Правда ли автоматизация экономит ресурсы?

На первых порах предприниматели редко задумываются о выборе программного обеспечения для ведения бизнеса, полагаясь на традиционные методы учета, такие как записи в тетради или таблицы Excel.

Тем не менее, бухгалтеры быстро осознают необходимость в специализированных программах для эффективной работы и начинают искать подходящие решения.

Открытие магазина уже подразумевает использование современных технологий, таких как сканеры штрих-кодов и кассовые аппараты, что значительно снижает риск человеческих ошибок благодаря автоматизации и онлайн-кассам.

Плюсы автоматизации

Преимущества автоматизации охватывают множество аспектов бизнеса, включая ускорение обработки данных, минимизацию ошибок, повышение уровня обслуживания клиентов, улучшение прозрачности деятельности сотрудников, облегчение принятия управленческих решений и точный расчет финансовых результатов.

К преимуществам автоматизации обычно относят:

• высокую скорость обработки и ввода данных;
• минимизацию человеческого фактора;
• повышение качества обслуживания клиентов;
• улучшение контроля за деятельностью сотрудников;
• усовершенствование процесса принятия управленческих решений;
• точность в расчете финансовых результатов.

Многие считают, что автоматизация связана с высокими расходами. Однако это не всегда так. Стандартные программные продукты предлагают обширный набор функций по вполне доступным ценам. Проблема заключается в том, что пользователи часто не осведомлены о всем спектре возможностей или не знают, как их применять.

Согласно статистике, большинство компаний используют только около 30% доступных функций программного обеспечения, упуская из виду оставшиеся возможности из-за недостатка знаний или понимания их применения.

В каких ситуация автоматизация становится необходимостью?

Определение момента для внедрения автоматизации в бизнес просто: стоит оценить трудоемкость текущих процессов вручную и сравнить ее с потенциальной экономией и выгодами от автоматизации.

Рассмотрим ситуацию без учетной системы, где за приемку товара отвечает один сотрудник. Его обязанности включают встречу с поставщиком, проверку товара, подписание документов и передачу их на склад и в бухгалтерию. На первый взгляд, процесс кажется простым, но он скрывает ряд «подводных камней».

Временной разрыв между приемкой товара и его оприходованием может привести к потерям прибыли, особенно если требуется быстрая отгрузка. Риск продажи товара по заниженной цене из-за отсутствия своевременного оприходования увеличивает возможные убытки. К тому же, затраты на заработную плату оператора, занимающегося только приемкой, могут быть значительными — до 360 000 рублей в год. Если таких операций немного, расходы оказываются неоправданными.

В таких условиях автоматизация представляется не только целесообразной, но и необходимой для оптимизации процессов и сокращения издержек.

Конкретные примеры пользы от автоматизации

Работа кладовщиков

Первый пример касается кладовщиков – тех людей, которые принимают и отгружают товары. Для оптимизации его работы и снижения затрат решением является внедрение ЭДО – системы, которая исключает необходимость ручного ввода данных.

Такой функционал позволяет автоматически загружать информацию о поступлении товаров непосредственно в учетные программы, такие как «1С:Бухгалтерия» или «1С:Управление торговлей». Такой подход обеспечивает не только экономию времени, но и значительно снижает риск ошибок, которые могут привести к неправильной комплектации заказов или задержкам в отгрузке.

С помощью ЭДО кладовщик освобождается от необходимости вручную отмечать каждое движение товара, поскольку все операции автоматически фиксируются в системе. Это облегчает учет поступлений и расходов, а также упрощает проведение инвентаризации, которая требуется для поддержания актуальности данных о наличии товара на складе.

Итак, вложив средства в работу программы «1С:Управление торговлей» и прикупив сканеры штрих-кодов, владельцы компании смогли сэкономить 360 000 рублей, оптимизировать логистику на складе и исключить человеческие ошибки. Стоимость внедрения составила около 34 000 рублей без необходимости дополнительных доработок, демонстрируя высокую рентабельность инвестиций.

Звонки

К рискам также можно отнести и звонки менеджеров – лакомый кусочек для ошибок из-за человеческого фактора.

Отсутствие автоматизированной системы обработки звонков ведет к ежедневным потерям для компании, так как каждый пропущенный звонок от клиента – это упущенная выручка в сумме около 20 000 рублей на менеджера. Этот факт еще больше подчеркивает плюсы внедрения современных технологических решений в управлении клиентским сервисом для увеличения доходности бизнеса.

Вывод: автоматизация позволяет направлять звонки клиентов непосредственно к их менеджерам, улучшая обслуживание и повышая эффективность работы с клиентами. Несмотря на начальные затраты в 100 000 рублей, экономия и увеличение доходов за счет снижения потерь выручки, оцененных в 400 000 рублей, делает инвестиции выгодными.

Как автоматизация с «1С» поможет вашему бизнесу экономить (и не только деньги)

«1С» широко применяется в различных аспектах бизнеса: от управления производством до финансового учета, предоставляя возможность централизованного контроля и онлайн-мониторинга всех ключевых процессов.

Эти программы эффективно автоматизирует финансовые операции, обеспечивая точный учет, оптимизацию налогов и мгновенную генерацию отчетов. Это уже доказали на своем примере тысячи самых разнообразных компаний.

Преимущества автоматизации с «1С» можно выделить следующие:

• Управление персоналом. «1С» упрощает кадровый учет, контроль времени и распределение задач.
• Логистика и производство. Программа оптимизирует учет на складе и производственные процессы.
• Взаимодействие с клиентами. «1С» помогает в обработке заказов, управлении клиентской базой и анализе предпочтений.
• Аналитика и отчеты. Глубокий анализ данных и отчетность для верных решений.

Немаловажно, что «1С» легко интегрируется с внешними сервисами и системами, улучшая взаимодействие с партнерами и автоматизацию бизнеса. Доступны дополнительные модули для расширения возможностей программы.