Кладовщик выдал слесарю новую спецодежду, бухгалтер списал стоимость на расходы – а через полгода при инвентаризации выясняется, что учет этой спецодежды в системе велся не по актуальным правилам.
Тема учета ТМЦ в эксплуатации в «1С:ERP» редко вызывает поисковый ажиотаж, но обязательна нормативно: ФСБУ 5/2019 «Запасы» действует с 2021 года, и старая методология учета материалов, переданных в работу, больше не соответствует стандарту. Разберем, что меняется в «1С:ERP» и «1С:КА» при переходе на актуальный механизм и как перенести данные без ошибок в отчетности.
Материал написан для бухгалтерии, метрологов и кладовщиков, которые ведут учет спецодежды, инструмента и малоценных ТМЦ в эксплуатации. Тема пишется на основе нормативной обязательности – прямого поискового спроса на нее немного, но она остается значимой для тех, кто уже применяет ФСБУ 5/2019 в реальном учете.
Что такое учет ТМЦ в эксплуатации и что требует ФСБУ 5/2019
ТМЦ в эксплуатации – это спецодежда, инструмент, инвентарь и хозяйственные принадлежности, которые компания передала сотрудникам или подразделениям для использования в работе.
С 2021 г. учет ТМЦ в эксплуатации регламентирует ФСБУ 5/2019 «Запасы», который установил следующие правила:
-
запасами признаются активы, которые потребляются в рамках обычного операционного цикла либо используются не более 12 месяцев;
-
ТМЦ в эксплуатации, которые используются более 12 месяцев как «специальные средства производства, которые не потребляются или продаются в рамках обычного операционного цикла организации и при этом используются в течение периода более 12 месяцев, не считаются запасами и, следовательно, не могут учитываться в качестве запасов в соответствии с ФСБУ 5/2019»;
-
отменил отдельный порядок учета спец. предметов;
-
организация должна обеспечить надлежащий контроль (в том числе с использованием забалансового учета) наличия и движения запасов, переданных в эксплуатацию;
-
запасы, предназначенные для управленческих нужд, можно не признавать в качестве актива, а затраты на их приобретение включать в расходы периода, в котором они были понесены;
-
малоценные ОС нельзя учитывать в составе запасов;
В целях обеспечения исполнения правил, установленных ФСБУ 5/2019, в ERP была разработана подсистема «ТМЦ в эксплуатации»:
-
используется для контроля наличия и движения запасов, переданных в эксплуатацию, т.к. важно знать, у кого находится конкретная спецодежда, когда истекает срок ее носки, кто отвечает за инструмент на складе;
-
при передаче запасов в эксплуатацию их стоимость всегда списывается на расходы в БУ, НУ и УУ;
-
в регистре «ТМЦ в эксплуатации» ведется количественный учет ТМЦ в разрезе организации, подразделения, МОЛ и партии;
-
на забалансовых счетах МЦ ведется только количественный учет;
-
количество на счетах МЦ отражается до момента списания ТМЦ документом «Списание из эксплуатации».
| Понятие / документ | Что это означает для бухгалтерии |
|---|---|
| Забалансовые счета МЦ.02, МЦ.03, МЦ.04 | Счета для количественного учета спецодежды, спецоснастки, инвентаря и хозяйственных принадлежностей в эксплуатации. Для ведения учета ТМЦ на забалансовых счетах необходимо включение в учетной политике для бухгалтерского учета флага «Вести дополнительный учет ТМЦ в эксплуатации на забалансовых счетах» |
| Категория эксплуатации | Справочник в «1С:ERP», определяющий уникальный набор параметров, с которым конкретный вид ТМЦ передается в работу |
| Подсистема «ТМЦ в эксплуатации» | Отдельный раздел в «1С:ERP» (в блоке «Внеоборотные активы»), где ведется количественный учет в разрезе организации, подразделения, материально-ответственного лица и партии |
Важная деталь: в подсистеме «ТМЦ в эксплуатации» бухгалтерский и налоговый учет как таковой отсутствует – там ведется только количественный учет.
Кого касается переход на актуальную методологию
-
Бухгалтерия – отвечает за корректность проводок при передаче ТМЦ в эксплуатацию и за соответствие учетной политики требованиям ФСБУ 5/2019.
-
Метрологи и специалисты по охране труда – контролируют сроки эксплуатации спецодежды и спецоснастки, использование категорий эксплуатации.
-
Кладовщики и материально-ответственные лица – фиксируют фактическое перемещение ТМЦ между сотрудниками и подразделениями.
-
ИТ-специалист или партнер по внедрению – настраивает функциональные опции и категории эксплуатации в базе.
«У нас пара комплектов спецодежды, сложный учет не нужен»
Требования ФСБУ 5/2019 не зависят от объема – стандарт обязателен для всех организаций, ведущих бухгалтерский учет по РСБУ, независимо от количества единиц ТМЦ в эксплуатации.
Памятка: что нужно сделать перед переходом
-
Проведите инвентаризацию ТМЦ в эксплуатации на дату перехода. Зафиксируйте, что уже передано сотрудникам, у кого находится и в каком состоянии.
-
Проверьте учетную политику на соответствие ФСБУ 5/2019. Убедитесь, что порядок ведения забалансового учета ТМЦ закреплен документально.
-
Настройте категории эксплуатации. Для каждого вида ТМЦ определите набор параметров – срок эксплуатации, необходимость учета по инвентарным номерам, учет по физическим лицам.
-
Определите, каким ТМЦ нужен имущественный учет. Если признак «Имущественный учет» отключен для категории, ТМЦ списывается в количественном выражении при передаче – дальнейший учет (перемещение, списание, возврат) не ведется.
-
Согласуйте учетную политику с аудиторами. Особенно важно для организаций, которые ранее вели учет ТМЦ на балансовых счетах или по устаревшей методологии.
Категории эксплуатации и их применение
| Признак категории | Когда применяется | Пример |
|---|---|---|
| Без имущественного учета | ТМЦ передается и сразу списывается в количестве, дальнейший учет не требуется | Расходные хозяйственные принадлежности разового использования |
| Учет по инвентарным номерам | Нужен контроль конкретного экземпляра оборудования | Электроинструмент, уникальная спецоснастка |
| Учет по физическим лицам | Важно знать, у кого находится конкретная единица ТМЦ | Спецодежда, выданная конкретному сотруднику |
| Забалансовый учет на счетах МЦ.02–МЦ.04 | Компания ведет количественный контроль по видам ТМЦ, закрепленный в учетной политике | Спецодежда (МЦ.02), спецоснастка (МЦ.03), инвентарь и хозпринадлежности (МЦ.04) |
Что ждет компанию при отказе от перехода
| Ситуация | Последствия | Что это значит на практике |
|---|---|---|
| Продолжение учета ТМЦ в эксплуатации по методологии, действовавшей до ФСБУ 5/2019 | Ведение учета по старой модели становится недоступно после отказа от поддержки в редакции 2.6 | Компания рискует нарушить требования обязательного федерального стандарта |
| Отсутствие закрепленной в учетной политике методики забалансового учета | Расхождение между фактическим наличием ТМЦ и данными системы | При инвентаризации обнаруживаются ТМЦ, которые нигде не учтены |
| Некорректная настройка категорий эксплуатации | Часть ТМЦ теряет привязку к конкретному сотруднику или подразделению | Сложно установить, кто отвечает за конкретную единицу инвентаря |
| Игнорирование сроков эксплуатации в категориях | Просроченная спецодежда продолжает использоваться без контроля | Риск нарушения требований охраны труда |
Главные ошибки при переходе
| Ошибка | Последствие | Как исправить |
|---|---|---|
| Не закрепили методику забалансового учета ТМЦ в учетной политике | Формальное несоответствие требованиям ФСБУ 5/2019 | Внести соответствующий раздел в учетную политику организации |
| Настроили одну категорию эксплуатации на все виды ТМЦ | Спецодежда и разовый инвентарь учитываются одинаково, хотя это неверно | Создать отдельные категории для разных видов ТМЦ с учетом их специфики |
| Не включили признак «Учет по физическим лицам» там, где это нужно | Невозможно определить, кому выдана конкретная единица имущества | Проверить настройки категории эксплуатации для персонифицируемых ТМЦ |
| Забыли перенести остатки ТМЦ, переданных в эксплуатацию до перехода | Расхождение между фактическим наличием и данными системы | Провести инвентаризацию и корректно ввести остатки на дату перехода |
| Не согласовали новую методику с аудиторами до отчетного периода | Замечания при проверке отчетности | Обсудить учетную политику с аудиторами заранее, до формирования отчетности |
| Использовали имущественный учет там, где он не нужен | Лишняя нагрузка на бухгалтерию по контролю разового расходного материала | Отключить признак «Имущественный учет» для категорий разового использования |
| Отложили настройку категорий эксплуатации до последнего момента | Аварийная настройка перед сдачей отчетности, без времени на проверку | Настроить категории заранее, до начала отчетного периода |
Пошаговый план перехода
-
Проведите инвентаризацию ТМЦ в эксплуатации на дату перехода – зафиксируйте фактическое наличие и местонахождение.
-
Перенесите данные на тестовой базе с учетом требований ФСБУ 5/2019, прежде чем работать в рабочей системе.
-
Настройте категории эксплуатации для каждого вида ТМЦ – определите нужные признаки имущественного учета, учета по инвентарным номерам и по физическим лицам.
-
Согласуйте учетную политику с аудиторами, особенно если ранее использовалась иная методология.
-
Переведите изменения в рабочую базу и раскройте порядок учета в отчетности согласно требованиям стандарта.
Слово эксперта
«Учет ТМЦ в эксплуатации – тема, которую часто откладывают, потому что суммы списания небольшие и на первый взгляд некритичные. Но при проверке или аудите именно отсутствие закрепленной методики забалансового учета становится формальным замечанием.
Мы рекомендуем клиентам не ждать отчетного периода, а настроить категории эксплуатации заранее – это буквально несколько часов работы, которые снимают риск на годы вперед».
– Хохрякова Александра, аналитик по регламентированному учету «1С:ERP»
Нужна помощь с переходом на учет ТМЦ по ФСБУ 5/2019?
Мы поможем настроить учет без ошибок в отчетности:
-
проведем аудит соответствия текущей учетной политики требованиям ФСБУ 5/2019;
-
настроим категории эксплуатации для всех видов ТМЦ – спецодежды, инструмента, инвентаря;
-
перенесем данные по ТМЦ, переданным в эксплуатацию до перехода, на тестовой базе;
дадим консультацию по раскрытию информации в отчетности;
-
сопроводим ввод в прод и первое закрытие периода с новой методологией.
Более 15 лет наша проектная команда сопровождает переходы клиентов на новые версии учетных механизмов «1С» – включая настройку регламентированного учета в соответствии с федеральными стандартами бухгалтерского учета.
Проверить соответствие ФСБУ 5/2019Часто задаваемые вопросы
Если компания уже ведет учет ТМЦ в эксплуатации в соответствии с требованиями ФСБУ 5/2019, дополнительных действий может не потребоваться – важно только убедиться, что в «1С:ERP» используется актуальная подсистема (доступна с версии 2.5.7), а не устаревшая методология учета.
Такие ТМЦ нужно включить в инвентаризацию на дату перехода и корректно ввести остатки в новую подсистему – с указанием сотрудника, подразделения и категории эксплуатации. Без этого шага часть выданного имущества может «потеряться» для системы учета.
Нет, использование забалансовых счетов для количественного учета ТМЦ в эксплуатации закрепляется в учетной политике организации самостоятельно – это не универсальное требование для абсолютно всех видов материалов, а решение, которое компания принимает и документирует.
Если ТМЦ передается разово и не требует дальнейшего контроля перемещения, списания или возврата – признак «Имущественный учет» можно не включать, стоимость списывается сразу. Если же важно отслеживать судьбу конкретной единицы (например, электроинструмента), признак нужно включить.
Учетную политику в части ТМЦ в эксплуатации стоит обсуждать с аудиторами до формирования годовой отчетности, а не постфактум. Если возникли замечания, разумно провести аудит настроек категорий эксплуатации и привести их в соответствие с требованиями ФСБУ 5/2019 совместно со специалистами.
 1.png){kind=icon}
.png){kind=icon}