Выгрузка базы из сервиса «1С:Фреш»: пошаговая инструкция

Облако «1С» – сервис для тех, кто ценит простоту и безопасность. При работе с сервисом «1С:Фреш» иногда появляется необходимость сохранения базы из облака на локальный компьютер в качестве архивной копии или ее загрузки в локальную базу программы.

В данной статье разберем оба действия со всеми этапами.

Выгрузка базы «1С:Фреш» на локальный компьютер в качестве архивной копии

В соответствии с законом о бухгалтерском учете, ответственность за хранение учетных данных лежит на экономическом субъекте. Поэтому важно регулярно создавать собственные копии данных.

«1С:Фреш» автоматически создает бэкапы данных в соответствии с настроенным расписанием, но это не единственный способ создания копии облачной базы. Базу данных можно экспортировать из «1С: Фреш» в любое время на ваш персональный компьютер.

Для работы с базой данных желательно выбрать время, когда никто не больше не работает с ней, или предупредить всех пользователей о выходе из системы. Выгрузка не начнется, если кто-то взаимодействует с базой данных, а во время самого процесса ее никто не сможет использовать.

Для начала пользователь должен авторизоваться как администратор программы «1С:Бухгалтерия 8» в сервисе «1C:Фреш». Процесс выгрузки базы из облака прост и для того, чтобы начать, пользователю нужно нажать всего 3 кнопки. Это может сделать любой человек, который знаком с работой в базе «1С» и работой на персональном компьютере. Особой технической подготовки процесс не потребует.

После используем данный путь вкладок:

• «Администрирование»;
• «Перенос данных приложения»;
• В появившемся окне переводим бегунок выключателя в положение «Получите файл выгрузки для ручного переноса»
• «Далее».

В процессе выгрузки пользователь может выбрать одно из двух положений:

• Полный;
• Для технической поддержки.

Эксперты рекомендуют использовать вариант «Полный». Положение «Для технической поддержки» подходит лишь для технического специалиста, сопровождающего базы данных, и, если выбрать этот вариант, выгрузка осуществится без дополнительных присоединенных версий объектов и прочих документов.

Чтобы начать выгрузку, нажимаем кнопку «Продолжить». Во время процесса экспорта базы данных вы не сможете зайти в эту базу и работать в ней. При этом вы можете работать в других базах, размещенных в сервисе. Учтите, что процесс может занять много времени. Если во время выгрузки появится сообщение «Ошибка разделенного доступа к базе данных», это означает, что кто-то из пользователей все же вошел в систему. Чтобы определить, кто это был, нужно нажать на кнопку «Список активных пользователей», где будет отображена соответствующая информация.

Если выгрузка базы данных из «1С:Фреш» выполняется впервые, может потребоваться установка специального расширения. В этом случае на экране появится соответствующее сообщение с предложением установить данное расширение перед началом выгрузки.

По завершении процесса установки отобразится окно для выбора места сохранения архивного файла с автоматическим названием «data_dump.zip». Имя файла можно изменить, чтобы в дальнейшем было легко его идентифицировать, после чего нужно нажать кнопку «Сохранить». Тогда система сохранит файл в указанном месте.

Мы рекомендуем создать отдельную папку для архивов «1С» и называть файлы понятным названием с содержанием даты, названия базы и каких-то важных пометок, помогающих понять, когда сделана копия и для чего.

К примеру:

• 20230704 РОМАШКА ООО;
• 20230704 РОМАШКА ООО перед перепроведением документов.

То есть, 2023 год, 07 месяц, 04 число и далее по тексту. При таком формате названий архивные копии будут удобно сортироваться по названию в папке в хронологическом порядке.

Загрузка базы из сервиса «1С:Фреш» на компьютер для последующей работы в ее локальной версии

Для переноса данных из облачной версии «1С:Фреш» в локальную информационную базу программы «1С:Бухгалтерия 8» необходимо получить права на администрирование и запуск.

Обратите внимание

Загрузка выполняется в чистую базу того же релиза, что и в облаке. Для обновления на последнюю версию нужно иметь доступ к скачиванию обновлений. Если ваша программа не базовой версии, необходим договор 1С: ИТС ПРОФ для локальных версий.

Для загрузки файла выгрузки в локальную версию приложения, вам потребуется выполнить следующие шаги:

1. Создайте новую информационную базу с той же версией конфигурации, что и в приложении, из которого был получен файл выгрузки.
2. Зайдите в созданную информационную базу в режиме «1С:Предприятие».
Выберите команду меню «Загрузить данные из сервиса».
3. В «1С:Бухгалтерии 8» эта команда обычно находится в разделе меню «Администрирование».

4. В открывшемся окне «Загрузить данные из сервиса» укажите, нужно ли загружать информацию о пользователях, и нажмите кнопку «Продолжить».

5. В открывшемся окне «Выберите файл» выберите файл, в который были выгружены данные из приложения в сервисе, и нажмите кнопку «Открыть».
6. Начнется процесс загрузки данных из сервиса в информационную базу. Вам будет показано окно с уведомлением об этой операции и о том, что она может занять продолжительное время.

После завершения процесса загрузки данных вам потребуется снова войти в информационную базу.

Если будет выведено диалоговое окно с предложением указать, как использовать созданную информационную базу, вы можете нажать одну из следующих кнопок:

• Информационная база перемещена. Это означает, что созданная информационная база будет использоваться вместо исходного приложения сервиса, из которого были выгружены данные. Это может быть полезно, если вы хотите полностью заменить исходное приложение и использовать только созданную информационную базу.
• Это копия информационной базы. В этом случае созданная информационная база является копией исходного приложения сервиса, из которого были выгружены данные. Однако, чтобы избежать конфликтов с исходным приложением, работа созданной информационной базы с внешними ресурсами, такими как синхронизация данных и другие задачи, которые выполняются по расписанию, будет заблокирована. Это делается для обеспечения целостности данных и предотвращения проблем с синхронизацией.

Обратите внимание

Загрузка удаляет все данные в базе, в которую выполняется загрузка – поэтому загружаем в чистую базу. Перед загрузкой убедитесь, что вы правильно выбрали базу и загрузка не произойдет в другой рабочей базе. Для подстраховки рекомендуем сделать бэкап рабочих баз перед загрузкой базы из облака.

Процесс загрузки базы происходит после указания пользователем пути к архиву данных. По завершении информационную базу можно использовать без дополнительных действий.