Сертификаты номенклатуры в 1С:ERP: полный контроль качества и законности продаж

Торговля товарами, подлежащими обязательной сертификации– зона повышенной ответственности. Реализация без указания в документах сведений о сертификатах или декларациях соответствия грозит штрафами: для юридических лиц – от 100 000 до 300 000 рублей.

Ручной учет десятков сертификатов, контроль сроков и оперативное предоставление решений клиентам невозможны при росте бизнеса. В 1С:ERP есть встроенный функционал, который автоматизирует весь цикл: от создания реестра до печати при отгрузке и проверки через сервис Росаккредитации.

Зачем вообще учитывать сертификаты в «1С»

Сертификаты и декларации о соответствии подтверждают качество и безопасность продукции. Для ряда товаров они обязательны по закону. Кроме сертификатов соответствия и деклараций, существуют также гигиенические и пожарные сертификаты.

Учет сертификатов номенклатуры в 1С:ERP решает несколько критичных задач.

• Контроль сроков действия. Система отслеживает, какие сертификаты скоро истекут или уже недействительны, не позволяя отгрузить товар с просроченным документом.

• Быстрый доступ. Сертификаты всегда под рукой – их можно напечатать прямо из документа отгрузки, прикрепить к письму клиенту или предоставить проверяющим.

• Снижение рисков. Автоматизация проверки статусов через сервис Росаккредитации помогает избежать штрафов за отсутствие или недействительность сертификатов.

• Прозрачность. В любой момент видно, на какой товар какой сертификат действует и до какого числа.

Как включить функционал сертификатов

Чтобы начать работу, необходимо активировать использование сертификатов в настройках программы.

1. Перейдите в раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура».

2. Раскройте группу «Дополнительная информация».

3. Установите флажок «Сертификаты номенклатуры».

После активации опции станет доступен одноименный справочник. Найти его можно из разделов «Закупки» или «Склад и доставка».

Настройка учета для конкретных товаров

После включения общей опции необходимо указать, для каких именно товаров или видов номенклатуры вы планируете вести учет сертификатов номенклатуры. Без этого система не будет связывать товар с документами сертификации.

Для этого в карточке вида номенклатуры или конкретной номенклатуры установите флаг «Учет сертификатов номенклатуры».

Создание и заполнение сертификата

Откройте справочник «Сертификаты номенклатуры» из раздела «Закупки» или «Склад и доставка» и создайте новую запись.

Правило вытеснения при подборе сертификата. Если для товара настроено несколько сертификатов с разной областью действия, система автоматически подбирает нужный по принципу приоритета:

1. сертификат на серию (наивысший приоритет);

2. сертификат на характеристику;

3. сертификат на номенклатуру;

4. сертификат на вид номенклатуры.

Печать сертификатов

Одна из главных задач функционала – быстрое предоставление сертификатов клиенту. Печать доступна прямо из документов: «Реализация товаров и услуг», «Перемещение товаров», «Корректировка реализации», «Задание на перевозку». Также изображения сертификатов можно распечатать напрямую из справочника.

1. Печать изображений сертификатов – вывод сканов прикрепленных документов. В зависимости от настроек можно распечатать изображения для каждой позиции документа или по одному на каждый сертификат (без дублирования) .

2. Печать реестра сертификатов – вывод сводной таблицы со списком всех сертификатов, относящихся к товарам из документа .

Интеграция с сайтом Росаккредитации – автоматическая проверка статусов

Интеграция с сервисом Федеральной службы по аккредитации позволяет автоматически проверять, действителен ли сертификат в реестре, и получать актуальные данные о нем.

1. В разделе «Интернет-поддержка и сервисы» авторизуйтесь на портале 1С:ИТС.

2. В настройках сертификатов номенклатуры выберите вариант проверки:

   • проверять и обновлять статус действия (рекомендуется);

   • проверять и не обновлять статус действия;

   • не проверять.

3. При необходимости настройте расписание автоматической проверки.

• При вводе данных о сертификате.

• При интерактивном обновлении справочника.

• При печати отгрузочных документов.

• При выгрузке на маркетплейс Ozon.

• При формировании отчета о сроках действия.

Отчет «Товары с истекающими сертификатами»

Чтобы не пропустить момент, когда сертификат перестанет действовать, используйте отчет «Товары с истекающими сертификатами». Он находится в разделе «Закупки» → «Отчеты по закупкам».

Отчет показывает:

• товары, сертификаты которых скоро истекают;

• товары с уже истекшими сертификатами;

• статус по данным Росаккредитации.

Это позволяет заблаговременно инициировать продление или получение нового сертификата, не допуская ситуации, когда товар отгружается без действующего документа.

Резюме: на что обратить внимание?

Сертификаты номенклатуры в 1С:ERP – это не просто справочник для хранения сканов. Это инструмент, который защищает бизнес от штрафов, автоматизирует контроль сроков и упрощает работу с клиентами.

Главное – не ограничиваться созданием карточек сертификатов. Настройте интеграцию с Росаккредитацией, чтобы система сама отслеживала изменения статусов. Настройте печать из документов, чтобы менеджеры тратили на предоставление сертификатов секунды, а не часы. И регулярно проверяйте отчет о сроках действия – это та привычка, которая однажды спасет вас от крупного штрафа.