в компанию «ГЭНДАЛЬФ», в ходе переговоров распланировали внедрение и дальнейшее сопровождение.
Что было сделано:
- выбрана программа «Айлант:Управление ЖКХ»;
- выработана стратегия поэтапного переноса данных;
- проведен аудит правильности ведения учета и все базы унифицированы, переведены на редакцию 3.1;
- разработан набор дополнительных обработок для формирования первичной документации;
- настроены выгрузки в различные учетные системы;
- проведено обучение персонала;
- а далее созданы обработки: по переносу остатков и взаиморасчетов, по переносу справочной информации внутри одной базы, но в разрезе разных организаций.
Что мы получили в итоге
Получили действенные системы учета.
Все базы идентичны, с одинаковыми механизмами работы. Справочники стали максимально удобными и упорядоченными, что помогло в их применении новым сотрудникам. А отчетные формы теперь в актуальном состоянии.
Были разделены коммунальный и бухгалтерский учет. Это помогло четко определить зоны ответственности пользователей: они видят в базе только ту информацию, которая нужна им в работе.
Расчет домов по услугам происходит единовременно, что сократило время его формирования.
Весь бухгалтерский учет соответствует стандартам. Кроме того, бухучет стал в полной мере прозрачным для директоров и управляющих. А благодаря прозрачности управленческой отчетности компания смогла проанализировать свои расходы и найти узкие места.
Появились новые возможности, среди которых использование ККМ, отправка чеков и квитанций в электронном виде.
Нашим сотрудникам новая система учета предоставила ряд преимуществ. Им больше не нужно использовать различные программы. Снизилось время на загрузку и обработку данных, что позволило им оптимизировать свои ресурсы. Сократилось время на составление ими ежемесячных отчетов руководству. Уменьшились трудозатраты на предоставление информации в различные организации: ГИС ЖКХ, Реформа ЖКХ, МУСЗН. Вся отчетность теперь формируется и предоставляется в кратчайшие сроки.
