«1С»: запрет изменения данных

В бухгалтерии всегда найдется человек, которому нужно исправить документы тогда, когда период уже закрыт. При этом не обязательно переписывать данные: достаточно закрыть документ через кнопку «Ок» и тем самым полностью изменить последовательность документов в базе.

Избежать таких ситуаций поможет функция запрета изменения данных.

Преимущества настройки даты запрета изменения данных

Конкретная дата запрета не только защищает данные от несогласованных и ошибочных изменений сотрудниками бухгалтерии или других отделов, но и имеет другие плюсы.

• Быстрая и простая процедура формирования отчета с актуальными и корректными данными. Сотрудники бухгалтерии могут не переживать за их достоверность.
• Экономия времени сотрудников за счет отсутствия необходимости искать несоответствия вручную.
• Данные надежно защищены системой в многопользовательской базе.

Использование механизма дат запрета помогает бухгалтерии избежать проблем с подготовкой и сдачей отчетности, отредактировать которую без уважительной причины не получится.

Как работает дата запрета изменения данных

В программах «1С» пользователь может устанавливать дату запрета изменения данных. Эта функция позволяет избежать непредусмотренного редактирования, проведения и удаления документов в «1С».

Доступ к указанным действиям будет ограничен, а при попытке их совершить пользователь получит ряд предупреждений.

• Если пользователь пытается внести правки в документ с датой, которая относится к закрытому периоду, программа выводит на экран сообщение о невозможности проведения процедуры изменения.
• Попытка сохранить вновь введенный документ с датой, которая относится к закрытому периоду, закончится выводом на экран сообщения «Не удалось записать…».
• Пользователь не сможет удалить документы, если в них указана дата закрытого периода. Это действие будет недоступно для выполнения.

Устанавливать запрет изменения данных может только администратор. При необходимости доступ к такому функционалу могут иметь и другие сотрудники, к примеру, в бухгалтерии. Для этого они должны иметь «Право на изменение даты запрета редактирования».

Пошаговая установка даты запрета изменения данных в «1С»

Данная инструкция подойдет программам «1С» 8.3, работающим на базе платформы «1С: Предприятие»: «1С:ERP» 2.0, «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Зарплата и кадры» государственного учреждения, «1С:Управление торговлей» и другие.

Для того, чтобы начать установку, необходимо найти раздел «Администрирование», а после нажать на гиперссылку «Настройки пользователей и прав».

В окне настроек нужно активировать функцию установки запрета. В данному случае у пользователя есть возможность установить дату запрета для всех сотрудников, или же для отдельных лиц. При этом, если редактировать дату без использования дополнительных настроек, изменить данные в дальнейшем не сможет никто. Подобная ситуация требует установки «Общей даты».

Не выходя из окна запрета для всех пользователей можно установить дополнительные настройки помимо общей даты: учет по разделам или учет по разделам и объектам учета – организациям.

В случае, если пользователь выбирает настройку даты по разделам, программа автоматически открывает окно с самой настройкой разделов учета. В них можно устанавливать запрет на раздел «Бухучет» или на «Обработку персональных данных».

Если же выбор пал на настройку по разделам или объектам учета, нужно обязательно выбрать необходимый раздел. С помощью кнопки «Подобрать» из появившегося окна предлагается выбрать организацию в качестве объекта. В отношении нее программа установит дату запрета на изменения.

Запрет также можно разделить между организациями в случае, если ответственные за документы в одной компании хотят получить к ним доступ, в то время как в другой компании уже действует запрет на изменения данных в этих документах.

Далее следует выбрать объекты для учета – определенные организации из выпадающего списка. Важно не забыть задать им отдельные даты.

Далее нужно выбрать опцию «Отключить» для сброса настроек. После сброса необходимо открыть окно «По пользователям». Здесь можно настраивать отдельные запреты для всех сотрудников, использующих программу. Если изначально установлена настройка «Для всех пользователей», ее можно изменить ее с помощью кнопки «Подобрать». Таким образом можно определить группы пользователей и установить к ним уникальные настройки, если есть такая необходимость.

Обратите внимание

Отдельные настройки будут полезны, если доступ к изменению данных нужен главному бухгалтеру, а остальные сотрудники не должны иметь таких полномочий. В таком случае нужно указать сотрудника с определенной датой: в окне «Настройка» выделяете фамилию конкретного сотрудника, устанавливаете дату для него и ставите по умолчанию для всех остальных.

Настройка «динамической» даты запрета в «1С»

Настроить дату запрета изменения данных вручную не сложно, но такой способ требует постоянного контроля за настройкой дат со стороны ответственного лица.

Чтобы сэкономить временной ресурс, в программах «1С» предусмотрен механизм для автоматической настройки даты запрета.

Обратите внимание, что в случае выставления даты запрета изменения, система предлагает пользователю выбор временного промежутка: конец прошлого года, квартала, месяца, недели, или же настроить запрет на предыдущий день. В такой ситуации программа «1С» автоматически подбирает подходящую дату. Указанные значения сотрудник может использовать как в общей настройке, так и в индивидуальной.

Автоматическая настойка даты запрета изменения данных удобна во многих случаях, в частности при необходимости внесения файлов в информационную базу уже после завершения периода работы с ним. Если имеются конкретные сроки для внесения, в программе можно установить время отсрочки, в течение которой разрешено изменять документ в «1С».

Как сформировать отчет о настройках даты запрета в «1С»

Отчет о настройке запрета на изменение данных формируется с помощью кнопки «Отчет». Это список настроек, которые описывают параметры редактирования запрета каждого сотрудника.

Как настроить даты запрета из других программ «1С»

В случае, если сотрудники организации сдали необходимую отчетность и закрыли период, данные могут измениться при синхронизации программ, что негативно повлияет на работу уже обработанной документации.

Для того чтобы такие ситуации не происходили и все документы работали корректно, в программах «1С» доступен механизм «Дата запрета загрузки данных». Настроить его можно в окне меню «Администрирование–Синхронизация данных». Для этого необходимо нажать на галочку «Синхронизация данных» и «Даты запрета загрузки». Этот запрет не разрешает пользователям редактировать данные в документах, которые введены раньше указанной даты. Программа уведомит об ошибке при попытке создать или сохранить такой документ.

Такая же ошибка появятся в случае, если пользователь попытается удалить файл из закрытого периода.

Использования дат запрета изменения данных рекомендовано профессионалами и методистами фирмы «1С», что подтверждает высокую важность такого функционала при работе в программах. Настройка не занимает много времени, но при этом сразу избавляет от серьезных проблем с некорректным функционированием документов в базе.