Электронная подпись: зачем нужна и как получить

Электронные цифровые подписи или ЭЦП позволяют заверять юридически значимые документы в формате сканов. Они полностью заменяют рукописную подпись, что существенно упрощает электронный документооборот в организации.

Для чего можно использовать электронную подпись

Целей, для которых можно использовать ЭЦП, есть несколько.

• Ипотека и кредиты. Для оформления документов на кредит или ипотеку вне офиса продаж нужна электронная подпись.
• Поступление в учебные заведения. Для дистанционной подачи документов в ВУЗы нашей страны, копии документов должны быть заверены электронной подписью владельца. (Приказ Министерства науки и высшего образования РФ от 15 июня 2020 г. N 726).
• Заявления в ЗАГСе. Документы на расторжение брака также подают, заранее заверив ЭЦП.
• Удаленная работа сотрудника. Для того чтобы передавать руководителю юридически значимые документы дистанционно, в целях безопасности их нужно заверить ЭЦП.
• Подходит для юридических и физических лиц. Подпись может использоваться не только для подписания документов от лица конкретного сотрудника, но и от целой компании.
• Обмен электронными документами с контрагентами. Подписать ЭЦП можно разные документы для обмена с контрагентами.

Составляющие электронной подписи

Электронная подпись стоит из двух элементов:

• открытый ключ – сертификат;
• закрытый ключ — криптографическая часть.

Эти составляющие одинаково важны для корректного функционирования электронной подписи. Закрытый ключ шифрует документы, а открытый – дешифрует их. Это позволяет реализовать главную цель ЭЦП – подтверждение личности владельца подписи и неизменность ее действия с момента подписания.

Закрытый ключ включает в себя только механизм шифрования документов. Сертификат же содержит важные данные, такие как информация о владельце, сведения об удостоверяющем центре, срок действия ЭЦП и так далее. Проще говоря, открытый ключ в виде сертификата является главным носителем информации о владельце ЭЦП.

Как работает электронная подпись

Для работы с электронной подписью применяют ассиметричный принцип шифрования. Это именно тот механизм, по которому документ шифруют закрытым ключом, а дешифруют открытым.

Сам процесс подписания документов с помощью электронной подписи приходит по определенному алгоритму:

• закрытым ключом шифруется хеш документа;
• готовая ЭЦП добавляется к документу;
• к итогу прикрепляется сертификат проверки для дешифровки и получения информации о владельце ЭЦП.

Главное преимущество такого метода подписания документов –невозможность подмены сертификата, а значит и подделки подписи.

Виды электронной подписи

ЭЦП бывает нескольких видов. Выбор зависит от назначения

Простая электронная подпись

Представляет собой обычный пароль, основной функцией которого является подтверждение личности владельца ЭЦП. Подходит для внутреннего документооборота: передачи заявок на продажу между отделами, внутренних отчетов и прочих документов, которые являются юридически важными для компании. Простая подпись также подходит для кадровых документов, за исключением трудового договора и договора о материальной ответственности – для них нужно использовать более защищенную подпись.

Обратите внимание

Простую электронную подпись можно использовать и при работе с контрагентами: заверять письма, договоры, накладные, акты работ. Однако нужно помнить, что электронные счета-фактуры подписывают исключительно с помощью усиленной квалифицированной подписи.

Для того чтобы дать простой электронной подписи юридическую силу, с контрагентом нужно заключать соглашение.

Соглашение включает в себя следующие пункты:

• Порядок идентификации лица, который заверил документ, по его подписи. В этом случае можно приложить к соглашению список логинов и соответствующих им сотрудников, являющихся владельцами ЭЦП.
• Обязанность пользователей электронной подписи о соблюдении политики конфиденциальности, а именно – не сообщать свой пароль третьим лицам, информировать начальство и менять пароль при малейших подозрениях на его разглашение.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись

Более надежный вид подписи, походящий для защиты информации. Так как для ее создания используют криптографические программы. В этой подписи уже есть знакомые нам два ключа – открытый и закрытый. Владелец такой подписи шифрует документ, что позволяет отправить его за пределы организации и не бояться за несогласованную дешифровку. Открытый ключ есть только у конечного получателя.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись также требует соглашения, которое подтверждает ее юридическую силу. При возможности лучше применять эту подпись, а не простую. Она не только подтверждает личность владельца подписи, но и защищает заверенный документ от любых несогласованных изменений.

Усиленная квалифицированная электронная подпись

Этот вид подписи также состоит из открытого и закрытого ключей. Отличие от неквалифицированной подписи здесь одно – порядок создания.

• Выпускать усиленную квалифицированную электронную подпись могут только утвержденные организации: подразделения ФНС, Федерального казначейства и ЦБ РФ и так далее.
• Программное обеспечение, в котором создают данную подпись, должна быть сертифицирована ФСБ РФ.
• Кроме ключей защиты, вместе с подписью ее владельцу в обязательном порядке выдают подтверждающий документ — сертификат, разработанный в соответствии с приказом ФСБ РФ от 27.12.2011 № 796.

Важно

Усиленная квалифицированная электронная подпись является полной копией рукописной подписи ее владельца по юридической значимости. В отличие от других видов электронной подписи, усиленная не требует никаких соглашений и договоров.

Где получить электронную подпись

Ранее ЭЦП выдавали удостоверяющие центры, на данный момент они выдают сертификат электронной подписи только сотрудникам организаций по доверенности или физическим лицам.

Юридическим лицам и ИП электронную подпись выдает непосредственно ФНС. Также этим занимаются доверенные лица ФНС:

• АО «Аналитический центр» (удостоверяющий центр «Основание»);
• ПАО «Сбербанк России»;
• ПАО «Банк ВТБ».

К примеру, в Удостоверяющем центре «Калуга Астра» можно получить электронную подпись для сотрудников коммерческих организаций или физических лиц

Электронная подпись с помощью «1С–ЭТП»

Для того чтобы компания могла работать на различных электронных торговых площадках и заверять электронные документы для загрузки на государственные ресурсы без особых сложностей, можно получить электронную подпись через сервис «1С–ЭТП».

Важно

Для использования сервиса «1С-ЭТП» можно зарегистрировать программу в «1С» на портале 1С:ИТС. Однако если программы нет, подпись легко оформить через сайт «1С-ЭТП», без привязки к «1С».

Такая электронная подпись позволяет работать участвовать в следующих торгах:

• государственный заказ (44-ФЗ);
• коммерческие тендеры;
• закупки по 223-ФЗ;
• реализация имущества банкротов.

Также ее можно применять на многих государственных порталах, а также для электронного взаимодействия с системами маркировки и прослеживания товаров. Среди таких ресурсов:

• ЕГАИС;
• ЕИАС ФСТ РФ;
• Рособрнадзор;
• ЛесЕГАИС;
• СМЭВ;
• ЕФРСФДЮЛ;
• Системы раскрытия информации;
• портал ФТС;
• подпись для регистрации ККТ по 54-ФЗ.

Возможности и преимущества «1С–ЭТП»

• Простой процесс подачи заявления. Его можно оформить прямо в программе «1С» со своего рабочего места. Реквизиты заявления сервис заполняет автоматически.
• Ошибки исключены. Заявление на получение подписи проверяют в Удостоверяющем центре оператора «1С–ЭТП», что исключает возможность получения ЭЦП с фактическими ошибками в данных.
• Минимум документов. Для получения ЭЦП через сервис «1С–ЭТП» необходимо всего 3 документа: паспорт и СНИЛС и ИНН. При этом важно пройти процесс Идентификации личности.
• Быстрый выпуск. Свою подпись вы получите за 1 день.

Сервис «1С–ЭТП» можно подключить в нескольких конфигурациях «1С»:

• «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», ред.1.0, 2.0 (ПРОФ и базовая).
• «1С:Бухгалтерия предприятия», ред. 2.0, 3.0 (КОРП, ПРОФ, базовая).
• «1С:Бухгалтерия» КОРП МСФО, ред. 3.0.
• «1С:Бухгалтерия некоммерческой организации», ред. 3.0.
• «1С:Управление холдингом», ред. 1.2, 1.3, 3.0.
• «1С:Управление нашей фирмой», ред. 1.6 (ПРОФ, базовая).
• «1С:Управление производственным предприятием», ред. 1.3.
• «1С:Розница», ред. 2.2 (ПРОФ, базовая).
• «1С:Управление торговлей», ред. 11 (ПРОФ, базовая).
• «1С:Комплексная автоматизация», ред. 1.1, 2.
• «1С:ERP Управление предприятием», ред. 2.

Тарифы «1С–ЭТП»

«1С–ЭТП» можно использовать не только для торгов и государственных порталов. В зависимости от задач, которые будет решать электронная подпись, пользователь может выбрать себе подходящий тариф.

Электронная подпись – удобный инструмент, если нет возможности подписывать юридически важные документы вручную. «1С–ЭТП» позволяет получит ЭЦП в максимально короткие сроки и расширить круг возможностей самого инструмента.