Антикризисная аналитика продаж в ресторанах

В текущей кризисной ситуации перед владельцами ресторанного бизнеса встает вопрос: закрыться и начать все заново или удержаться на плаву? Сгоряча можно принять необдуманное решение, что потом дорого обойдется. А если провести углубленную аналитику всех имеющиеся данных, то решение будет обоснованным.

Но в любом ресторанном бизнесе однажды наступает момент, когда данных становится слишком много. Простого калькулятора и Excel для подробных аналитических вычислений становится недостаточно. И, конечно, без современных инструментов аналитики не обойтись.

Какие показатели анализируют для принятия решения?

Чтобы принять правильное решения о судьбе бизнеса, не достаточно посчитать только сумму ежедневной выручки. Важно еще знать, откуда приходит доход, как и когда.

Необходимо провести детальный анализ, выяснив следующее:

• сколько у вас было чеков, и как они разделены по времени;
• количество гостей в каждом чеке;
• число блюд;
• сумму каждого чека;
• категории блюд в чеке;
• сравнение всех этих параметров, хотя бы за последний месяц.

Собрав эти данные, вы получите представление о «среднем клиенте» - его предпочтениях, бюджете, который он может потратить в вашем заведении, и как он в целом воспринимает ваш ресторан/кафе.

Такую информацию сложно получить, используя Excel. Нужно решение помощнее, например, «Трактиръ:Management». Программа даст возможность выгрузить данные о продажах из кассовых (фронт-офисных) систем, в частности из смарт-терминалов «Эвотор».

Какие показатели можно анализировать в «Трактиръ:Management»?

Структура доходов ресторана

Динамика продаж. Специальный отчет в виде графика покажет изменения выручки за разные периоды и позволит понять, за счет каких товарных групп она снижается, а за счет каких остается стабильной или возрастает.

Соотношение выручки бара и кухни, распределение прибыли по видам деятельности. Обычно выручка делится в соотношении 30% — бар, 70% — кухня. Если в этой пропорции происходят отклонения, скорее всего, необходимо менять ценообразование. Если выручка бара меньше, возможно, стоит повысить цены на алкоголь, а если больше – этого говорит о барной концепции вашего заведения, на которой можете сделать акцент.

Если ваши показатели отклоняются от классического распределения, это не значит, что у вас проблемы. Это только показывает, как вы отличаетесь от соседей, и дает возможность что-то усилить.

Распределение гостевого потока по дням недели. Если у вас большая часть продаж припадает на пятницу-воскресенье, то ваше заведение «выживает» благодаря особому поводу – праздникам и выходным, когда люди хотят повеселиться и не особо придают значения, где.

А если большая часть дохода приходит в будние дни, то посетители приходят к вам ради вкусной еды и хорошего бара. Эти показатели помогают выяснить потенциал вашего заведения: что нужно усилить и на что обратить особое внимание.

Анализ меню. Зачастую причиной проблем с экономикой ресторана являются ошибки, допущенные при формировании меню. Обнаружить их сложно, и для этого понадобятся данные о фактической или плановой себестоимости блюд. Чтобы внести эти данные для анализа, нужно также добавить в программу технико-технологические карты хотя бы по основным позициям меню.

Анализ рентабельности меню можно получить в отчете «Анализ структуры номенклатуры», который вызывается из панели разделов «Продажи» и «Отчеты».

Структура расходов ресторана

Распределение расходов по их типу (административные, фонд оплаты труда, аренда, потери). Для каждого типа заведения есть отраслевые ориентиры. Например, для классического ресторана нормальный ФОТ должен составлять 20-25%, а затраты на кухню и бар — 30%.

Отношение расходов к соответствующему периоду. Бывает так, что даже у рентабельных ресторанов происходят кассовые разрывы – когда крупные расходы приходятся на период низких доходов.

Динамика расходов. Расходы нужно держать под контролем, чтобы они не росли. Зачастую именно отсутствие контроля расходов является проблемой с рентабельностью ресторана.

Рентабельность меню. Часто бывает, что проработка меню проводится только всего один раз перед открытием заведения. Но со временем могут изменится поставщики продуктов, сами продукты и цены на них. То есть рентабельность спустя какое-то время не будет той, на какую ориентировались изначально. Этот момент важно отслеживать, чтобы вовремя убрать блюдо из меню или изменить его цену.

Если правильно собрать расходы и доходы ресторана, то вы получите такую таблицу, которая поможет вам в дальнейшем правильно их планировать:

Финансовое планирование – это инструмент, который позволяет избегать кассовых разрывов.

Внесите в систему «Трактиръ:Management» данные об остатках в кассе, на расчетных счетах, а также плановые платежи и поступления денежных средств. Так вы увидите, на какие платежи стоит взять отсрочку, а какие можно и нужно оплатить сейчас.

Построить такой отчет в Excel невозможно.

Все позиции меню отчет разделит на четыре категории в зависимости от результатов продаж:

• «Звезды» – с высокой популярностью и высоким уровнем прибыльности;
• «Рабочие лошадки» – с высокой популярностью, но низким уровнем прибыльности;
• «Загадки» – с низкой популярностью, но высоким уровнем прибыльности;
• «Собаки» – с низкой популярностью и низким уровнем прибыльности.

«Трактиръ:Management» дает возможность моделирования ситуации, что очень сложно создать в Excel. Специальный отчет позволяет ввести плановые параметры и посмотреть, как изменится картина рентабельности меню.

Изменяя параметры цены и себестоимости каждой позиции, можно сразу увидеть, как эти изменения повлияют на общую картину продаж и на итоговые значения валовой прибыли.

Когда наступает критическая финансовая ситуация, которую нельзя исправить, выполнив простые подсчеты в Excel, нужно думать об автоматизации.

Автоматизация – процесс не из мгновенных, он требует материальных затрат и свободного времени у владельца заведения. Как раз на это случай разработано эффективное и бюджетное решение для управления и анализа – «Трактиръ:Management». Программа позволяет верно и в полной мере проанализировать данные о продажах.